Аренда у физлица в 1С 8.3 Бухгалтерия: НДФЛ и проводки

Когда организация арендует автомобиль или имущество у физического лица, она становится налоговым агентом по НДФЛ. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 регистрация дохода и налога выполняется через документ «Операция учёта НДФЛ», а проводки — ручной операцией. Разбираю порядок оформления с примером и сроки уплаты налога в 2026 году.

Правовая база аренды у физлица

Договор аренды между организацией и физическим лицом регулирует глава 34 ГК РФ. Аренду транспортного средства без экипажа — ст. 642–649 ГК РФ.

Налоговые последствия для арендатора:

• Удержание НДФЛ как налогового агента — ст. 226 НК РФ.
• Учёт расходов на аренду в налоге на прибыль — пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
• Освобождение от страховых взносов — п. 4 ст. 420 НК РФ.

Когда взносы всё-таки начисляются

На договор аренды автомобиля без экипажа взносы не начисляются. Но если заключён договор аренды с экипажем (т. е. услуги управления), часть платы за услуги облагается взносами. Безопаснее разделять плату в договоре на две части:

1. Аренда имущества — без взносов.
2. Услуги управления — с взносами на ОПС и ОМС (без взносов на ВНиМ).

Код дохода для аренды

В 1С 8.3 применяется код дохода 2400 — «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования транспортных средств».

Кодировка установлена приказом ФНС о кодах доходов и вычетов.

Особенности учёта в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В типовой Бухгалтерии нет отдельного документа «Начисление по договору аренды». Стандартные документы по зарплате не подходят — арендная плата не относится к оплате труда.

Что делает программа

Регистрация дохода и НДФЛ выполняется документом Операция учёта НДФЛ:

• Регистрирует доход для целей формирования 6-НДФЛ.
• Регистрирует исчисленный и удержанный налог.
• Не создаёт задолженность организации перед арендодателем.
• Не попадает в зарплатные отчёты и ведомости на выплату.

Как делаются проводки

Бухгалтерские проводки оформляются вручную через Операции, введённые вручную. Документ «Операция учёта НДФЛ» только регистрирует данные для НДФЛ-учёта.

Документ «Операция учёта НДФЛ»

Откройте: Зарплата и кадры → НДФЛ → Все документы по НДФЛ.

Нажмите Создать → Операция учёта НДФЛ.

Заполнение шапки документа

Если арендодатель не работает в организации, заведите его в справочник Физические лица с заполнением паспорта, ИНН и СНИЛС.

Закладка «Доходы»

Здесь регистрируется сумма полученного физлицом дохода. Нажмите Добавить и заполните строку:

• Дата получения дохода — день фактической выплаты по пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ.
• Код дохода — 2400 для транспорта, 1400 для иного имущества.
• Сумма дохода — арендная плата по договору, например 10 000 ₽.
• Обособленное подразделение — если оно есть и автомобиль используется там.

Остальные колонки оставьте пустыми.

Закладка «Исчислено по 13% (30%)»

Регистрируется сумма исчисленного НДФЛ. Нажмите Добавить и укажите:

• Дата получения дохода — та же, что на закладке Доходы.
• Сумма — рассчитанный НДФЛ (10 000 × 13% = 1 300 ₽).
• Обособленное подразделение — при необходимости.

Ставки НДФЛ для аренды в 2026

Шкала установлена п. 1 ст. 224 НК РФ с 2025 года.

Закладка «Удержано по всем ставкам»

Налоговый агент удерживает налог из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Нажмите Добавить и заполните:

• Дата получения дохода — день выплаты.
• Ставка налогообложения — «13% (для нерезидента 30%)».
• Ставка — фактическая (13%, 15% и т. д.).
• Сумма — удержанный налог.
• Срок перечисления — «Не позднее следующего за выплатой дохода дня (для прочих доходов)».
• Код дохода — 2400.
• Обособленное подразделение — при необходимости.

Остальные колонки оставьте пустыми.

Проводки по аренде ручной операцией

Документ «Операция учёта НДФЛ» проводок не делает. Откройте Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную.

Если арендодатель — сотрудник организации

Счёт 73.03 «Расчёты по прочим операциям» используется только для работников.

Если арендодатель — посторонний человек

Счёт 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами» — для арендодателей, не являющихся работниками.

Сроки перечисления НДФЛ в бюджет в 2026

Действует общий порядок по п. 6 ст. 226 НК РФ:

• За период 1–22 числа текущего месяца — не позднее 28-го числа текущего месяца.
• За период с 23 числа по последний день месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца.
• За 23–31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Уведомление об исчисленном НДФЛ для ЕНП подаётся в те же сроки. Проверьте даты в календаре бухгалтера на сайте ФНС.

Контроль через отчёт «Анализ НДФЛ»

Чтобы проверить корректность отражения, сформируйте отчёт Анализ НДФЛ по датам получения доходов: Зарплата и кадры → Зарплата → Отчёты по зарплате.

В отчёте должны совпасть:

• Сумма дохода — с табличной частью «Доходы» документа.
• Исчисленный налог — с табличной частью «Исчислено».
• Удержанный налог — с табличной частью «Удержано».

Отражение в 6-НДФЛ

Доходы от аренды попадают в:

Учёт расходов на аренду в налоге на прибыль

Арендная плата признаётся прочим расходом (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Условие — наличие договора, акта приёма-передачи и подтверждения использования имущества в деятельности организации.

Пакет подтверждающих документов

• Договор аренды в письменной форме.
• Акт приёма-передачи имущества.
• Свидетельство о праве собственности или иной документ арендодателя.
• Путевые листы, если арендуется транспорт.
• Платёжные документы на выплату арендной платы.

Ежемесячные акты на аренду составлять не обязательно — Минфин подтвердил это в письмах от 26.05.2008 № 03-03-06/1/335 и других.

Типовые ошибки

• Не зарегистрирован доход — арендодатель не попадёт в 6-НДФЛ и справку о доходах.
• Неверный код дохода — налоговая запросит пояснения при сверке.
• Не указан срок перечисления — программа не отразит налог в Разделе 1.
• Просрочка уплаты НДФЛ — пени по ст. 75 НК РФ и штраф 20% по ст. 123 НК РФ.
• Договор аренды с экипажем оформлен как без экипажа — претензии по страховым взносам.

Особенности для физлиц-самозанятых

Если арендодатель — плательщик НПД (самозанятый), организация не удерживает НДФЛ. Исключение — аренда жилых помещений и автомобилей: НПД на эти доходы не распространяется по ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ. По таким договорам НДФЛ удерживается в общем порядке.

Резюме

• В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 аренда у физлица оформляется через документ «Операция учёта НДФЛ».
• Проводки делаются вручную — счёт 73.03 для сотрудников, счёт 76.10 для прочих физлиц.
• Код дохода 2400 — для транспорта, 1400 — для другого имущества.
• Аренда без экипажа не облагается страховыми взносами по п. 4 ст. 420 НК РФ.

Читайте также

• Аренда помещения в 1С 8.3: учёт в «Бухгалтерии» 3.0 с применением ФСБУ 25/2018
• Дивиденды в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0: начисление и НДФЛ 2026
• Учет незарплатных доходов в 1С 8.3: документы НДФЛ и взносов
• Выплата дивидендов единственному учредителю: проводки в 1С 8.3 пошагово
• Как начислить и выплатить дивиденды в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерия