Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 нет отдельного документа «Штатное расписание» — этот функционал доступен только в 1С: ЗУП. Но информацию для формы Т-3 можно собрать через отчёт «Штатные сотрудники» с дополнительными настройками. Разбираю, как настроить отчёт под требования 2026 года и выгрузить данные в Excel для финального оформления.

Зачем нужно штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, фиксирующий структуру компании, должности, оклады и количество ставок. Прямой обязанности вести его в ТК РФ нет, но документ нужен:

• Для расчёта фонда оплаты труда и бюджетирования.
• Как обоснование сокращения штата по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
• Для проверок ГИТ и налоговой при анализе обоснованности расходов.
• Как основание для приёма по конкретной должности и окладу.

Унифицированная форма Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применение унифицированных форм не обязательно, но Т-3 остаётся базовым шаблоном.

Где взять данные в 1С 8.3 Бухгалтерия

В Бухгалтерии 3.0 кадровый блок упрощён. Полноценный документ «Штатное расписание» с историей изменений и анализом отсутствует. Используйте отчёт Штатные сотрудники.

Где найти отчёт

Откройте: Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Штатные сотрудники.

Что показывает отчёт по умолчанию

В стандартном виде отчёт выводит только текущих сотрудников. Уволенные не отображаются. Для штатного расписания этого недостаточно — нужны все позиции на отчётную дату.

Настройка отчёта под штатное расписание

Для получения полной картины настройте отчёт через расширенный режим.

1. Нажмите кнопку Настройки.
2. Переключите режим в Расширенный.
3. Откроются вкладки Поля и сортировки, Фильтр, Структура, Условное оформление.

Шаг 1. Корректировка фильтров

На вкладке Фильтр найдите группу Или с условием отбора уволенных. Снимите флажок — это включит в отчёт всех сотрудников, включая бывших.

Зачем включать уволенных

Если сотрудник работал часть периода, его данные нужны для:

• Анализа динамики штата.
• Расчёта фактического ФОТ за период.
• Сверки с записями в подразделе 1.1 ЕФС-1.

Шаг 2. Выбор полей

На вкладке Поля и сортировки уберите лишние реквизиты и оставьте нужные для штатного расписания:

Группировка по подразделениям

В блоке Сортировка установите порядок: Подразделение → Должность → ФИО. На вкладке Структура добавьте группировку по подразделению — это даст итоги ФОТ по отделам.

Шаг 3. Сохранение варианта отчёта

Чтобы не настраивать отчёт каждый раз, сохраните вариант:

1. Нажмите кнопку Ещё → Сохранить вариант отчёта.
2. Введите имя — например, «Штатное расписание».
3. Установите доступность — для всех пользователей или только для себя.
4. Нажмите Сохранить.

Шаг 4. Выгрузка в Excel

Готовый отчёт выгружается через Файл → Сохранить как в форматах:

• Microsoft Excel (.xlsx).
• Электронная таблица (.mxl).
• PDF.

В Excel удобно вставить данные в готовый шаблон Т-3. Скачайте бланк с сайта Консультант Плюс и сопоставьте графы с колонками отчёта.

Структура формы Т-3

Заполните поля бланка по данным отчёта:

Когда лучше переходить на 1С: ЗУП

Если штат превышает 60 человек или есть сложные надбавки, переход на 1С: ЗУП 3.1 решит проблему:

• Документ Штатное расписание с историей изменений.
• Контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию.
• Анализ занятых и вакантных позиций.
• Печатная форма Т-3 одной кнопкой.

Связь с воинским учётом и ЕФС-1

Штатное расписание — основа для подразделов 1.1 и 1.3 ЕФС-1, отчётности перед военкоматом и работы с протоколом № МВ-2 при бронировании. В Бухгалтерии 3.0 этого функционала нет — только в ЗУП.

Регулярность утверждения

Прямого требования утверждать штатное расписание ежегодно нет. Но рекомендуется:

• Утверждать новую редакцию при изменении окладов или структуры.
• Минимум — один раз в год при актуализации МРОТ.
• Хранить все версии 75 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

На 2026 год штатное расписание следует пересмотреть с учётом нового МРОТ и районных коэффициентов. Все оклады по полной ставке должны быть не ниже регионального МРОТ.

Изменения штатного расписания

Внести правки можно двумя способами:

1. Приказ о внесении изменений — для отдельных корректировок (новая ставка, изменение оклада).
2. Утверждение новой редакции — при глобальных изменениях.

В обоих случаях изменения должны корреспондировать с приказами по личному составу и допсоглашениями к трудовым договорам по ст. 72 ТК РФ.

Типовые ошибки

• Оклад ниже МРОТ — нарушение ст. 133 ТК РФ, штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Должности нет в штатном — невозможно правомерно принять сотрудника на эту позицию.
• Не отражены вакансии — проблемы при сокращении и при обращении в службу занятости.
• Несоответствие фактических должностей штатному — претензии трудовой инспекции.

Резюме

• В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 штатное расписание формируется через отчёт «Штатные сотрудники».
• Для полной картины снимите фильтр «Уволенные» в расширенных настройках.
• Сохраните настроенный вариант отчёта — это сэкономит время в будущем.
• При штате свыше 60 человек переходите на 1С: ЗУП 3.1 с полноценным документом штатного расписания.