Аренда автомобиля у физического лица: учёт в 1С 8.3

Бывает, что компенсации за личный автомобиль недостаточно — нужна именно аренда с возможностью включить полную сумму в расходы. Договор аренды с сотрудником или сторонним физлицом — рабочий вариант. Но требует точной настройки в 1С 8.3: НДФЛ, страховые взносы и проводки идут не так, как при компенсации по ст. 188 ТК РФ.

Чем аренда отличается от компенсации

Главные точки расхождения:

Аренда выгоднее, когда плата большая, либо когда автомобиль не принадлежит сотруднику. Например, оформлен на родителя или супруга.

Два вида договоров аренды

По главе 34 ГК РФ различаются:

1. Аренда без экипажа (ст. 642). Арендодатель сдаёт авто, арендатор сам управляет, обслуживает и платит за топливо. Вся выплата идёт за пользование имуществом.
2. Аренда с экипажем (ст. 632). Арендодатель не только сдаёт машину, но и предоставляет услуги по её управлению и техническому обслуживанию.

Налоговые последствия разные. При аренде с экипажем выплата делится на две части: за пользование транспортом — без взносов, за услуги управления — со взносами. Поэтому в договоре желательно прямо разделить эти суммы.

НДФЛ с арендной платы

Доход физлица от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ по прогрессивной шкале (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Ставки 2026 года для резидентов:

• 13% — до 2,4 млн руб. совокупного годового дохода;
• 15% — от 2,4 до 5 млн руб.;
• 18% — от 5 до 20 млн руб.;
• 20% — от 20 до 50 млн руб.;
• 22% — свыше 50 млн руб.

Организация выступает налоговым агентом и удерживает налог при каждой выплате (п. 1 ст. 226 НК РФ). Перенос обязанности на арендодателя через договор недопустим.

Настройка в 1С 8.3 ЗУП

Если арендодатель — сотрудник, удобнее проводить через ЗУП. Если стороннее лицо, можно вести в Бухгалтерии напрямую.

Создание вида начисления

Заходим в Настройка — Начисления — Создать. Указываем:

• Назначение: Прочие начисления и выплаты.
• Начисление выполняется: Ежемесячно или по отдельному документу.
• НДФЛ: Облагается, код дохода 1400 (доход от сдачи в аренду имущества, кроме недвижимости — для авто) или 2400 (для транспортных средств — действующая позиция Минфина).
• Страховые взносы: Не облагается (для аренды без экипажа). Для аренды с экипажем оплату услуг управления выделяют отдельным начислением с признаком Облагается.
• Бухгалтерский учёт: способ отражения с дебетом 26, 44 или 20, кредит 76 (расчёты с прочими физлицами) либо 73, если арендодатель — сотрудник.

Документы для проведения

В ЗУП — Зарплата — Договоры (в т. ч. авторские) или Разовое начисление в зависимости от частоты выплат. Сумма пойдёт в облагаемую базу НДФЛ, программа сама удержит налог при формировании ведомости.

Проводки в Бухгалтерии

При аренде у физлица:

• Дт 26 (44, 20) Кт 76 — начислена арендная плата;
• Дт 76 Кт 68.01 — удержан НДФЛ;
• Дт 76 Кт 51 — выплачена арендная плата за вычетом налога;
• Дт 002 — стоимость арендованного авто принята на забалансовый учёт.

В договоре стоит закрепить оценочную стоимость машины — она ляжет на счёт 002. Это нужно и для возможной страховки, и для оформления возврата по окончании срока.

ГСМ, ремонт и страховка

По общему правилу ст. 644 и 645 ГК РФ при аренде без экипажа эксплуатационные расходы несёт арендатор. То есть компания.

• ГСМ — относится в расходы по налогу на прибыль на основании путевых листов.
• Текущий и капитальный ремонт — за счёт арендатора, тоже идут в расходы.
• ОСАГО, КАСКО — оформляются на компанию или на физлицо с указанием компании в полисе. Расходы признаются, если страховка обязательна по закону или связана с эксплуатацией.
• Транспортный налог — остаётся на собственнике, то есть на физлице, его компания не возмещает.

Если расходы на топливо переложили на арендодателя, это превратит часть его дохода в облагаемый; будут вопросы у налоговой. Лучше пусть платит арендатор.

Прочие доходы физлиц по ГПД

Принцип расчёта НДФЛ единый: налоговый агент удерживает налог при выплате. Это касается:

• аренды любого имущества — недвижимости, оборудования, транспорта;
• выплат по договорам подряда и оказания услуг;
• авторских вознаграждений;
• процентов по займам, выданным компании физлицом.

На страховые взносы попадают только выплаты по договорам ГПХ за работы и услуги (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Аренда, проценты и выплаты по авторским в базу взносов не входят.

Резюме

• Аренда отличается от компенсации тем, что вся плата облагается НДФЛ, но полностью идёт в расходы по прибыли.
• Аренда без экипажа — самый простой вариант: ГСМ, ремонт, страховка идут на арендатора, взносы не начисляются.
• Аренда с экипажем требует разделения суммы: за пользование автомобилем — без взносов, за услуги управления — со взносами.
• В ЗУП настраивается отдельный вид начисления с кодом дохода НДФЛ для аренды и признаком не облагается взносами.

Читайте также

• Учёт аренды у физического лица в 1С 8.3 ЗУП 3.1
• Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника в 1С 8.3
• Аренда помещения в 1С 8.3: учёт в «Бухгалтерии» 3.0 с применением ФСБУ 25/2018
• Прочие доходы физических лиц в 1С 8.3 ЗУП: настройка и учёт
• Налог на имущество организаций при аренде недвижимости: кто платит и как