Электронные договоры в 1С 8.3 ЭДО: настройка отправки в БП 3.0

С релиза Бухгалтерии предприятия 3.0.144 в 1С 8.3 можно обмениваться договорами через сервис 1С-ЭДО без бумажных оригиналов. Поддержаны два формата: XML и PDF/A-3. Юридическая значимость подписанного электронного договора закреплена 63-ФЗ «Об электронной подписи» и статьёй 434 ГК РФ.

Что даёт электронный договор

Бумажная пересылка съедает 3-7 рабочих дней. Электронный договор уходит контрагенту за минуты. Подписи юридически равноценны рукописным при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Сравнение форматов:

Настройка обмена с контрагентом

Настройки задаются индивидуально под каждого контрагента. Идём в раздел Настройки ЭДО → Настройки отправки и Настройки получения.

В списке внизу находим строку Договорной документ. По умолчанию галка снята. Включаем галку, открываем настройку и выбираем формат. Записываем изменения.

В настройке получения автоматически активирован пункт о том, что договорной документ отражается в учёте при поступлении от контрагента.

Что проверить в карточке договора перед отправкой

• Номер договора
• Дата (от)
• Контрагент
• Сумма (вкладка «Расчёты») — не обязательна, но желательна
• Подписанты (вкладка «Подписи») — тоже желательно

При выводе на печать в тексте появляются служебные метки светло-серого цвета. На бумаге и в PDF их не будет.

Отправка в формате XML

Если в настройке выбран XML, нажимаем ЭДО → Просмотреть электронный документ. Откроется визуализация. Дальше — Подписать и отправить.

Отправка в формате PDF/A-3

Сценарий другой. Сначала сохраняем PDF: кнопка с дискетой Сохранить, выбираем место (на компьютер или присоединённые файлы базы), формат Документ PDF.

Дальше нажимаем ЭДО → Просмотреть электронный документ. Программа спросит, откуда подтянуть PDF: из присоединённых файлов или с диска.

После выбора файла открывается окно создания исходящего документа. Жмём Подписать и отправить. Контрагент получит и PDF как вложение, и XML с реквизитами. Перед отправкой можно открыть PDF и сверить текст с карточкой.

Что часто ломается на практике

Несколько типовых ситуаций, которые встречаются у пользователей:

1. Контрагент не видит договор. Проверьте, что у него настроен приём договорных документов (галка в настройке получения). До релиза 3.0.144 договоры через ЭДО не передавались — старые версии БП их просто не примут.
2. Ошибка при подписании. Сертификат КЭП мог истечь или быть отозван. Проверьте срок действия в карточке сертификата.
3. Несовпадение текста PDF и карточки. Обычно виноваты изменения после сохранения PDF. Сохраняйте PDF в последний момент перед отправкой.
4. Контрагент на другом операторе ЭДО. Нужен роуминг между операторами. Если роуминг не настроен, договор не дойдёт — решается заявкой оператору.

Хранение и срок действия

Электронный договор хранится в базе и в архиве оператора ЭДО. Сроки хранения первички закреплены в 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: не менее 5 лет после отчётного года. Для договоров, регулирующих сделки, срок исчисляется от завершения исполнения обязательств.

Резюме

• Электронный обмен договорами доступен с релиза БП 3.0.144. Формат XML или PDF/A-3 — выбор зависит от контрагента.
• Настройка делается под каждого контрагента отдельно в разделе Настройки ЭДО.
• Юридическая сила обеспечивается КЭП согласно 63-ФЗ и статье 434 ГК РФ.
• Узкие места: роуминг между операторами, актуальность сертификата, своевременное сохранение PDF.

Читайте также

• Отправка и получение пакета документов по ЭДО в 1С 8.3
• Приглашения контрагентам в 1С 8.3 ЭДО: два способа отправки