Как из 1С выгрузить УПД в формате XML для ЭДО в СБИС: пошаговая инструкция

Если СБИС у вас как оператор ЭДО подключён, документы уходят автоматически. Но иногда нужно выгрузить УПД в виде XML-файла и загрузить в личный кабинет СБИС вручную — например, при проблемах с интеграцией или при работе через прямой обмен. Разберём, как это сделать в 1С 8.3.

Когда нужна ручная выгрузка

Случаи, когда без выгрузки в XML не обойтись:

• не подключена прямая интеграция 1С–СБИС;
• нужно отправить документ через другой кабинет;
• требуется передать файл бухгалтеру вручную;
• при проверке формата перед массовой отправкой;
• для работы с роумингом операторов ЭДО.

В остальных случаях удобнее настроить автоматический обмен. Это минимизирует ручной труд и ошибки.

Какой формат поддерживает СБИС

СБИС принимает УПД в формате, утверждённом приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Это XML-файл с электронной подписью.

В 1С с обновлений 2026 года формат соответствует этому приказу. Старые форматы (приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) тоже доступны для исправлений к старым документам.

С 1 января 2026 года УПД стал единым электронным документом для отгрузок. Электронные ТОРГ-12 и акты выполненных работ отменены приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28.

Шаг 1. Подготовка УПД в 1С

Перед выгрузкой нужно проверить, что документ корректен:

1. Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. Найдите нужный документ или создайте новый.
3. Убедитесь, что вид операции — «Универсальный передаточный документ».
4. Заполните все обязательные реквизиты, включая строку 5 и новую строку 5б при наличии аванса.
5. Проведите документ.

В табличной части обязательно укажите единицы измерения, коды ОКВЭД и при необходимости — данные о прослеживаемости.

Шаг 2. Создание счёта-фактуры на основании УПД

Если в документе предусмотрен счёт-фактура, в нижней части формы нажмите «Выписать счёт-фактуру». 1С создаст связанный документ.

Этот шаг важен: при выгрузке формата XML программа использует именно счёт-фактуру в качестве источника данных для функций УПД.

Шаг 3. Настройка ЭДО в 1С 8.3

Перед первой выгрузкой настройте подсистему ЭДО:

1. Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
2. Включите обмен с контрагентами в электронном виде.
3. Подключите учётную запись в СБИС или другом операторе (или используйте сертификат для прямого обмена).
4. В карточке организации укажите данные руководителя и реквизиты УКЭП.
5. Заполните карточку контрагента — ИНН, КПП, идентификатор участника ЭДО.

Без этих настроек кнопки выгрузки в XML могут быть недоступны.

Шаг 4. Выгрузка УПД в XML

Перейдите в карточку счёта-фактуры или УПД. В выделите нужный файл или файлы, нажмите кнопку «Еще» или используйте контекстное меню:

Кнопка «ЕЩЕ» → «ЭДО» → «Выгрузить в файл».

В диалоговом окне укажите папку для сохранения. Программа создаст XML-файл с именем по структуре оператора ЭДО — обычно ON_NSCHFDOPPR_2BM_2BR_…xml.

Шаг 5. Подписание электронной подписью

XML без подписи СБИС не примет. Подписывают двумя способами:

1. Подписать сразу в 1С перед выгрузкой — программа добавит подпись в файл (при наличии настроенного сертификата УКЭП);
2. Подписать отдельно через КриптоАРМ или СБИС после сохранения файла.

Подписывать должен именно директор или уполномоченное лицо. Реквизиты подписанта должны совпадать с указанными в документе.

Шаг 6. Загрузка XML в СБИС

После получения подписанного XML переходите в личный кабинет СБИС:

1. Откройте раздел «Документы» → «Исходящие».
2. Нажмите кнопку «Загрузить» или «Из файла».
3. Выберите подготовленный XML.
4. СБИС автоматически проверит формат и корректность.
5. При успешной проверке нажмите «Отправить».

СБИС зашифрует файл, передаст контрагенту через защищённый канал и сохранит в архиве вашего кабинета.

Что должно быть в XML

Основные блоки правильно сформированного УПД-XML:

• идентификатор файла и даты обмена;
• данные продавца и покупателя (ИНН, КПП, наименование, адрес);
• сведения о товарах: наименование, код товара, единица, количество, цена, сумма, ставка НДС;
• итоговые суммы по документу;
• реквизиты подписанта (ФИО, должность, основание полномочий);
• электронные подписи (УКЭП).

С 1 апреля 2026 года в XML добавилась обязательная строка 5б при отгрузке в счёт ранее полученного аванса.

Кодировка и технические нюансы

УПД сохраняется в кодировке Windows-1251 (для совместимости с шаблонами ФНС). Современные операторы ЭДО также принимают UTF-8.

Если СБИС возвращает ошибку «Некорректная кодировка», откройте файл текстовым редактором (например, Notepad++) и сохраните в нужной кодировке.

Проверка XML перед отправкой

Сервисы для проверки XSD-схемы УПД:

• в самой 1С через отчёт «Проверка ЭДО»;
• на сайте ФНС в разделе «Электронные документы»;
• встроенная валидация в СБИС перед отправкой.

Не отправляйте файлы без предварительной проверки. Это сэкономит время на исправление и обмен квитанциями.

Типичные ошибки

Альтернатива: прямой обмен 1С–СБИС

Удобнее настроить полную интеграцию. Через модуль «1С-ЭДО» или «СБИС» документ отправляется одной кнопкой без ручной выгрузки.

В этом случае XML формируется и подписывается автоматически. Бухгалтер просто нажимает «Отправить контрагенту». Все статусы и квитанции тоже приходят в 1С.

Резюме

• УПД в формате XML выгружается из карточки счёта-фактуры или УПД через кнопку «ЭДО» → «Сохранить в файл».
• Файл должен быть подписан УКЭП — в самой 1С или сторонним ПО (КриптоАРМ).
• В личном кабинете СБИС загружают подписанный XML через раздел «Исходящие документы» → «Загрузить».
• Удобнее настроить прямой обмен 1С–СБИС: тогда документы уходят автоматически без ручной выгрузки.

Читайте также

• Электронные договоры в 1С 8.3 ЭДО: настройка отправки в БП 3.0
• МЧД в 1С 8.3: создание, регистрация и использование