Как оформить приём сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1: пошаговая инструкция

Кадровик заводит первого сотрудника в новой базе. Откуда начать: с физлица или сразу с сотрудника? Где задать вычеты и стаж? Что отправлять в СФР и в какой срок? Разбираем приём в 1С 8.3 ЗУП 3.1 с нуля и в правильной последовательности — чтобы зарплата считалась с первого месяца без ошибок.

Физическое лицо и Сотрудник: в чём разница

В программе человек живёт сразу в двух справочниках.

Дублировать физическое лицо нельзя ни в коем случае. Вся отчётность по доходам, НДФЛ и взносам собирается на одно физлицо. Если в базе два Иванова с одинаковыми ИНН, отчёты сломаются.

Сотрудник всегда привязан к физлицу. На один и тот же человек может быть несколько записей в Сотрудниках, но за всеми стоит одно физлицо.

Самый быстрый старт: создаём через Сотрудника

Раздел Кадры → Создать → Сотрудник.

Если такое физлицо уже есть в базе, программа предложит привязать к нему. Достаточно ввести первые буквы фамилии и она найдёт совпадения. Это спасает от создания дубля.

Документ Приём на работу

Условия работы и оплаты заводятся документом Приём на работу. Раздел Кадры → Создать → Приём на работу.

Если работа по гражданско-правовому договору — раздел Зарплата → Договоры → Создать → Договор (работы, услуги).

Две даты в документе

В Приёме на работу две даты, и они разные:

• Дата документа — для печатной формы Приказ о приёме.
• Дата приёма — с этого дня начинается отсчёт работы. Зарплата раньше этой даты считаться не будет.

По умолчанию подставляется текущая. Аккуратно проверяйте, особенно если документ заводите задним числом.

Обязательные поля

• Подразделение.
• Должность.
• Вид занятости — основное место, внешнее или внутреннее совместительство.
• Трудовая функция. Без неё не сформируется ЕФС-1 подр. 1.1, который сдают на следующий день после приёма.

Флаги по трудовой книжке

На вкладке два важных флага. Они взаимоисключающие.

• Начало трудовой деятельности — сотрудник первый раз работает после 01.01.2021. Бумажная книжка не ведётся.
• Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы — указывается выбор и дата заявления.

Если оба флага сняты, выбор сотрудник делает позже отдельным заявлением.

Должность и коды ОКПДТР

Если должности в справочнике нет, создаём из формы. Заполняем:

• Наименование.
• Код по ОКПДТР с 2026 года.
• Соответствующий код по ОКЗ.
• Код по ОКПДТР до 2026 года.

Код профессиональной деятельности на текущий момент заполнять не требуется.

Вкладка Оплата труда

Здесь задаются плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Районный коэффициент проставляется автоматически по настройке организации, но для конкретного сотрудника его можно изменить.

Поле Порядок пересчёта

Скромное поле внизу влияет на расчёт сверхурочных, ночных, работы в выходные. Три варианта.

Пример: оклад 50 000 руб., 1 сверхурочный час в июле 2015. Стоимость часа отличается.

• По среднемесячным: 50 000 / 164,25 = 304,41 ₽.
• По графику два через два по 12 часов: 50 000 / 180 = 277,78 ₽.
• По производственному календарю: 50 000 / 184 = 271,74 ₽.

По умолчанию применяется значение из Настройка → Расчёт зарплаты, но в Приёме на работу можно переопределить.

Карточка сотрудника

После приёма на работу необходимо дозаполнить карточку. Иначе зарплата может посчитаться неверно.

Налог на доходы

По ссылке Налог на доходы внести:

• Налоговый статус физического лица — резидент или нет.
• Стандартные вычеты на себя и на детей. Через ссылку Ввести новое заявление на стандартные вычеты.
• Имущественные и социальные вычеты — по уведомлению налоговой.
• Доходы с предыдущего места работы. Без справки с прошлой работы вычеты на детей предоставлять нельзя.
• Для патентных иностранцев — дату и номер уведомления.

Страхование

По ссылке Страхование задаём:

1. Статус застрахованного лица.
2. Сведения об инвалидности, если есть.
3. Льготы при начислении пособий.

Способ выплаты зарплаты

По ссылке Выплаты, учёт затрат — выбор способа выплаты.

