Строка 5б в УПД: обязательна или нет

В универсальном передаточном документе появился новый реквизит — строка 5б. Бухгалтеры спрашивают: насколько строго её заполнять и что будет, если оставить пустой. Разберём правила в зависимости от периода и типа УПД.

Когда появилась строка 5б

Норма введена Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. В подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ добавили требование указывать в счёте-фактуре номер и дату авансового счёта-фактуры при отгрузке в счёт ранее полученной предоплаты.

Поскольку УПД часто выполняет функцию счёта-фактуры, новое требование автоматически распространяется и на него.

Краткий ответ на главный вопрос

Кратко по периодам:

То есть с 1 апреля 2026 года строка 5б — обязательный реквизит. До этой даты её отсутствие не было причиной для отказа в вычете НДС.

Когда строку нужно заполнять

Даже когда строка обязательна, она заполняется только в одной ситуации — отгрузка в счёт ранее полученной предоплаты, по которой был оформлен авансовый счёт-фактура.

В строке указывают:

• порядковый номер авансового счёта-фактуры;
• дату его составления;
• при наличии — номер и дату последнего исправления.

«Показатели строки 5б заполняются продавцом при выставлении счёта-фактуры в случае реализации с 1 января 2026 года товаров, работ, услуг, имущественных прав в счёт ранее полученной оплаты, частичной оплаты» (письмо ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@).

Когда строку не заполняют

Строка остаётся пустой в нескольких случаях:

1. Предоплаты не было — обычная отгрузка по фактической оплате;
2. Отгрузка произошла в течение 5 календарных дней после получения аванса в том же квартале;
3. Операция не облагается НДС (ст. 149 НК РФ);
4. Производственный цикл больше 6 месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ);
5. Авансовый счёт-фактура не выставлялся — даже если был аванс.

Пустая строка — это не ошибка, если для неё нет содержания.

Обязательна или нет до 1 апреля 2026

В переходный период с 1 января по 31 марта 2026 года заполнение строки 5б носило рекомендательный характер. Это прямо указано в письме ФНС № СД-4-3/11730@.

То есть если продавец в этот период не указал реквизиты авансового счёта-фактуры в УПД, налоговая не имела права отказать покупателю в вычете НДС только из-за этого. Применима общая норма абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ — формальные ошибки, не препятствующие идентификации сторон и параметров поставки, не лишают права на вычет.

Обязательна с 1 апреля 2026 года

С 1 апреля 2026 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26, утвердившее официальную форму счёта-фактуры с обязательной строкой 5б.

С этой даты:

• незаполнение строки при отгрузке в счёт аванса — нарушение;
• покупателю могут отказать в вычете «входного» НДС;
• возможны штрафы для должностных лиц по ст. 15.11 КоАП РФ — 10–20 тыс. руб.

Поэтому к этой дате необходимо обновить учётные программы и проконтролировать правильность заполнения.

Проверьте версию формы УПД

Старые формы УПД (без строки 5б) с 1 апреля 2026 года применять нельзя. Версии форм:

1. Форма из приказа ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ — устаревшая, без 5б;
2. Рекомендованная форма из письма ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@ — с 5б, но рекомендуемая;
3. Утверждённая форма из постановления Правительства от 23.01.2026 № 26 — с обязательной 5б.

В рабочей программе должна стоять последняя версия. Для 1С это обновления Бухгалтерии 3.0.189 и выше, ERP 2.5.25.80 и выше.

Несколько авансов: как заполнить

Если под одну отгрузку зачитываются несколько авансов, в строке 5б перечисляют все авансовые счета-фактуры через точку с запятой:

«№ 145 от 30.12.2025; № 5 от 13.01.2026; № 17 от 25.01.2026».

Дата заключения авансов и налоговый период не имеют значения. Аванс из 4 квартала 2025 года и аванс из 1 квартала 2026 года указывают в одной строке 5б.

Что не указывают в строке 5б

Не нужно отражать:

• корректировочные счета-фактуры на доплату 2% НДС в переходный период (они не предусмотрены НК РФ напрямую);
• исправления авансовых СФ, выставленные ПОСЛЕ отгрузки;
• авансы по операциям без НДС.

Если авансовый счёт-фактура исправлялся ДО отгрузки, в строке 5б указывают первоначальный номер и реквизиты последнего исправления.

Связь с книгами покупок и продаж

Данные из строки 5б автоматически отражаются в новых графах книг:

• в книге продаж — графа 11а;
• в книге покупок — графа 7а (для вычета авансового НДС продавцом).

Эти графы тоже стали обязательными с 1 апреля 2026 года. Если они не заполнены, ФНС увидит расхождения через АСК НДС.

Что делать покупателю при отсутствии строки 5б

Если поставщик прислал УПД без заполненной строки 5б при отгрузке в счёт аванса:

1. Уточните у поставщика причину — возможно, аванса не было;
2. Если аванс был, требуйте заполнить и переоформить УПД;
3. Если поставщик отказывается, вычет всё равно правомерен, но риск спора с ФНС возрастает.

До 1 апреля 2026 года незаполнение не критично. После — лучше добиваться корректного оформления.

Электронный УПД и автоматизация

В электронных форматах УПД (по приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@) тоже добавлена возможность отражать строку 5б. Современные операторы ЭДО принимают и обрабатывают эти данные автоматически.

В 1С 8.3 при отгрузке в счёт аванса программа сама подтягивает реквизиты авансового счёта-фактуры в строку 5б. Бухгалтеру остаётся только проверить корректность.

Резюме

• Строка 5б в УПД появилась с 1 января 2026 года; до 1 апреля 2026 года её заполнение носило рекомендательный характер.
• С 1 апреля 2026 года строка 5б — обязательный реквизит при отгрузке в счёт ранее полученного аванса (Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26).
• Если предоплаты не было или применяются исключения по ст. 149 и п. 13 ст. 167 НК РФ, строку оставляют пустой — это не ошибка.
• За незаполнение с 1 апреля 2026 года возможен отказ покупателю в вычете НДС и штрафы для должностных лиц по ст. 15.11 КоАП РФ.

Читайте также

• Новая строка 5б в УПД с 1 января 2026 года: полная инструкция по заполнению