Настройка 1С ЗУП 3.1 с нуля: пошаговое руководство

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 на платформе 1С 8.3 — это инструмент для работы с кадрами, расчётом зарплаты и сдачи отчётности по зарплатным налогам. Для новой базы первичная настройка занимает несколько часов, но влияет на весь последующий учёт. Один неверный реквизит — и НДФЛ удержится не той ставкой, ЕФС-1 уйдёт с расхождениями, а сотрудник получит лишний или недополученный аванс.

В материале — рабочая дорожная карта настройки от первого запуска до готовности к расчёту первой зарплаты.

Версии 1С:ЗУП и какую выбрать

Программа выпускается в трёх редакциях. От выбора зависит доступный функционал.

Воинский учёт, ГПХ-расчёты по сложным схемам и грейды доступны только в КОРП. Это важный фактор при выборе для компаний с массовым штатом.

Дорожная карта настройки

Настройка делится на 7 этапов. Каждый опирается на предыдущий — порядок важен.

Этап 1. Способ начала работы

При первом запуске программа предлагает три варианта старта.

Вариант 1. С нуля

Подходит, если раньше учёт зарплаты в 1С не вёлся или велся в неавтоматизированной системе. Все данные заносятся вручную: сотрудники, начисления, графики работы. Дольше, но контроль над каждым параметром.

Вариант 2. Перенос из 1С:Бухгалтерия 8

Программа подключается к указанной базе и переносит сотрудников, кадровые документы, начисления и ведомости.

Особенности переноса:

• Виды начислений переносятся как фиксированные суммы. Формулы расчёта нужно настроить заново.
• Все начисления попадают в расчёт среднего заработка по умолчанию. Это нужно проверить и при необходимости отключить.
• Начальные остатки отпусков переносятся не всегда корректно — требуется ручная сверка.

Вариант 3. Перенос из 1С:ЗУП 2.5

Перенос максимально полный. Сохраняются почти все данные. Но ввод начальных остатков делается через специальные документы «Перенос данных», доступные в разделе «Главное → Данные на начало эксплуатации».

При переходе из 2.5 укажите месяц начала эксплуатации новой базы. Данные перенесутся до этого месяца включительно.

Этап 2. Помощник начальной настройки

После выбора способа запускается помощник. Он задаёт серию вопросов, по ответам формируется состав справочников и доступных документов.

Что спрашивает помощник

• Виды начислений: оклад, тарифная ставка, сдельная оплата.
• Дополнительные выплаты: премии, надбавки, доплаты.
• Использование штатного расписания.
• Оплата за работу в праздники, ночные часы, сверхурочно.
• Учёт командировок и среднего заработка.
• Удержания: алименты, профвзносы, материальная ответственность.
• Начисления при увольнении: компенсация отпуска, выходное пособие.

Не пропускайте ни одного пункта. Если позже окажется, что нужный документ или начисление недоступно, придётся возвращаться к настройкам и перепроводить ранее введённые документы.

Возврат к настройкам помощника

Открыть помощника можно в любой момент через Главное меню → Все функции → Обработки → Начальная настройка программы.

Изменения после первой настройки не применяются автоматически к ранее проведённым документам. Требуется перепроведение.

Этап 3. Реквизиты организации

Откройте раздел Настройка → Реквизиты организации. Заполните основные блоки.

Что заполняется

• Полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП, ОГРН.
• Юридический и фактический адрес.
• ФНС и регистрация в Социальном фонде России.
• Банковские реквизиты для выплаты зарплаты.
• Подписи руководителя, главного бухгалтера и кадровика.
• Учётная политика: способ ведения учёта, тариф страховых взносов.

Автозаполнение по ИНН

При подключённом сервисе 1С:Контрагент данные подгрузятся автоматически по ИНН. Сервис входит в подписку ИТС ПРОФ.

Этап 4. Кадровые настройки

Откройте Настройка → Кадровый учёт. Здесь определяется состав справочников и видов кадровых документов.

Базовые параметры

• Используется штатное расписание или нет.
• История изменения должностей.
• Воинский учёт (только в КОРП).
• Учёт по обособленным подразделениям.
• Электронные трудовые книжки.
• Учёт по совместительству.

