Настройка отчётов в 1С 8.3 ЗУП: руководство для бухгалтера и кадровика

Возможности отчётности в 1С 8.3 ЗУП кажутся бесконечными. Больничные, стаж, исполнительные листы, ФОТ, кадровая аналитика. Но многие пользователи работают с типовыми настройками и упускают половину функционала. В статье покажем, как адаптировать отчёты под себя и сохранить варианты.

Где находятся отчёты

В интерфейсе «Такси» отчёты расположены в начале меню каждого раздела.

Например, кадровые — в «Кадры» → «Отчёты по кадрам». Зарплатные — в «Зарплата» → «Отчёты по зарплате».

Содержимое раздела:

• Стандартные отчёты конфигурации.
• Отчёты, добавленные программистами при доработке.
• Внешние отчёты — в подразделе «Дополнительные отчёты».
• Сохранённые варианты пользователей.

Список можно подстроить кнопкой «Настройка»:

• Скрыть описания — для компактного вида.
• Снять флажок — отчёт скроется из списка, но останется в поиске.
• Добавить «любимые» отчёты в «Быстрый доступ» через контекстное меню.

Ту же кнопку используют для смены названия, описания и ограничения доступа по пользователям.

Базовая настройка любого отчёта

Кнопка «Настройка» открывает форму с тремя вкладками. В режиме «Расширенный» доступно больше параметров.

Отборы

Здесь задаются условия фильтрации данных. Кнопка «Добавить поля» расширяет список. Полезные поля можно «вытащить» в шапку — тогда фильтр будет менять прямо при формировании.

Пример: для отчёта по ФОТ выведите поле «Подразделение» в шапку. Менять подразделение получится без захода в настройки.

Поля и сортировки

Управление колонками отчёта:

• Снимите флажок — поле временно скроется.
• Перетащите поле в левую часть — данные отсортируются по нему.
• Используйте группировки — данные свернутся по выбранному полю.

Оформление

Полезно, когда отчёт «не лезет» на экран. Часто это бывает с длинными ФИО и наименованиями подразделений.

Пример с отчётом «Анализ ФОТ по сотрудникам»:

1. Откройте «Настройка» → «Оформление».
2. Выберите поля «Сотрудник» и «Подразделение».
3. Задайте ширину в символах.
4. Сформируйте отчёт. Колонки сузятся — отчёт уместится на экране.

Через кнопку «Ещё» доступны дополнительные настройки. Можно поменять макет оформления — отчёт получит другой стиль раскраски.

Сохранение варианта отчёта

Любые ваши настройки можно сохранить как отдельный вариант:

1. В отчёте откройте «Ещё» → «Сохранить вариант».
2. Введите название и описание.
3. Укажите пользователей, которым этот вариант будет доступен.
4. Сохраните.

Новый вариант появится в списке отчётов раздела. Его можно открыть, отредактировать или удалить.

Чтобы вернуть исходный вид при неудачном эксперименте — нажмите «Стандартные настройки» в меню «Все функции» отчёта.

Сохранение результата в файл

Сформированный отчёт легко выгрузить в Excel, PDF или другой формат:

• Меню «Файл» → «Сохранить как».
• Выберите формат: XLSX, MXL, PDF, HTML.
• Укажите путь и сохраните.

Это удобно для отправки выгрузки руководителю или передачи в смежный отдел.

Универсальный отчёт

«Универсальный отчёт» — мощный инструмент. Доступен через «Все функции»:

Он строится не на готовых наборах данных, а напрямую на регистрах накопления, регистрах сведений и справочниках.

Алгоритм:

1. Выберите тип источника: справочник, документ, регистр накопления, регистр сведений.
2. Укажите имя объекта.
3. Настройте поля, отборы и группировки.
4. Сформируйте отчёт.

Например, по регистру «Начисления зарплаты» можно построить произвольную выборку с детализацией до конкретного начисления и ставки. Стандартные отчёты такой гибкости не дают.

Пользовательские поля

Пользовательские поля позволяют распределять данные по группам прямо в отчёте.

Пример: создаём аналог формы статистики № 1 — распределение сотрудников по уровню зарплаты.

1. В настройках откройте «Пользовательские поля» → «Добавить» → «Новое поле выбора».
2. Назовите поле, например «Группа дохода».
3. Создайте условия: «Начислено < 40 000» → «До 40 тыс. ₽».
4. Через клавишу F9 добавьте новые группы с другими порогами.
5. Заведите столько диапазонов, сколько нужно для анализа.

В отчёте появится колонка с распределением сотрудников по группам.

Что важно учитывать в 2026 году

Регламентированная отчётность по зарплате обновлена. Используйте актуальные релизы для корректного формирования:

• Расчёт по страховым взносам (РСВ) — новая форма с 1 квартала 2026 года.
• 6-НДФЛ — обновлена под прогрессивную шкалу 13–22%.
• ЕФС-1 — единый отчёт в СФР по подразделам с разными сроками сдачи.
• Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно до 25 числа.

Регламентированные формы открываются через «Отчёты» → «1С-Отчётность» → «Регламентированные отчёты».

Резюме

• Гибкость отчётов в 1С 8.3 ЗУП достигается через вкладки «Отборы», «Поля и сортировки», «Оформление».
• Свои настройки сохраняются как варианты с разграничением доступа по пользователям.
• Для нестандартной аналитики используйте «Универсальный отчёт» по регистрам и пользовательские поля.
• Для отчётности 2026 года держите актуальные релизы — формы РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1 регулярно меняются.