Электронные трудовые книжки в 1С ЗУП: ведение и отчётность по новой форме ЕФС-1

Электронные трудовые книжки полностью заменили бумажные для всех, кто впервые трудоустроился с 2021 года. Работодатели обязаны вести ЭТК независимо от того, оставил сотрудник бумажный вариант или перешёл на цифровой.

Нормативная база и ключевые даты перехода

Переход на электронные трудовые книжки регулируется тремя основными актами:

• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 — внёс ЭТК в Трудовой кодекс РФ.
• Федеральный закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 — установил порядок подачи сведений работодателями.
• Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 — утвердил новую форму ЕФС-1 с 30.12.2025.

Этапы перехода

Из чего состоит система электронной трудовой книжки

ЭТК — это запись о трудовой деятельности в базе данных СФР. Сама книжка не хранится у работодателя или работника. Работодатель только подаёт сведения, а сотрудник получает их по запросу.

Документы оборота

• ЕФС-1, подраздел 1.1 раздела 1 — отчёт работодателя в СФР о кадровых мероприятиях.
• СТД-Р — справка работодателя для сотрудника по его запросу.
• СТД-СФР — выписка от Социального фонда обо всех местах работы. Доступна через СФР, МФЦ или Госуслуги.

Какие сведения попадают в ЭТК

• ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Дата и вид кадрового мероприятия — приём, перевод, увольнение, ГПХ.
• Должность, профессия, специальность, квалификация.
• Структурное подразделение (если указано в трудовом договоре).
• Трудовая функция — обязательно с 2021 года.
• Реквизиты приказа или иного основания.
• Причина увольнения со ссылкой на ТК РФ.

Главное отличие от бумажной книжки: сведения подаются в том числе по совместителям, как внутренним, так и внешним.

Кому работодатель ведёт ЭТК

В 2025 году завершился сбор заявлений сотрудников о выборе формата трудовой книжки. По результатам сложились три категории:

1. Только ЭТК. Сотрудники, выбравшие электронный вариант. Бумажная книжка выдана им на руки.
2. ЭТК + бумажная. Те, кто оставил бумажный вариант. Работодатель ведёт оба.
3. Только ЭТК с момента приёма. Все, кто впервые трудоустроился с 2021 года. Бумажная книжка не открывалась.

Сотрудники в длительном отсутствии на момент сбора заявлений — например, в отпуске по уходу за ребёнком — продолжают вести бумажную книжку до подачи заявления.

Перейти с бумажной на электронную можно в любой момент. Обратный переход с электронной на бумажную невозможен — это закреплено в статье 66.1 ТК РФ.

Сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 в 2026 году

Сроки зависят от вида кадрового мероприятия. С 2023 года часть отчётов сдаётся следующим рабочим днём.

Если последний день срока выпадает на выходной — отчёт сдаётся в ближайший рабочий день.

Что изменилось в форме ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 ввёл новую редакцию формы. Структура осталась прежней — изменилось содержание подразделов.

Ключевые правки в подразделе 1.1

• Отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ». Дистанционная и надомная работа теперь отражается без специальных кодов условий труда.
• Подраздел 1.1 подаётся только при постоянных переводах. Временные переводы в нём больше не отражаются.
• Графы 11–12 о СОУТ. Заполняются только при вредных или опасных условиях труда.
• Новый код «МДИГ» — для иностранных граждан, подлежащих страхованию по международным договорам.

Подробный порядок заполнения утверждён приложением к приказу № 1462.

Настройка 1С:ЗУП для ведения ЭТК

Функционал ЭТК доступен во всех версиях 1С ЗУП — Базовой, ПРОФ и КОРП. Для корректной работы выполните три шага.

Шаг 1. Активировать признак отражения в трудовой книжке

В кадровых документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» проверьте флаг «Отразить в трудовой книжке». Без него событие не попадёт в подраздел 1.1.

Шаг 2. Заполнить трудовую функцию

Поле «Трудовая функция» обязательно с 2021 года. Заполняется в карточке должности справочника Кадры → Должности. Источники для заполнения — штатное расписание, профессиональные стандарты, ОКПДТР.

Шаг 3. Подключить отправку отчётности

Для отправки отчётов прямо из 1С нужен сервис 1С-Отчётность или 1С-ЭДО. При штате 11 и более застрахованных лиц подача только в электронном виде — это требование статьи 8 Федерального закона № 27-ФЗ.

Формирование подраздела 1.1 ЕФС-1 в 1С:ЗУП

Отчёт создаётся вручную или автоматически — программа подтягивает кадровые мероприятия по сроку.

Создание отчёта

1. Откройте раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
2. Нажмите «Создать», в поиске введите «ЕФС-1».
3. Выберите организацию, период и нажмите «Заполнить».
4. В отчёт попадут все кадровые события периода, у которых установлен флаг отражения в ТК.

Добавление заявления о выборе формата ТК

Если у сотрудника не было кадровых событий, но он подал заявление о формате трудовой книжки — добавьте его вручную:

1. Откройте отчёт ЕФС-1 и нажмите «Подбор».
2. Выберите сотрудника двойным кликом.
3. В разделе «Мероприятия» укажите тип заявления и его дату.