Заполнение справочников

• Подразделения — структура компании.
• Должности — с указанием категории воинского учёта (для КОРП).
• Графики работы — пятидневка, шестидневка, сменный, сутки через двое и др.
• Виды договоров ГПХ — если используются.

Этап 5. Расчёт зарплаты

Откройте Настройка → Расчёт зарплаты. Это самый объёмный блок.

Параметры расчёта

• Дата выплаты аванса и зарплаты.
• Способ расчёта аванса: процент от оклада, фиксированная сумма, за фактически отработанное время.
• Применение районного коэффициента и северной надбавки.
• Использование резерва отпусков.
• Способы отражения в бухгалтерском учёте.

Справочник «Начисления»

Все виды выплат настраиваются в справочнике «Начисления». Для каждого вида проверьте:

• Формулу расчёта.
• Код вида дохода для НДФЛ.
• Облагаемость страховыми взносами.
• Признак включения в расчёт среднего заработка.
• Способ отражения в бухучёте.

Справочник «Удержания»

Здесь настраиваются виды удержаний: алименты, профсоюзные взносы, добровольные платежи, ущерб.

Этап 6. Налоги и отчёты

Откройте Настройка → Налоги и взносы. С 2023 года все зарплатные налоги идут через единый налоговый счёт.

НДФЛ в 2026 году

На данный действует прогрессивная шкала из 5 ступеней — от 13 % до 22 %. Программа применяет ставки автоматически в актуальном релизе.

Лимит дохода для применения детских вычетов в 2026 году — 450 000 ₽.

Страховые взносы

Установите тариф: общий 30 % или пониженный 15 % для МСП. Тариф взносов на травматизм назначает СФР по классу профриска.

ЕФС-1

С 2023 года заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС. С 30 декабря 2025 года действует новая форма по приказу СФР № 1462 от 17.11.2025. Подробнее об ЕФС-1 — в нашей отдельной статье.

Этап 7. Данные на начало эксплуатации

Если программа начинает работу в середине года или периода — нужны начальные данные. Они вводятся через раздел Главное → Данные на начало эксплуатации.

Что вводится

• Начальная штатная расстановка — список сотрудников по подразделениям с занимаемыми ставками.
• Начальная задолженность по зарплате — невыплаченная зарплата прошлых периодов или сальдо БУ.
• Сведения о доходах сотрудников — для корректного применения вычетов и прогрессивной шкалы.
• Остатки отпусков — заработанные, но не использованные дни.
• Среднедневной заработок — для расчёта отпускных и больничных.

Документы «Перенос данных»

При загрузке из другой базы данные приходят в специальные документы «Перенос данных». Они расположены в Администрирование → Переносы данных.

Эти документы создаются один раз при старте. Изменять их в дальнейшем не нужно — все текущие операции делаются через стандартные документы.

Подключение сервисов 1С

Полноценная работа в 1С:ЗУП требует нескольких сервисов.

Права доступа в 1С:ЗУП

В программе предустановлены типовые роли. Они разграничивают доступ к данным и документам.

• Кадровик — приём, увольнение, перемещения, без зарплатной информации.
• Кадровик-расчётчик — кадры плюс зарплата.
• Расчётчик — только зарплатные операции.
• Старший кадровик — кадры с правом редактирования закрытых периодов.
• Табельщик — только табели и графики работы.
• Аудитор — просмотр всех данных без права изменения.

Назначаются через Администрирование → Настройки пользователей и прав. Для каждого сотрудника выбирается одна или несколько ролей.

Чек-лист после настройки

Перед началом работы проверьте каждый пункт.

• Реквизиты организации заполнены, регистрация в СФР указана.
• В справочнике «Должности» проставлены категории воинского учёта.
• График работы создан и привязан к подразделениям.
• Виды начислений настроены с правильным кодом дохода НДФЛ.
• Включена прогрессивная шкала НДФЛ для 2026 года.
• Тариф страховых взносов соответствует статусу компании (МСП или общий).
• Подключён сервис 1С-Отчётность.
• Введены начальные данные при работе с середины периода.
• Назначены права доступа всем пользователям.
• Конфигурация обновлена до актуального релиза.

