Как изменить номер счёта-фактуры в 1С 8.3

Когда возникает потребность поменять номер

В 1С 8.3 нумерация счетов-фактур сквозная — программа присваивает номер по порядку при проведении документа. Но бывают ситуации, когда автоматический номер не подходит:

• В организации принята особая нумерация с префиксом (например, А — для авансовых).
• Старая база сменилась на новую, нужно продолжить нумерацию с определённого значения.
• Пропущен номер — нужно вернуться назад и закрыть пропуск.
• В номер случайно попал лишний символ или дата.
• Из-за сбоя обновления слетел префикс (актуально для релиза 3.0.146 — нужен патч EF_60011883).

Право компании самостоятельно определять порядок нумерации СФ закреплено в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. ФНС не имеет права отказать в вычете только из-за нестандартного номера, если остальные реквизиты в порядке.

Как изменить номер вручную

Алгоритм простой:

1. Откройте документ Счёт-фактура выданный.
2. Поставьте курсор в поле Номер.
3. Начните вводить новый номер.
4. Программа покажет окно с предупреждением. Жмём Да.
5. Вводим нужный номер и сохраняем документ.

После ручного редактирования следующий счёт-фактура продолжит нумерацию от нового значения. Например, если вписали номер 100, следующий будет 101.

Если документ помечен как выставленный

Когда в счёте-фактуре стоит флаг Выставлен, поле номера блокируется. Чтобы изменить:

1. Снимите галку Выставлен.
2. Отредактируйте номер.
3. Поставьте галку обратно.

Это техническая мера защиты от случайных правок. Логика понятна: документ уже ушёл к контрагенту, лишний раз менять нельзя.

Изменение в реализации, поступлении, акте

Тот же приём работает для номеров любых первичных документов: реализаций, поступлений, актов, счетов. В шапке щёлкаем по номеру, видим предупреждение, подтверждаем, вводим свой номер.

Особенность: после ручного редактирования программа предложит при следующем создании документа использовать номер по последнему. То есть если поменяли номер реализации с 47 на А-001, следующая реализация может попытаться продолжить от А-001. Поэтому будьте внимательны со схемой нумерации.

Префиксы в нумерации

Префиксы — удобный способ разделить документы по типам или по подразделениям. Распространённые схемы:

В типовой 1С 8.3 префикс можно задать через Администрирование → Настройки программы → Префиксы информационных баз. Это удобно для распределённых баз и групп компаний.

Что делать, если ошибочный номер уже у контрагента

Алгоритм восстановления:

1. Свяжитесь с контрагентом — сообщите об изменении.
2. Отправьте корректный экземпляр счёта-фактуры.
3. Попросите подтвердить получение.
4. В книге покупок (у покупателя) и продаж (у продавца) данные должны сойтись по итогу квартала.

Если в результате правки счёт-фактура попал в книгу продаж с уже сданной декларацией — потребуется уточнёнка. Так что лучше менять номер до сдачи отчёта.

Сбой нумерации после обновления

В релизе 3.0.146 1С Бухгалтерии возникала ошибка: после ручного редактирования номеров пропадал префикс в счёте-фактуре. Способ обхода:

• Установить патч EF_60011883 через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление программы.
• Вывести на форму системный номер: Ещё → Изменить форму → Системные реквизиты.
• Если патч не помог — обратиться в техподдержку 1С.

Резюме

• Номер счёта-фактуры в 1С 8.3 редактируется вручную через поле в шапке документа.
• Если установлен флаг Выставлен — сначала снимите его, потом меняйте номер.
• После ручного редактирования следующий номер программа возьмёт от изменённого значения.
• Если СФ с ошибочным номером уже ушёл контрагенту — сообщите и пришлите корректную версию.

Читайте также

• Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0