Приём на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия: инструкция

Оформление приёма сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 — задача кадровика и бухгалтера в одном лице. От корректного ввода данных зависят расчёт зарплаты, удержание НДФЛ, страховые взносы и формирование отчётов ЕФС-1 и 6-НДФЛ. Разбираю порядок действий с учётом изменений 2025–2026 годов.

Правовая база приёма на работу

Кадровое оформление регулирует Трудовой кодекс РФ. Ключевые статьи для приёма на работу:

• Ст. 65 ТК РФ — перечень документов при приёме.
• Ст. 67 ТК РФ — форма трудового договора.
• Ст. 68 ТК РФ — оформление приказа о приёме.
• Ст. 70 ТК РФ — испытательный срок.

Согласно ст. 70 ТК РФ, испытательный срок не может превышать 3 месяцев. Для руководителей и главных бухгалтеров — до 6 месяцев. По срочному договору на 2–6 месяцев — до 14 дней.

С 2026 года продолжает действовать обязанность работодателя направлять сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Что важно учесть в 2026 году

Перед оформлением сотрудника проверьте обновлённые правила:

Актуальные ставки сверяйте на сайте ФНС России.

Настройка кадрового учёта в программе

В типовой 1С 8.3 кадровый блок отключён по умолчанию. Включите его перед первым приёмом.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.
2. В блоке Общие настройки установите переключатель В этой программе.
3. Сохраните изменения.

Когда нужна 1С: ЗУП вместо БП

Базовая Бухгалтерия подходит для штата до 60 человек с простой схемой выплат. При сложных графиках, сменной работе, северных надбавках или ведении воинского учёта переходите на 1С: ЗУП 3.1.

Создание карточки сотрудника

Откройте справочник Сотрудники через Зарплата и кадры. Нажмите Создать.

Заполните основные поля:

• ФИО — фамилия, имя, отчество полностью.
• Табельный номер — присваивается автоматически.
• Дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН — из паспорта и свидетельств.
• Гражданство — для иностранцев влияет на статус и взносы.

Если физическое лицо уже есть в базе, программа предложит привязать карточку. Это исключит дубли в справочнике Физические лица.

Совет по СНИЛС

С 2019 года СНИЛС оформляется через работодателя по форме АДВ-1. Без СНИЛС невозможно сдать персонифицированные сведения и подраздел 1.2 ЕФС-1.

Документ «Приём на работу»

В карточке сотрудника нажмите +Принять на работу. Откроется документ кадрового учёта.

Обязательные реквизиты документа

Трудовая функция и ОКЗ

Поле Трудовая функция попадает в подраздел 1.1 ЕФС-1. Если в должности привязан код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий), функция подставится автоматически. Иначе создайте элемент справочника вручную.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года применяется электронная форма ведения сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ. В 1С 8.3 она активируется флажком Запись электронной трудовой книжки в документе приёма.

• Если сотрудник трудоустраивается впервые после 01.01.2021 — ведётся только ЭТК.
• Если переходит из другой организации — укажите способ ведения по прежнему месту работы.

По кнопке Зарегистрировать формируется отчёт ЕФС-1, подраздел 1.1, для отправки в СФР.

Способ выплаты заработной платы

Поле Выплата зарплаты определяет, как сотрудник получит деньги:

1. Наличными — через кассу по РКО.
2. По зарплатному проекту — единый реестр на всю компанию.
3. На счёт в банке — индивидуальный счёт сотрудника.

При выборе зарплатного проекта пройдите по ссылке Заполнить лицевой счёт и укажите номер. Для обычного банковского счёта внесите БИК и номер счёта.

Налог на доходы и вычеты

Перейдите по ссылке Налог на доходы в документе приёма. Здесь регистрируются:

• Заявления на стандартные вычеты на детей.
• Уведомления о праве на имущественные и социальные вычеты.
• Доходы с предыдущего места работы.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
• Авансовые патентные платежи для иностранцев.

Прогрессивная шкала НДФЛ в 2026

Согласно ст. 224 НК РФ, действует пятиступенчатая шкала по совокупному годовому доходу. 1С 8.3 рассчитывает ставку автоматически на основе данных карточки.

Условия страхования

В разделе Условия страхования укажите:

• Статус застрахованного лица — по умолчанию «Граждане РФ».
• Для иностранцев — статус из документов и дату действия.
• Сведения об инвалидности по справке (приказ Минздравсоцразвития от 24.11.2010 № 1031н).

Эти данные влияют на расчёт страховых взносов и пособий по нетрудоспособности.

Учёт расходов на оплату труда

В блоке Учёт расходов задайте способ отражения начислений в бухучёте, если он отличается от учётной политики организации. По умолчанию используется счёт затрат, заданный в учётной политике.

Приём на неполную ставку

По ст. 93 ТК РФ работник может быть принят на неполный рабочий день. В 1С 8.3 включите функциональность через Главное → Функциональность → Сотрудники, флаг Неполная ставка.

В документе приёма появятся поля Ставка и Условия приёма. Оклад вводится полный — программа пересчитает его пропорционально ставке.

Внутренний и внешний совместитель

Печатная форма приказа Т-1

После проведения документа нажмите Печать → Печать о приёме (Т-1). Программа сформирует унифицированный приказ. С 2013 года форма не обязательна, но широко используется в кадровом документообороте.

Типовые ошибки и их последствия

• Неверная дата приёма — расчёт зарплаты с лишних или недостающих дней.
• Не указан СНИЛС — отказ в приёме персонифицированных сведений.
• Не задана трудовая функция — ошибка контроля ЕФС-1 в СФР.
• Не отмечен статус нерезидента — НДФЛ удержан по неверной ставке.
• Не введено заявление на вычеты — переплата НДФЛ работником.

Проверка после оформления

После записи документа сверьте данные:

1. Откройте Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Штатные сотрудники.
2. Проверьте, что сотрудник попал в список на нужную дату.
3. Сформируйте Личную карточку Т-2 для архива.
4. Сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР через личный кабинет страхователя.

Резюме

• Перед первым приёмом включите кадровый учёт в настройках 1С 8.3.
• Заполняйте трудовую функцию и ОКЗ — без них не пройдёт ЕФС-1.
• Срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 — следующий рабочий день после приказа.
• Сверяйте лимиты вычетов и шкалу НДФЛ на 2026 год по сайту ФНС.

Читайте также

• Трудовая деятельность и кадровые события в ЕФС-1: заполнение в 1С 8.3
• Настройка 1С ЗУП 3.1 с нуля: пошаговое руководство
• Отчётность в СФР в 1С Бухгалтерия 8.3: ЕФС-1, отправка и сроки 2026