Подготовка сведений о невозможности удержать НДФЛ в 1С 8.3

Если налоговый агент не смог удержать НДФЛ у сотрудника, он обязан сообщить об этом в инспекцию. Разберём, как корректно подготовить такие сведения в 1С 8.3 Бухгалтерия и какие шаги выполнить до отправки.

С 2021 года отдельная справка 2-НДФЛ отменена. Сведения о невозможности удержать налог теперь передаются в составе годового отчёта 6-НДФЛ. Для этого заполняется приложение Справка о доходах и суммах налога физического лица с признаком 2 (ст. 226 НК РФ).

Когда подаются сведения

Налоговый агент сообщает о неудержанном НДФЛ, если до конца года не получилось вычесть налог из доходов физлица. Типичные ситуации:

• выдача подарка в натуральной форме сотруднику или контрагенту;
• списание безнадёжного долга гражданина;
• увольнение работника при наличии задолженности по НДФЛ;
• выплаты бывшим сотрудникам, когда удержание уже невозможно.

Срок подачи: не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ). Одновременно копия справки направляется самому физическому лицу.

Что проверить перед заполнением

Чтобы программа сформировала корректные данные, выполните четыре действия:

1. Убедитесь, что все доходы физлиц за год отражены в учёте.
2. Проверьте применённые вычеты: стандартные, имущественные, социальные.
3. Сверьте персональные данные. ФИО, дату рождения, гражданство, код документа, серию и номер. Используйте отчёт Личные данные сотрудников в разделе Зарплата и кадры — Отчёты по кадрам.
4. Обновите релиз конфигурации до актуального.

Для аналитики удобны отчёты Анализ НДФЛ по месяцам, Анализ НДФЛ по датам получения доходов и Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Создание документа в 1С 8.3

В разделе Зарплата и кадры откройте журнал Все справки о доходах (для сотрудников и о невозможности удержания). Нажмите Создать → Справка о невозможности удержания НДФЛ.

Автоматического заполнения здесь нет. Все строки вводятся вручную, потому что справка отражает только тот доход, с которого налог не был удержан.

Шапка документа

Заполните поля:

Если фирма была реорганизована или подразделение закрыто, выбирайте соответствующий вариант. Тогда станет видна вкладка Реорганизация.

Переключатель Исходная оставляйте по умолчанию для первичных сведений.

Подписанты

В нижней части формы укажите ответственного. Подписать может руководитель или представитель по доверенности. Тип подписанта берётся из справочника Регистрация в налоговом органе.

Если подписывает представитель, его реквизиты подтянутся автоматически. Если руководитель, в самом документе вручную выбирается ФИО и должность.

Важный момент: при электронной отправке ЭЦП должна принадлежать тому же лицу, что указано в справке.

Заполнение табличной части

По кнопке Подбор добавьте физлиц. Программа подтянет суммы доходов и налогов, относящиеся к указанным ОКТМО и КПП.

На каждое физлицо формируется отдельная справка. Двойной клик открывает форму Справка о доходах сотрудника. Внутри идут вкладки по ставкам: 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5%.

Корректировка данных делается вручную на нужной вкладке.

Практический пример: подарок 5000 руб.

Сотрудник получил неденежный подарок стоимостью 5000 руб. в декабре. По п. 28 ст. 217 НК РФ подарки до 4000 руб. в год освобождены от НДФЛ. Налог исчисляется только с превышения.

На вкладке 13% указывается:

• Месяц: декабрь;
• Код дохода: 2720, сумма 5000 руб.;
• Код вычета: 501, сумма 4000 руб.

В блоке Суммы дохода:

• Общая: 5000 руб.;
• Облагаемая: 1000 руб.

В блоке Суммы налога:

• Исчислено: 130 руб.;
• Не удержано: 130 руб.;
• Удержано: 0 руб.;
• Перечислено: 0 руб.

Проверка и отправка

Перед сдачей запустите проверку. Кнопка Проверить в верхней части документа выполнит форматно-логический контроль.

Способы отправки:

• через 1С-Отчётность напрямую из программы;
• выгрузка в файл (кнопка Выгрузить) для загрузки в личный кабинет ФНС;
• печать формы и подача на бумаге, если численность работников до 10 человек.

Бумажный вариант невозможен, когда численность превышает 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только электронный канал.

Защита от изменений после сдачи

Когда ФНС приняла отчёт, в карточке документа отметьте флажок Справки приняты налоговым органом и архивированы. Это закроет документ от случайных правок. Снять флажок можно в любой момент.

Чем грозит просрочка

За несвоевременную подачу сведений предусмотрен штраф 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ). За искажение данных — 500 руб. по каждому документу с ошибкой (ст. 126.1 НК РФ).

Если физлицо не заплатит налог самостоятельно, ФНС вышлет ему налоговое уведомление с суммой к доплате до 1 декабря следующего года.

Резюме

• Сведения о невозможности удержать НДФЛ подаются в составе 6-НДФЛ с признаком 2 до 25 февраля.
• В 1С 8.3 документ заполняется вручную через раздел Зарплата и кадры.
• Указывается только тот доход, с которого налог не удержан, и сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ.
• Штраф за просрочку — 200 руб. за справку, за ошибки — 500 руб. за документ.