• Как всем — по настройке организации.
• Через кассу.
• В рамках зарплатного проекта.
• Через раздатчика.
• Перечислением на счёт в банке.

Если способ указан неверно, сотрудник не подберётся в нужную ведомость автоматически. Подбирать придётся вручную.

Для зарплатных проектов в стандарте ЭОИ 3.7 доступны выплаты на конкретный счёт, по СНИЛС или номеру телефона.

Удержания по исполнительным листам

Раздел Зарплата → Алименты и другие удержания или Зарплата → Исполнительные листы.

Если ИЛ принесли позже месяца приёма, дата документа — текущая, а в поле Удерживать с… — дата из самого исполнительного листа. Программа сама пересчитает с учётом дохода прошлых месяцев.

Общий процент удержаний по нескольким основаниям программа не контролирует. Проверять надо отчётом Удержания из зарплаты.

Расчёты с СФР по больничным

Чтобы корректно считать больничные, заведите две вещи.

Стаж для больничных. Карточка сотрудника → Трудовая деятельность. Дата начала отсчёта — дата приёма или начало года. Дальше программа считает стаж сама.

Заработок за два прошлых года. Раздел Зарплата → Справки для расчёта пособий → Создать. Это справка 182Н от прошлых работодателей.

Если у сотрудника были декретный отпуск или отпуск по уходу в расчётных годах, может потребоваться замена расчётных лет. Тогда нужны данные за более ранние периоды.

Повторный приём и совместительство

При приёме на внутреннее совместительство или после увольнения нужно создать новую запись Сотрудника. Старого использовать нельзя — программа этого не даст.

Старую и новую записи различают через флаг Дополнять представление. Туда можно добавить любую строчку, например Совместитель или ПовторныйПриём 2026. В отчётность эта строка не попадёт.

Что делать, если ошиблись с датой приёма

Это рабочая ситуация. Вы отправили в СФР неверную дату приёма в ЕФС-1. Алгоритм:

1. Исправьте документ Приём на работу.
2. На основании исправленного документа сформируйте новый ЕФС-1 подр. 1.1.
3. Отправьте его в фонд.

Информация в базе и у фонда должна совпадать. Иначе при последующих корректировках будут ошибки.

Почему не считается зарплата у нового сотрудника

Чек-лист по сотруднику и документу приёма.

Карточка сотрудника

• Неверный стаж для больничных.
• Неверный статус застрахованного лица.
• Неверный налоговый статус по НДФЛ.
• Ошибки в заявлениях на вычеты.
• Неверный способ выплаты.

Документ Приём на работу

• Зарплата не считается раньше даты приёма.
• Неверная ставка или несочетание ставки и вида рабочего времени.
• Не настроен или не заполнен график работы на текущий год.
• Не указано право на отпуска — отпуска не будут начисляться.
• Неверно настроены плановые начисления.
• Не тот порядок пересчёта сверхурочных.

Вопросы и ответы

Можно ли использовать запись уволенного при повторном приёме?

Нет. Программа не даст выбрать старого сотрудника, потому что считает расчёты по нему завершёнными. Создаём новую запись Сотрудника, а физлицо остаётся прежним. Все доходы и налоги собираются на одно физлицо, как требует НК РФ.

Какие данные обязательно заполнить?

Дата приёма, подразделение, должность, вид занятости, трудовая функция, график работы, плановые начисления.

Почему сотрудник не попадает в ведомость по кнопке Заполнить?

Скорее всего, в карточке указан неверный способ выплаты. Подобрать вручную можно, но проще исправить.

От чего зависит стоимость часа при ночных и сверхурочных?

От настройки в поле Порядок пересчёта: по среднемесячному количеству часов, по графику сотрудника или по производственному календарю.

Резюме

• В 1С 8.3 ЗУП 3.1 один человек живёт в двух справочниках: Физические лица и Сотрудники. Дублировать физлицо нельзя.
• Приём оформляется документом Приём на работу с обязательными полями: подразделение, должность, вид занятости, трудовая функция и график.
• После приёма сразу заполните в карточке сотрудника налоговый статус, страхование и способ выплаты зарплаты — без этого расчёт зарплаты пойдёт с ошибками.
• В день приёма или на следующий рабочий день необходимо отправить в СФР отчёт ЕФС-1 подр. 1.1.

Читайте также

• Настройка 1С ЗУП 3.1 с нуля: пошаговое руководство