Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
Счета-фактуры на аванс — отдельная категория документов с особыми правилами. Чтобы их легко отличать в книге продаж и при сверке с контрагентами, в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предусмотрена настройка отдельной нумерации с префиксом «А». Ниже — пошаговая инструкция, нормы НК РФ и нюансы для книги продаж.
Содержание
Зачем нужна отдельная нумерация
Счёт-фактура на аванс — самостоятельный документ. Он выставляется при получении предоплаты и отличается от счёта-фактуры на отгрузку. Налоговая в декларации по НДС видит их раздельно. Если оба типа документов идут одной нумерацией, при сверке появятся расхождения.
Префикс «А» решает проблему. Каждый авансовый счёт-фактура получает свой номер с буквой «А»: А-1, А-2, А-3 и т. д. Обычные счета-фактуры на отгрузку идут в общей последовательности без префикса.
«В счёте-фактуре, выставляемом при получении оплаты в счёт предстоящих поставок, должны быть указаны: порядковый номер и дата составления счёта-фактуры…» — п. 5.1 ст. 169 НК РФ.
Минфин и ФНС не запрещают использовать буквенные префиксы в номерах. Это закреплено в письме Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466.
Как включить настройку
Раздел: «Банк и касса» → «Счета-фактуры на аванс» → «Нумерация счетов-фактур». В выпадающем списке выберите вариант «Отдельная нумерация с префиксом «А»».
После сохранения настройки все новые авансовые счета-фактуры получат префикс «А». Уже выписанные документы перенумерованы не будут — нумерация применится только к будущим.
Если настройку поменяли в середине года
Можно. Но в книге продаж появятся два типа нумерации: до изменения и после. Это допустимо. Главное — каждый номер уникален в пределах года, чтобы не было дубликатов.
На практике лучше переключаться с начала квартала. Это упростит сверку с книгой продаж и декларацию по НДС.
Где видна нумерация
| Место | Как отображается |
|---|---|
| Журнал «Счета-фактуры выданные» | Отдельная колонка «Номер» |
| Печатная форма счёта-фактуры | Поле «Счёт-фактура № __» с префиксом |
| Книга продаж | Графа 3 «Номер и дата счёта-фактуры» |
| Декларация по НДС | Раздел 9, графа 020 |
Связь с книгой продаж
Авансовые счета-фактуры регистрируют в книге продаж с кодом вида операции 02. Это требование Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
При зачёте аванса (отгрузке товара) счёт-фактура с авансом регистрируется в книге покупок с кодом 22. Префикс «А» сохраняется и в книге покупок.
Когда использовать общую нумерацию
Альтернативный режим — «Общая нумерация». Все счета-фактуры идут в одной последовательности: 1, 2, 3, 4. Подходит компаниям с малым числом авансов в квартал.
Минус — сложнее визуально отличать документы при ручной проверке. Плюс — простота для бухгалтера, который не работает с авансами регулярно.
Автоматическая регистрация авансовых счетов-фактур
1С умеет выписывать счета-фактуры на авансы автоматически. Раздел: «Банк и касса» → «Счета-фактуры на аванс» → «Регистрация счетов-фактур на аванс». Программа найдёт все незакрытые авансы за период и оформит документы.
Период регистрации настраивается в учётной политике:
- всегда регистрировать;
- не регистрировать зачтённые в течение 5 календарных дней;
- не регистрировать зачтённые до конца месяца;
- не регистрировать зачтённые до конца квартала;
- не регистрировать (по п. 13 ст. 167 НК РФ — для длительного производственного цикла).
Типовые ошибки
- В одном квартале выписаны два авансовых счёта-фактуры с одинаковым номером. Налоговая запросит уточнения.
- Префикс «А» добавлен вручную поверх обычного номера. Это создаст путаницу: программа не различает такие документы.
- Настройка изменена задним числом, и выписанные ранее документы остались без префикса.
- Не выставлен счёт-фактура на аванс в течение 5 дней. Это нарушение п. 3 ст. 168 НК РФ.
Резюме
- Отдельная нумерация с префиксом «А» в 1С 8.3 включается в разделе «Банк и касса» → «Счета-фактуры на аванс» → «Нумерация».
- Префикс упрощает поиск и сверку документов, не нарушает требования п. 5.1 ст. 169 НК РФ.
- В книге продаж авансовые счета-фактуры регистрируются с кодом 02, при зачёте — в книге покупок с кодом 22.
- Менять настройку лучше с начала квартала, чтобы не нарушать целостность нумерации.
Загрузка...