Трудовая деятельность и кадровые события в ЕФС-1: заполнение в 1С 8.3

Сведения о трудовой деятельности работников передаются в Социальный фонд России в составе подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. В 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия заполнение происходит из документа с прежним названием — «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД». В этой инструкции методолог разбирает, как корректно отражать приём, перевод, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, договоры ГПХ и переименование страхователя.

Правовые основания и сроки подачи

Форма ЕФС-1 утверждена постановлением Правления СФР. Сроки подачи зависят от вида события и закреплены в статье 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Согласно ст. 11 ФЗ-27, сведения о приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и прекращении договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа. По переводу, переименованию страхователя и подаче заявления о выборе формы трудовой книжки — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным.

Обязательные настройки в 1С 8.3

Чтобы кадровое мероприятие попало в подраздел 1.1, в кадровом документе нужно установить флаг Запись электронной трудовой книжки. В договоре ГПХ — флаг Отразить трудовую деятельность. Без этих флажков событие не отразится в отчёте.

Как сформировать сведения по сотруднику

Путь в программе: Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки → ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Создайте новый документ и выполните последовательность:

1. Укажите организацию, дату, сотрудника. Номер не редактируйте — нумерация автоматическая.
2. Если страхователь является правопреемником, заполните соответствующий блок вручную.
3. Документ автоматически подтянет данные из кадровых документов с включёнными флажками отражения.
4. Двойной клик по строке сотрудника откроет форму Мероприятия для проверки и редактирования.

Приём на работу

Сведения о приёме передаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Особенности заполнения формы:

• Код категории застрахованного лица — заполняется из карточки сотрудника (раздел Условия страхования). Например, ГРФ для граждан РФ, ПЖИГ — для постоянно проживающих в РФ иностранцев.
• Код страны гражданства — подтягивается из карточки сотрудника.
• Заявление о форме трудовой книжки — данные подтягиваются из документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
• Совместительство — флаг попадает в печатную форму и файл выгрузки.
• Территориальные условия — РКС, МКС и аналогичные коды для районов Крайнего Севера.
• Код ОКЗ — по приказу Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст.
• Документы основания — наименование, дата и номер приказа.

Если в трудовом договоре нет привязки к структурному подразделению, отключите флаг Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности в настройках учёта зарплаты.

Перевод сотрудника

Сведения о переводе подаются не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приказа. В табличной части указывают дату перевода, вид мероприятия Перевод, изменившиеся данные (должность, подразделение, ОКЗ) и реквизиты приказа.

Увольнение

Сведения подаются на следующий рабочий день после приказа. С 2023 года в графе 7 указывается код причины увольнения наряду с пунктом, частью статьи и статьёй ТК РФ. Для этого в форме ЕФС-1 появилась колонка Код причины (ПФР), которая заполняется из справочника Причины увольнения ПФР.

Чтобы код подставлялся автоматически при увольнении, в карточке справочника Основания увольнения заполните поле Причина увольнения (ПФР).

Правовая основа порядка прекращения трудового договора закреплена в главе 13 ТК РФ.

Приостановление и возобновление трудового договора

Кадровые мероприятия в связи с мобилизацией или контрактной военной службой регулируются статьёй 351.7 ТК РФ. Сведения подаются на следующий рабочий день после приказа.

Поскольку в 1С 8.3 Бухгалтерии нет отдельного кадрового документа для приостановления, сначала регистрируют документ Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки):

1. Добавьте сотрудника, по которому оформлено приостановление.
2. Укажите дату и вид мероприятия — Приостановление или Возобновление.
3. Заполните должность, трудовую функцию, ОКЗ.
4. Внесите реквизиты подтверждающего документа (приказа, повестки, контракта).

После этого в ЕФС-1 кадровое событие подтянется автоматически.

Подача заявления о выборе формы трудовой книжки

До 31.12.2020 каждый сотрудник должен был выбрать форму ведения трудовой книжки — бумажную или электронную (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Кто впервые трудоустроился с 2021 года — только в электронном виде. Если сотрудник не успел подать заявление в срок, он может сделать это позже.

Если по сотруднику не было кадровых движений, но он подал заявление, отчёт всё равно сдаётся — не позднее 25 числа следующего месяца. В 1С 8.3 для регистрации заявления используется документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Переименование организации

При смене наименования страхователя сведения подаются не позднее 25 числа следующего месяца. Порядок действий в 1С:

1. Откройте документ Регистрация трудовой деятельности.
2. Нажмите кнопку Переименование.
3. В поле Сведения укажите старое и новое наименования с датой перехода.
4. Внесите дату мероприятия и реквизиты подтверждающего документа.
5. Нажмите Заполнить — табличная часть автоматически наполнится списком всех сотрудников, работающих на дату.

При большой численности персонала включите режим Заполнять порциями по… сотрудников, чтобы разбить сведения на несколько документов.

Заключение и прекращение договоров ГПХ

С 2023 года договоры ГПХ отражаются в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1. Сведения подаются на следующий рабочий день после заключения или расторжения договора. Чтобы документ Договор подряда попал в отчёт, установите в нём флаг Отразить трудовую деятельность и укажите код ОКЗ.

Коды трудовой функции для договоров ГПХ

Авторские, лицензионные договоры и договоры об отчуждении прав регистрируются через Регистрацию трудовой деятельности, поскольку у документа Договор подряда код ДГПХ подставляется автоматически.

Если договор ГПХ нужно изменить после отправки

После отправки сведений о начале действия договора документ блокируется. Чтобы внести правки:

• В договоре нажмите Ещё → Разблокировать форму.
• Измените дату окончания.
• Перепроведите документ.

Важно: при изменении только даты окончания в ЕФС-1 будет сформировано только мероприятие Окончание договора ГПХ. Если меняется дата начала — программа сначала отменит ранее переданное сведение, потом сформирует новое.

Типичные ошибки при заполнении

• Не установлен флаг Запись электронной трудовой книжки — событие не попадает в отчёт.
• В справочнике Основания увольнения не заполнено поле Причина увольнения (ПФР) — графа 7 остаётся пустой.
• Не заполнен код страны или статус застрахованного — отчёт не примет СФР.
• Ручное редактирование номера документа ломает автонумерацию.
• При работе через 1С-Отчётность для отправки нужна действующая ЭП — без неё подраздел 1.1 не уйдёт.

Резюме

• Сведения о трудовой деятельности с 2023 года передаются в СФР в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1, в 1С 8.3 — через документ Сведения СЗВ-ТД.
• Для попадания события в отчёт обязательны флаги Запись электронной трудовой книжки и Отразить трудовую деятельность.
• Сроки: приём, увольнение, приостановление, возобновление, договоры ГПХ — следующий рабочий день; перевод, переименование, заявление о форме трудовой книжки — до 25 числа.
• Для приостановления, возобновления и переименования используется документ Регистрация трудовой деятельности.

Читайте также

• Загрузка ранее сданных СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП 3.1
• Исправление ошибок в отчёте СЗВ-ТД (ЕФС-1 раздел 1.1) в 1С 8.3 БП 3.0
• ЕФС-1 в 1С 8.3 БП 3.0: подразделы и выгрузка