Золотые правила работы в 1С:ЗУП

Несколько принципов, которые предотвращают большинство ошибок.

1. Соблюдайте последовательность ввода документов

Сначала кадровые операции, потом начисления, потом ведомости на выплату. Нарушение порядка приводит к расхождениям в регистрах.

2. Не вводите документы задним числом

Если вынужденно вводите — обязательно перепроведите все более поздние документы. Программа не пересчитает их сама.

3. Не правьте суммы вручную

Программа считает по формулам. Ручное изменение суммы рвёт связь с регистрами и портит регламентированную отчётность.

4. Используйте только типовые документы

На каждую операцию есть свой документ. «Сводный приказ» или «Корректировка вручную» нарушают логику программы.

5. Регулярно обновляйте конфигурацию

Изменения законодательства приходят с релизами 1С. Старая версия считает по устаревшим правилам.

Типичные ошибки при настройке

Ошибка 1. Не работает прогрессивная шкала НДФЛ

Конфигурация устарела. Минимальный релиз 1С ЗУП для прогрессивной шкалы — 3.1.36. Обновите программу.

Ошибка 2. Не применяются детские вычеты

Не введено заявление сотрудника на вычеты или превышен лимит дохода 450 000 ₽. Проверьте обе точки в карточке сотрудника.

Ошибка 3. ЕФС-1 не формируется

В кадровом документе не установлен флаг «Отразить в трудовой книжке». Откройте приказ, установите флаг и перепроведите.

Ошибка 4. Не отправляется отчёт через 1С-Отчётность

Истёк сертификат КЭП или не обновлён регистрационный номер в СФР. Проверьте оба пункта.

Ошибка 5. Не учитывается аванс при выплате зарплаты

Документ «Начисление зарплаты» создан с неверным видом операции. Должен быть «Окончательный расчёт», а не «Аванс».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли настроить 1С:ЗУП самостоятельно или нужен специалист?

Простая настройка с нуля доступна бухгалтеру или кадровику. Сложные сценарии (перенос из старой системы, обособленные подразделения, нетиповая мотивация) лучше делегировать специалисту 1С.

Сколько времени занимает полная настройка?

3–4 часа на простую компанию. До 2 рабочих дней — на крупный штат с обособками и сложной системой мотивации.

Что делать, если после настройки не сходятся остатки отпусков?

Откройте документ «Начальная штатная расстановка» и проверьте поле «Остаток отпуска». При переносе из другой базы внесите корректировку через документ «Корректировка остатка отпуска».

Как настроить синхронизацию с 1С:Бухгалтерия?

Через раздел Администрирование → Синхронизация данных. Программа поддерживает обмен через файл или прямое подключение к базе.

Можно ли вести в одной базе несколько организаций?

Да, в версиях ПРОФ и КОРП. Базовая версия рассчитана на одну организацию.

Что делать после обновления конфигурации?

Откройте «Помощник перехода на новую версию». Программа автоматически переведёт настройки в новый формат.

Резюме

• Настройка 1С:ЗУП 3.1 идёт по 7 этапам — от выбора способа старта до ввода начальных данных. Полная настройка занимает 3–4 часа.
• Помощник начальной настройки определяет состав справочников и доступных документов. Изменения после старта применяются только к новым операциям.
• Учитывайте прогрессивную шкалу НДФЛ 13–22 %, лимит детских вычетов 450 000 ₽ и форму ЕФС-1 в редакции с 30.12.2025.
• Регулярно обновляйте конфигурацию и не правьте суммы вручную. Это главные принципы корректной работы программы.

Читайте также

• Настройка 1С Бухгалтерия 8.3 с нуля: пошаговое руководство
• Электронные трудовые книжки в 1С ЗУП: ведение и отчётность по новой форме ЕФС-1
• Компенсация за неиспользованный отпуск в 1С 8.3: расчёт 2026
• Ввод начальной задолженности по зарплате в 1С 8.3 ЗУП
• Начисление отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия