Учёт аренды у физического лица в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Компания арендует у частного лица помещение или машину. Деньги физлицу — это доход. С него надо удержать НДФЛ. В 1С 8.3 ЗУП 3.1 для таких выплат есть отдельный механизм Прочих доходов. Разбираем, как его включить и провести аренду шаг за шагом.

Чего ждать от аренды у физлица

Договор аренды можно заключать как с организациями, так и с гражданами. Если арендодатель — физлицо без статуса ИП или самозанятого, появляются обязанности налогового агента.

Что должна сделать компания:

• Удержать НДФЛ 13% или 15% по прогрессивной шкале при выплате арендной платы.
• Перечислить налог в бюджет в установленные сроки по ст. 226 НК РФ.
• Отразить выплату в 6-НДФЛ.
• Со страховыми взносами проще: с аренды имущества они не начисляются, такая позиция закреплена в п. 4 ст. 420 НК РФ.

Если арендодатель — самозанятый и предоставит чек, компания не удерживает НДФЛ. Если ИП — он сам платит налоги. Дальнейшая инструкция касается обычных физлиц.

Включаем функционал прочих доходов

В 1С 8.3 без отдельной галки документы прочих доходов в меню не появятся.

Раздел Настройка → Расчёт зарплаты → флаг Регистрируются прочие доходы.

После включения в меню Выплаты появится пункт Прочие доходы. С ним и работаем.

Создаём документ Прочие доходы

Раздел Выплаты → Прочие доходы → Создать.

Что заполняем:

1. Дата документа.
2. Организация, если в базе их несколько.
3. Вид дохода. Из справочника Виды прочих доходов физлиц. Для аренды обычно используется код 1400 (доходы от сдачи в аренду имущества) или 2400 (от аренды транспортных средств).
4. Получатель доходов — выбираем по кнопке Подбор, если физлицо уже заведено, или Добавить, если новое.
5. Дата выплаты — фактическое перечисление денег арендодателю.
6. Сумма дохода — арендная плата по договору.

Графы Код НДФЛ и Страховые взносы заполняются автоматически на основании выбранного вида дохода. НДФЛ программа считает сама.

Печатная форма документа

По кнопке Печать формируется Справка о регистрации прочих доходов. Перед печатью укажите ответственного по ссылке Подписи. Иначе строка с подписью в форме будет пустой.

НДФЛ и сроки

С арендной платы физлицу удерживается НДФЛ при выплате. Перечислить налог в бюджет нужно не позднее срока, установленного НК РФ.

Аренда транспорта с экипажем — особый случай. По ст. 421 НК РФ на услуги управления транспортом начисляются страховые взносы. В договоре стоимость аренды и услуг водителя лучше выделять отдельно. Так считать взносы проще.

Что делать, если арендодатель стал самозанятым

Иногда физлицо в процессе оформляет статус НПД. Тогда:

• Берём от него чек после каждой выплаты — это обязательное условие.
• НДФЛ больше не удерживаем.
• Документ Прочие доходы по нему уже не заводим — выплата идёт обычным переводом.
• Для целей налога на прибыль такие расходы подтверждаются чеком и договором.

Типовые ошибки в учёте аренды у физлица

Несколько частых промахов, которые ловят при проверках.

• Не удерживают НДФЛ в надежде на то, что арендодатель сам подаст декларацию. Налоговая всё равно спросит с компании как с агента.
• Указывают аренду как авансовый отчёт сотрудника, который якобы платит из своих. Это неправильное оформление — арендодатель остаётся без отражения дохода в 6-НДФЛ.
• Забывают подписи в печатной форме. Документ принимается налоговой только при наличии всех реквизитов.
• Не разделяют в договоре стоимость аренды и услуг управления при аренде с экипажем. Это приводит к спорам по страховым взносам.

Резюме

• В 1С 8.3 ЗУП 3.1 аренда у физлица проводится через документ Прочие доходы — раздел Выплаты.
• Сначала нужно включить функционал: Настройка → Расчёт зарплаты → Регистрируются прочие доходы.
• НДФЛ программа считает автоматически, страховые взносы с аренды имущества не начисляются, кроме услуг управления при аренде с экипажем.
• Для самозанятых арендодателей документ Прочие доходы не нужен — оплата идёт по чекам.

Читайте также

• Аренда автомобиля у физического лица: учёт в 1С 8.3
• Аренда помещения в 1С 8.3: учёт в «Бухгалтерии» 3.0 с применением ФСБУ 25/2018