Строка 5б в печатной форме счёта-фактуры с 01.01.2026: правила заполнения

С 1 января 2026 года в счёте-фактуре и УПД появилась новая строка — 5б. Она нужна, чтобы продавец указал реквизиты авансового счёта-фактуры при отгрузке в счёт ранее полученной предоплаты. Разберём правила заполнения и нюансы для разных ситуаций.

Откуда взялась строка 5б

Норма введена Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. В подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ добавлено требование указывать в счёте-фактуре номер и дату авансового счёта-фактуры при отгрузке в счёт ранее полученной предоплаты.

Изначально с 1 января 2026 года применялась рекомендованная ФНС форма из письма от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. С 1 апреля 2026 года действует официально утверждённый бланк — постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26, которое внесло изменения в постановление № 1137.

«В счёте-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), должны быть указаны… порядковый номер и дата составления счёта-фактуры, выставленного при получении оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок» (новая редакция подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ).

Зачем нужна строка 5б

Строка решает задачу автоматического сопоставления авансов и отгрузок в системе АСК НДС. Раньше связь между авансовым и отгрузочным счётом-фактурой определялась косвенно — по платёжкам и суммам.

Теперь связка прямая: тот же номер авансового СФ стоит в трёх местах:

• в счёте-фактуре на отгрузку — строка 5б;
• в книге продаж продавца — графа 11а;
• в книге покупок продавца — графа 7а (при вычете авансового НДС).

ФНС автоматически сводит эти точки и видит, по какому авансу взят вычет, была ли реализация и на какую сумму.

Когда заполнять строку 5б

Продавец заполняет строку 5б только при отгрузке в счёт ранее полученной предоплаты, по которой был оформлен авансовый счёт-фактура.

Если предоплаты не было — строки 5 и 5б остаются пустыми. Это не считается ошибкой.

Не заполняют строку также при отгрузке в течение 5 календарных дней после получения аванса в том же квартале, при операциях без НДС (ст. 149, 164 НК РФ) и при предоплате с производственным циклом более 6 месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ).

Что писать в строке 5б

В строке указывают:

1. порядковый номер авансового счёта-фактуры;
2. дату его составления;
3. при наличии исправления — также номер и дату последнего исправления.

Формат записи: «№ 123 от 15.01.2026 исправление № 1 от 20.01.2026».

Несколько авансовых счетов-фактур

Если покупатель платил частями и под одну отгрузку зачитываются несколько авансов, в строке 5б указывают все авансовые счета-фактуры через точку с запятой.

Пример: «№ 100 от 10.12.2025; № 105 от 25.12.2025; № 8 от 09.01.2026».

Правило работает независимо от того, в каком квартале был получен аванс. Авансы 4 квартала 2025 года и 1 квартала 2026 года включают в одну строку при отгрузке в 2026 году.

Исправленный авансовый счёт-фактура

Если в авансовый счёт-фактуру вносились исправления, в строке 5б указывают:

• номер и дату первоначального авансового СФ;
• номер и дату последнего исправления.

Игнорировать исправления нельзя — это приведёт к расхождениям в книгах покупок и продаж между продавцом и покупателем. ФНС увидит несоответствие при автоматической сверке.

Корректировочный счёт-фактура от доплаты 2% НДС

В переходный период 2025–2026 годов действует особое правило. При выставлении корректировочного счёта-фактуры на доплату 2% НДС эту корректировку в строке 5б указывать не нужно.

Логика — такой счёт-фактура не предусмотрен НК РФ напрямую и формируется по рекомендации ФНС. В строке 5б отражают только первичный авансовый СФ.

Образец заполнения

Ситуация: компания получила аванс 30.12.2025 — 120 000 руб. (АСФ № 145 по ставке 20/120). Отгрузка состоялась 31.01.2026. В строке 5б отгрузочного счёта-фактуры указывают:

«К счёту-фактуре, выставленному при получении оплаты, частичной оплаты или иных платежей за будущие поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав № 145 от 30.12.2025».

Если был ещё один аванс 13.01.2026 на 50 000 руб. (АСФ № 5), запись изменится:

«№ 145 от 30.12.2025; № 5 от 13.01.2026».

Что в книге продаж

В обновлённой форме книги продаж появилась графа 11а. Туда переносят данные из строки 5б счёта-фактуры на отгрузку. Обязательны к заполнению при зачёте авансов.

Дополнительно в книге продаж:

• в графе 14 — стоимость продаж по ставке 22% без НДС;
• в графе 14а — стоимость продаж по ставкам 20% или 18%;
• в графе 17 — НДС по ставке 22%;
• в графе 17а — НДС по ставкам 20% (16,67%) или 18%.

Что в книге покупок

В книге покупок добавлена графа 7а — для реквизитов авансового счёта-фактуры при заявлении вычета продавцом. Заполняется при отражении вычета НДС, ранее исчисленного с авансов.

Это особенно важно для продавцов, заявляющих вычет авансового НДС после отгрузки. Без указания реквизитов АСФ инспекторы могут отказать в вычете.

Формат электронного счёта-фактуры

В электронные форматы тоже добавили возможность отражать реквизиты авансового СФ. Рекомендованные форматы — в письме ФНС от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@.

Для бумажных форм действует постановление Правительства от 23.01.2026 № 26. До его вступления в силу с 1 апреля 2026 года применялась рекомендованная форма из письма ФНС № СД-4-3/11730@.

Заполнение строки 5б в 1С

В программах 1С с релизов 3.0.189 (Бухгалтерия), 11.5.25 (УТ), 2.5.25 (ERP) появились новые колонки в табличной части «Платёжно-расчётные документы»:

• «Расчётный документ» (документ поступления аванса);
• «Номер счёта-фактуры на аванс»;
• «Дата счёта-фактуры на аванс»;
• «Номер исправления счёта-фактуры на аванс»;
• «Дата исправления счёта-фактуры на аванс».

Заполнение происходит автоматически по кнопке «Заполнить» по данным взаиморасчётов. Можно скорректировать вручную.

Если строка 5б не выводится в печатной форме

Для печати с новой строкой нужно включить функциональную опцию «Использовать печатные формы счёта-фактуры, УПД и УКД версии 2.5». Путь: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Учёт НДС».

Без активации опции строка 5б в печатной форме не появится. Программа выведет предупреждение об устаревшей версии печатной формы.

Ответственность за ошибки в строке 5б

До 1 апреля 2026 года заполнение строки 5б носило рекомендательный характер. Её отсутствие не препятствовало вычету НДС у покупателя.

С 1 апреля 2026 года реквизит стал обязательным. Если строка 5б не заполнена, ФНС может отказать покупателю в вычете «входного» НДС. Контрагенты-покупатели начнут предъявлять претензии и требовать переоформления СФ.

За нарушения первичного учёта возможны штрафы 10 000–20 000 руб. для должностных лиц по ст. 15.11 КоАП РФ.

Резюме

• Строка 5б появилась в счёте-фактуре и УПД с 1 января 2026 года; норма введена ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ и закреплена в подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ.
• В строке указывают номер и дату авансового счёта-фактуры при отгрузке в счёт ранее полученной предоплаты; несколько АСФ перечисляют через точку с запятой.
• Если авансовый СФ исправлялся, в строке 5б указывают также реквизиты последнего исправления.
• До 1 апреля 2026 года заполнение строки рекомендательное; с этой даты — обязательное по постановлению Правительства от 23.01.2026 № 26.

Читайте также

• Новая строка 5б в УПД с 1 января 2026 года: полная инструкция по заполнению
• Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0