Кадровый учёт и делопроизводство в 1С 8.3 ЗУП

Кадровый документооборот — один из самых регламентированных участков. Множество однотипных операций, чёткие сроки, постоянные изменения в законе. Без автоматизации тут не выжить. В статье — как использовать 1С 8.3 ЗУП для кадрового учёта с поправкой на КЭДО, отчётность ЕФС-1 и новые правила.

Возможности конфигурации

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП — флагманское решение для кадрового учёта. В нём собраны:

• Унифицированные формы Т-1, Т-2, Т-3 и др. — несмотря на их необязательность с 2013 года, они остаются практичным шаблоном.
• Контроль штатного расписания и автоматические проверки противоречий.
• Работа с воинским учётом и бронированием.
• Электронные трудовые книжки и СТД-Р.
• Сдача регламентированной отчётности через 1С-Отчётность.
• Поддержка КЭДО (электронного кадрового документооборота).

Уровни настроек

Настройки 1С 8.3 ЗУП делятся на три уровня:

На общем уровне особенно важны настройки штатного расписания: автоматическая проверка кадровых документов и история изменений ШР.

Жизненный цикл сотрудника в системе

Кадровое делопроизводство удобно делить на три этапа:

1. Начало. Приём на работу, перенос данных от прошлого работодателя (справки 2-НДФЛ, 182н), внесение в воинский учёт, оформление СТД-Р.
2. Активная работа. Кадровые переводы, отпуска, больничные, командировки, премии, дисциплинарные взыскания, аттестация.
3. Окончание. Увольнение, расчёт компенсации, выдача документов, передача данных в СФР через ЕФС-1.

Каждый этап — это набор документов в 1С. Программа фиксирует историю и не даёт создать противоречивый документ (например, перевод в период действующего перевода).

Электронная трудовая книжка и СТД-Р

С 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки. С 2021 года для новых работников, никогда не имевших бумажной книжки — только электронные.

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) сотрудник может получить:

• У работодателя — по заявлению.
• В МФЦ.
• Через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• В клиентской службе СФР.

В 1С 8.3 ЗУП СТД-Р формируется через «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)».

Электронный кадровый документооборот (КЭДО)

Правила КЭДО собраны в трёх статьях ТК РФ:

• Статья 22.1 ТК РФ — определение электронного кадрового документооборота и информационные системы.
• Статья 22.2 ТК РФ — порядок введения КЭДО и приёма на работу.
• Статья 22.3 ТК РФ — взаимодействие работодателя и работника через ЭДО.

Введение КЭДО — право, а не обязанность работодателя. Решение оформляют локальным нормативным актом с учётом мнения профсоюза.

Что нельзя переводить в электронный вид (даже при КЭДО):

• Трудовые книжки (бумажные).
• Сведения о трудовой деятельности (хотя они и так в электронном виде).
• Акт о несчастном случае на производстве.
• Приказ об увольнении (при ознакомлении работника лично).
• Документы по инструктажам по охране труда.

Используются три варианта информационных систем: «Работа в России» (через trudvsem.ru), собственная система работодателя или коммерческое решение.

Отчётность по ЕФС-1

С 1 января 2023 года кадровая отчётность сдаётся в Социальный фонд России (СФР) единой формой ЕФС-1. Она объединила бывшие СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.

Подразделы ЕФС-1 со своими сроками:

В 1С 8.3 ЗУП формы ЕФС-1 формируются через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Регламентированная отчётность».

Дополнительные расчёты, исполнительные листы, увольнение

За время работы у сотрудника может появиться:

• Совмещение или подработка — оформляется приказом и доплатой.
• Исполнительные листы — алименты, удержания по решению суда. В ЗУП ведутся через «Зарплата» → «Удержания» → «Исполнительные листы». Удержания не должны превышать 50% (а в особых случаях — 70%) дохода.
• Премии — постоянные или разовые. Для разовых используется документ «Разовое начисление».
• Командировки — оформляются приказом, табелированием командировочных дней и расчётом среднего заработка.

Увольнение оформляется документом «Увольнение». Программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и другие выплаты.

Исправление некорректных документов

Если ошибка обнаружена в уже проведённом документе — открываем его и нажимаем «Исправить». Программа создаст связанный документ-исправление. В нём вносим корректные данные.

Старый документ остаётся в системе, но помечен как «исправлен». Это сохраняет аудит-след для проверок.

Например, при ошибке в дате приёма на работу:

1. Откройте «Приём на работу».
2. Нажмите «Исправить».
3. Внесите верную дату в исправляющем документе.
4. Проведите.

Параллельно обязательно скорректируйте СТД-Р в подразделе 1.1 ЕФС-1, иначе данные в СФР останутся ошибочными.

Резюме

• 1С 8.3 ЗУП КОРП поддерживает полный цикл кадрового делопроизводства — от приёма до увольнения, включая КЭДО и ЕФС-1.
• Настройки распределены по трём уровням: общим, по организации и по подразделению. Чем выше уровень — тем шире охват.
• КЭДО регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Введение — через локальный акт, не все документы можно переводить в цифру.
• С 2023 года кадровая отчётность сдаётся единой формой ЕФС-1 с разными подразделами и сроками.

Читайте также

• Отчётность в СФР в 1С Бухгалтерия 8.3: ЕФС-1, отправка и сроки 2026
• ЕФС-1: единая форма отчётности в СФР — структура, сроки и разделы
• Загрузка ранее сданных СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП 3.1