Аренда помещения в 1С 8.3: учёт в «Бухгалтерии» 3.0 с применением ФСБУ 25/2018

Аренда помещения — одна из самых частых операций для торговых, производственных и сервисных компаний. В 1С 8.3 учёт выстраивается через документы поступления услуг и операции с НДФЛ. Логика осталась прежней с редакции 2.0, но появились нюансы по ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды».

Ниже разберём пять сценариев: краткосрочная аренда у юрлица, аренда с применением ФСБУ 25/2018, коммунальные платежи, аренда у физлица и аренда автомобиля у сотрудника.

Какой счёт использовать для арендной платы

Выбор счёта зависит от назначения помещения:

Минфин России рекомендует обособлять расчёты с арендодателями на счёте 76. Это удобно для аналитики и сверки актов.

Краткосрочная аренда: оформление через документ поступления

Для аренды на срок до 12 месяцев или с суммой ниже стоимостного лимита можно не применять ФСБУ 25/2018. Учёт ведётся как по обычной услуге.

Алгоритм в 1С 8.3:

1. Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → «Услуги, акт».
2. Заполните контрагента, договор, номер и дату акта.
3. В табличной части выберите услугу из справочника «Номенклатура».
4. Укажите количество (обычно 1) и сумму арендной платы.
5. Проверьте флаг «Сумма включает НДС».
6. Проведите документ.

Программа сформирует проводки:

• Дт 26 (20, 23, 44) Кт 60.01 — отражена аренда;
• Дт 19.04 Кт 60.01 — учтён входной НДС.

Изменение счёта учёта в номенклатуре

По умолчанию услуги попадают на счёт 26. Чтобы изменить счёт, откройте номенклатуру «Аренда помещения». Перейдите на вкладку «Счета учёта» и укажите нужный счёт расходов. После этого 1С будет подставлять его автоматически.

Долгосрочная аренда и применение ФСБУ 25/2018 в 1С 8.3

С 2022 года долгосрочная аренда отражается через право пользования активом (ППА). Стандарт обязателен для всех, кроме субъектов с упрощённым учётом. Ставка дисконтирования и порядок расчёта обязательств описаны в ФСБУ 25/2018.

Когда ФСБУ 25/2018 можно не применять:

• срок аренды не превышает 12 месяцев;
• стоимость предмета аренды (без учёта износа) до 300 000 рублей;
• организация ведёт упрощённый учёт и закрепила это в учётной политике.

Документы для отражения ППА

В 1С:Бухгалтерии 3.0 предусмотрен функционал ФСБУ 25/2018 с релиза 3.0.103. Используются три ключевых документа:

1. «Поступление в аренду» — отражает признание ППА и обязательства;
2. «Начисление арендных платежей» — ежемесячно начисляет расходы;
3. «Возврат предмета аренды» — закрывает ППА при окончании договора.

Базовые проводки:

• Дт 01.03 Кт 76.07.1 — признано ППА;
• Дт 26 Кт 02.03 — амортизация ППА;
• Дт 91.02 Кт 76.07.2 — проценты по обязательству.

Учёт коммунальных платежей

Коммуналка часто оплачивается отдельно от аренды. Возможны два варианта оформления:

• отдельной строкой в акте арендодателя — самый простой способ;
• прямыми договорами с поставщиками ресурсов — для крупных арендаторов.

В первом случае создайте отдельный элемент номенклатуры «Коммунальные услуги». Добавьте его в табличную часть Акта вместе с арендной платой. Это поможет разделить аналитику по статьям затрат.

Аренда у физического лица: НДФЛ и страховые взносы

При выплате арендной платы физлицу организация становится налоговым агентом. НДФЛ удерживается при каждой выплате по ставке 13% (15% — с части дохода свыше 5 млн рублей в год). Это требование статьи 226 НК РФ.

Регистрация дохода через «Операцию учёта НДФЛ»

Документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ». При создании выберите вид «Операция учёта НДФЛ».

На вкладке «Доходы» укажите:

• дату получения дохода — обычно дата перечисления арендной платы;
• код дохода — 1400 (от сдачи имущества в аренду) или 2400 (для транспортных средств);
• сумму дохода — без вычитания НДФЛ.

На вкладке «Исчислено по 13% (30%)» зарегистрируйте сумму налога. На вкладке «Удержано по всем ставкам» — сумму удержанного НДФЛ со ставкой и кодом дохода.

Проводки начисления и удержания

Проводки оформляются документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» → «Бухгалтерский учёт»). Используется один из двух наборов:

Сроки уплаты НДФЛ и страховые взносы

С 2024 года НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее 28-го числа месяца за период с 1 по 22 число и не позднее 5-го числа за период с 23 по последнее число месяца. Это новый порядок по статье 226 НК РФ в редакции с 01.01.2024.

Страховые взносы при аренде имущества у физлица не начисляются. Передача имущества в аренду не относится к объекту обложения по пункту 4 статьи 420 НК РФ. Исключение — аренда автомобиля с экипажем, где часть платы относится к услугам водителя и облагается взносами.

Резюме

• Краткосрочная аренда (до 12 месяцев) отражается стандартно через «Поступление услуг»; счёт затрат зависит от назначения помещения (20, 26, 44).
• Долгосрочная аренда требует применения ФСБУ 25/2018: используется счёт 01.03 «Право пользования активом» и 76.07 для обязательств.
• При аренде у физлица организация — налоговый агент по НДФЛ; ставка 13% (15% свыше 5 млн рублей).
• Страховые взносы на «голую» аренду имущества не начисляются; начисление возникает только в части услуг (например, экипажа).

Читайте также

• Поступление в лизинг в 1С 8.3 в 2026 году: пошаговая инструкция для лизингополучателя
• Учёт аренды у физического лица в 1С 8.3 ЗУП 3.1
• Переход на ФСБУ 25/2018 «Аренда» в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 у арендатора
• Проводки по лизингу у лизингополучателя в 1С 8.3 в 2026
• Как отразить лизинговый платёж в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0