Проверка и отправка

Перед отправкой нажмите «Проверка» — программа найдёт ошибки заполнения. Готовый отчёт отправляется кнопкой «Отправить» при подключённом 1С-Отчётности или выгружается в файл XML для отправки через стороннюю систему.

Формирование СТД-Р в 1С:ЗУП

СТД-Р — справка для сотрудника. Работодатель обязан её выдать в трёх случаях:

• По запросу сотрудника — в течение 3 рабочих дней.
• В день увольнения — если сотрудник перешёл на ЭТК.
• При уходе сотрудника в длительный отпуск — по его требованию.

Создание СТД-Р

1. Откройте раздел Кадры → Кадровые отчёты → СТД-Р.
2. Выберите сотрудника и период.
3. Программа подтянет все кадровые мероприятия по работнику.
4. Распечатайте справку или выгрузите в электронном виде.

Бумажный вариант заверяется подписью руководителя и печатью. Электронный — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации.

Штрафы за нарушения по ЭТК в 2026 году

Ответственность установлена частью 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ и статьёй 17 ФЗ № 27-ФЗ.

Срок давности привлечения к ответственности — 2 года с момента нарушения по статье 4.5 КоАП РФ.

Типичные ошибки в 1С:ЗУП и быстрые решения

Ошибка 1. Сотрудник не попал в отчёт

Причина — снят флаг «Отразить в трудовой книжке» в кадровом документе. Откройте приказ, установите флаг и перепроведите. Затем переформируйте ЕФС-1.

Ошибка 2. В отчёте не отразилось заявление о ЭТК

Если у сотрудника не было кадровых событий — программа автоматически заявление не подтягивает. Добавьте через «Подбор» вручную.

Ошибка 3. Отчёт сформирован после новой формы, но в старом виде

Обновите релиз 1С:ЗУП до версии, поддерживающей приказ СФР № 1462 от 17.11.2025. Минимальный релиз — 3.1.36 и выше.

Ошибка 4. Не заполняется трудовая функция в подразделе 1.1

Поле берётся из карточки должности. Откройте справочник Должности и заполните «Трудовая функция» по штатному расписанию или профстандарту.

Ошибка 5. ЕФС-1 не отправляется через 1С-Отчётность

Проверьте регистрационный номер организации в СФР. В конце 2024 года прошла массовая замена номеров — старый формат с 12 цифрами больше не действует.

Часто задаваемые вопросы

В какой версии 1С:ЗУП есть ведение ЭТК?

Во всех — Базовой, ПРОФ и КОРП. Различия касаются других модулей: подбора персонала, KPI и аналитики.

Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерия 8.3?

Да, базовый функционал есть. Подходит для штата до 60 человек. При большем штате выгоднее перейти на 1С:ЗУП.

Что подавать при переводе сотрудника?

Только при постоянном переводе — подраздел 1.1 ЕФС-1 до 25 числа следующего месяца. Временные переводы в подразделе 1.1 с 2026 года не отражаются.

Нужно ли подавать ЕФС-1 на самозанятых?

Нет. Самозанятые на НПД работают без трудовых отношений и страховых взносов от работодателя. ЕФС-1 на них не подаётся.

Как принять сотрудника, который ранее перешёл на ЭТК?

Запросите СТД-Р от предыдущего работодателя или СТД-СФР через Госуслуги. Бумажную книжку при этом не открывайте — это запрещено по статье 66.1 ТК РФ.

Что делать, если сотрудник потерял СТД-Р?

Сотрудник запрашивает СТД-СФР через личный кабинет на сайте СФР, через МФЦ или через Госуслуги. Документ выдаётся бесплатно в течение 3 рабочих дней.

Нужна ли электронная подпись для подачи ЕФС-1?

Да, при электронной подаче — только с УКЭП организации. Бумажная подача допускается при штате 10 и менее застрахованных лиц.

Когда подаётся ЕФС-1 при срочном договоре?

При заключении и прекращении срочного договора — следующим рабочим днём. Аналогично сезонным работам и ГПХ.

Резюме

• С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются через подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1, а не через СЗВ-ТД. Получатель — СФР, не ПФР.
• С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1: отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ», подраздел 1.1 подаётся только при постоянных переводах.
• Сроки сдачи: приём, увольнение, ГПХ — следующий рабочий день. Перевод и заявления о формате ТК — до 25 числа следующего месяца.
• Штрафы в 2026 году: 500 ₽ за каждого сотрудника при опоздании, 1 000 ₽ за бумажную подачу при штате 11+. Перед сдачей — обновляйте релиз 1С:ЗУП.

Читайте также

• Загрузка ранее сданных СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП 3.1
• Исправление ошибок в отчёте СЗВ-ТД (ЕФС-1 раздел 1.1) в 1С 8.3 БП 3.0
• Кадровый учёт и делопроизводство в 1С 8.3 ЗУП
• Трудовая функция: автоматическое заполнение из справочника Должности в 1С 8.3
• Воинский учёт в 1С ЗУП: настройка, документы и отчётность в военкомат в 2026 году