Прием на работу уже работающего сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия
Кадровик часто сталкивается с задачей: оформить второй трудовой договор тому, кто уже числится в штате. Или вернуть на работу ранее уволенного. В 1С 8.3 Бухгалтерия для этого предусмотрен корректный путь, но он требует понимания внутренней логики справочников.
Программа разделяет два независимых объекта учета. Это ключ к правильному оформлению.
Содержание
Физическое лицо и сотрудник: в чем разница
В типовой 1С:Бухгалтерии редакции 3.0 справочники «Физические лица» и «Сотрудники» связаны, но не тождественны.
| Объект | Что хранит | Сколько может быть на одного человека |
|---|---|---|
| Физическое лицо | ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес, дата рождения | Только одна запись |
| Сотрудник | Должность, оклад, табельный номер, расчет среднего | Несколько на одно физлицо |
Принять «второй раз» одну и ту же карточку Сотрудник нельзя. Зато можно создать ещё одну запись сотрудника, привязанную к существующему физлицу. Это и есть правильный путь.
Согласно ст. 60.1 ТК РФ, работник вправе заключать второй трудовой договор по совместительству. ИНН и СНИЛС у него остаются прежними — поэтому физлицо в учете должно быть одно.
Способ 1. Создание сотрудника из справочника «Сотрудники»
Этот вариант удобен, когда оформляете нового совместителя или возвращаете уволенного.
- Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать.
- Начните вводить фамилию в поле ФИО.
- Нажмите Enter или переместите курсор.
- Программа покажет окно с предупреждением о схожем ФИО.
- Подтвердите: «Да, это тот, кто мне нужен».
Все паспортные и личные данные подтянутся из существующего физлица. Вам останется заполнить новые кадровые реквизиты: должность, подразделение, оклад, табельный номер.
Способ 2. Создание сотрудника из карточки физлица
Если человек уже найден в справочнике «Физические лица», действуйте напрямую.
- Откройте Справочники → Физические лица.
- Найдите нужное физлицо.
- Перейдите по ссылке Работа → Новое место работы.
- Заполните должность, оклад и условия.
Что произойдет в учете
Каждая запись «Сотрудник» получит собственный табельный номер. У них будут:
- раздельные оклады и графики;
- раздельные расчеты среднего заработка для отпусков;
- самостоятельные кадровые движения (приказы о приеме, отпуска, увольнение).
Однако физлицо для целей налоговой и страховой отчетности остается одно. Это важно: справка 2-НДФЛ, расчет 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 формируются по физлицу, а не по сотруднику.
Доходы по основному месту и по совместительству суммируются для расчета НДФЛ при превышении прогрессивной шкалы (ст. 224 НК РФ в редакции 2025–2026). Программа агрегирует их автоматически.
Полезные настройки карточки сотрудника
Сразу после оформления документа Прием рекомендую сделать пару настроек. Они сэкономят время в дальнейшем.
Добавить пометку для уволенных и совместителей
В личной карточке сотрудника нажмите Еще → Изменить форму. Активируйте пиктограмму Отображать все.
В нижней части карточки появится поле для пометки. Туда удобно вписывать признак: «уволен», «внешний совместитель», «внутренний совместитель».
Добавить дату увольнения в список сотрудников
В справочнике Сотрудники нажмите Еще → Изменить форму. Добавьте поле Дата увольнения рядом с датой приема.
Сортировка по этой колонке отделит активных от уволенных. Уволенные уйдут в конец списка.
Частые вопросы
Можно ли использовать тот же табельный номер?
Нет. Табельный номер должен быть уникальным внутри организации. Программа не даст его задвоить. Используйте новый порядковый.
Что с уволенными: переоформить или восстановить?
Если человек был уволен и принимается заново — это новый прием. Создается новая запись сотрудника. Старая остается в истории. Восстановление по решению суда — отдельный документ Восстановление в должности.
Как это выглядит в ЗУП 3.1?
В 1С:ЗУП 3.1 логика та же. Один человек — одно физлицо — несколько сотрудников. Но интерфейс ввода более гибкий: есть отдельные поля для основного места и совместительств.
Резюме
- В 1С 8.3 одно физлицо может иметь несколько записей «Сотрудник» — это легально и удобно.
- Принимать заново уволенного или оформлять совместителя нужно через создание нового сотрудника, выбрав существующее физлицо.
- Каждый сотрудник получает свой табельный номер и расчет среднего; физлицо для отчетности остается одно.
- Настройка отображения «Дата увольнения» в списке экономит время при ведении штата.
Загрузка...