Справка о доходах физлица (2-НДФЛ) в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С 8.3 Бухгалтерии 3.0 справка о доходах для сотрудника формируется документом «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника». Сама форма 2-НДФЛ как самостоятельная отменена с отчета за 2021 год — теперь это Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ. Источник — Приказ ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Однако для выдачи сотруднику на руки используется отдельная форма по п. 3 ст. 230 НК РФ.

«Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога». — п. 3 ст. 230 НК РФ.

Когда нужна справка

Сотрудник просит для банка (ипотека, кредит).
Подача декларации 3-НДФЛ для имущественного или социального вычета.
Перерасчет пособий, алиментов.
Подача в посольство для визы.

Срок выдачи — три рабочих дня по ст. 62 ТК РФ.

Где открыть документ

Откройте Зарплата и кадры → Все документы по НДФЛ или Зарплата и кадры → Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников. Нажмите Создать.

Документ создается отдельно на каждого сотрудника и каждое основание выдачи.

Заполнение шапки

Поле	Значение
Год	За который формируются сведения
Организация	Из справочника
Дата	Текущая (дата выдачи справки)
Сотрудник	Получатель справки
Номер	Автоматически (правка не рекомендуется)

Совет про номер

Не правьте номер вручную. Программа использует автонумерацию. Ручные правки приводят к нарушению последовательности и ошибкам в учете в будущем.

Поле «Формировать»

Режим	Когда применять
Сводно	Единая справка по всем доходам безотносительно ОКТМО и КПП — для банка, посольства, других внешних адресатов
В разрезе ОКТМО/КПП и ставок	Когда нужна справка по конкретному обособленному подразделению

ОКТМО и ИФНС

В обоих режимах ОКТМО/КПП и код ИФНС подтягиваются автоматически из справочника Организации или Подразделения.

Закладки по ставкам

На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9% отображаются доходы и вычеты по соответствующей ставке. Доход по ставкам 10% и 5% вводится вручную — эти ставки применяются редко, в нестандартных случаях.

Что показывают закладки

Помесячная разбивка доходов.
Коды доходов (2000 — оплата труда, 2002 — премии, 2012 — отпускные и т. д.).
Налоговые вычеты — стандартные, имущественные, социальные.
Уведомления налогового органа о праве на вычет.

Раздел Уведомления на предоставление вычетов заполняется автоматически по документу «Уведомление НО о праве на вычеты».

Суммы дохода и налога

В правой части закладок отображаются итоги:

Общая сумма дохода.
Облагаемая сумма (доход минус вычеты).
Исчисленный налог.
Удержанный налог.
Излишне удержанный, перечисленный.
Авансовые платежи (для иностранцев на патенте).
Сумма налога на прибыль, зачтенная при расчете НДФЛ с дивидендов.

Личные данные

На отдельной закладке Личные данные — сведения о физлице для раздела 2 справки.

Если данные неполные — нажмите Редактировать. Это откроет карточку из справочника Физические лица (раздел Зарплата и кадры → Физические лица). Изменения автоматически отразятся в справке.

Обязательные данные

ФИО, дата рождения, гражданство.
Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
Документ, удостоверяющий личность: тип, серия, номер, дата выдачи.
Адрес регистрации.
ИНН (для налоговой, не для сотрудника).

Проверка корректности

Кнопка Проверить запускает встроенный алгоритм. При обнаружении ошибок поле подсвечивается восклицательным знаком, в окне появляется сообщение.

Типовые ошибки проверки

Не заполнен документ, удостоверяющий личность.
Неверный код страны для нерезидента.
Расхождение исчисленного и удержанного налога.
Доход без даты получения.

Печать справки

Кнопка Справка о доходах (2-НДФЛ) формирует печатную форму. Сохраните как PDF или распечатайте.

Что должно быть в подписях

ФИО налогового агента (организации) или его представителя.
Должность.
Подпись (на бумажном экземпляре).
Печать — необязательно с 2014 года, но многие банки до сих пор требуют.

Справка для ФНС vs справка для сотрудника

Параметр	Для ФНС (Прил.1 6-НДФЛ)	Для сотрудника
Куда подается	В составе годового 6-НДФЛ	На руки сотруднику
Когда	До 25 февраля	По заявлению, 3 рабочих дня
Форма	Приложение 1 к расчету 6-НДФЛ	Отдельный бланк по приказу ЕД-7-11/753@
Документ в 1С	В составе расчета 6-НДФЛ	Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника

Совет методиста

Перед выдачей справки на руки сделайте Анализ НДФЛ по месяцам. Если исчисленный и удержанный налог не равны — справка покажет это, и сотрудник может задать вопросы. Лучше исправить заранее.

Частые ошибки

Используют справку для сотрудника как отчет в ФНС. Это разные документы — для ФНС идет Приложение 1 к 6-НДФЛ.
Правят номер вручную. Срывают автонумерацию.
Не редактируют личные данные. Справка с пустыми полями паспорта банк не примет.
Формируют без проверки. Ошибки видны только после запуска кнопки «Проверить».

Резюме

Документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» в разделе «Все документы по НДФЛ» формирует справку на руки сотруднику.
Сама форма 2-НДФЛ для ФНС отменена с 2021 года; теперь это Приложение 1 к расчету 6-НДФЛ (Приказ ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Режим «Сводно» — для банка и других внешних адресатов; «В разрезе ОКТМО/КПП» — для конкретного подразделения.
Срок выдачи по заявлению — три рабочих дня (ст. 62 ТК РФ); перед выдачей запустите проверку и сверьте «Анализ НДФЛ по месяцам».