ФОТ в 1С ЗУП 8.3: расчёт фонда оплаты труда и анализ

Фонд оплаты труда (ФОТ) в 1С ЗУП 8.3 — основной показатель для финансового планирования. По нему рассчитывают себестоимость, бюджетируют ежемесячные расходы, считают плановые страховые взносы. Расхождение планового и фактического ФОТ говорит о проблемах: переработки, неучтённые премии, ошибки в кадровых документах. В крупных компаниях анализ ФОТ — ежемесячная управленческая практика.

В материале — что входит в ФОТ, как работать с плановыми начислениями в программе и как анализировать отклонения от плана.

Что входит в ФОТ

ФОТ — это все денежные и натуральные выплаты сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей.

Что не входит в ФОТ

• Командировочные расходы.
• Материальная помощь по личным обстоятельствам.
• Дивиденды учредителям-сотрудникам.
• Подарки сотрудникам не за труд.

Универсальная формула расчёта ФОТ за год

ФОТ годовой = Среднемесячная зарплата × Среднесписочная численность × 12.

Где:

• Среднемесячная зарплата = Сумма всех выплат за год ÷ 12.
• Среднесписочная численность = Сумма численности за каждый месяц ÷ 12.

Источники данных для расчёта ФОТ

В программе данные собираются из нескольких регистров.

Регистры бухгалтерского учёта

Суммы по кредиту счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом:

• 20 «Основное производство».
• 25 «Общепроизводственные расходы».
• 26 «Общехозяйственные расходы».
• 44 «Расходы на продажу».
• 08 «Вложения во внеоборотные активы».
• 91 «Прочие расходы».

Кадровые регистры

• Расчётные ведомости — все начисленные суммы.
• Табели учёта рабочего времени — фактические часы.
• Штатное расписание — плановые ставки.

Аналитические отчёты

Готовые отчёты по ФОТ в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

Плановый ФОТ в 1С ЗУП 8.3

Программа автоматически рассчитывает плановый ФОТ при приёме сотрудника на работу.

Где задаётся

В документе «Приём на работу» на вкладке «Оплата труда». Включаются:

• Оклад или тариф.
• Постоянные надбавки (за стаж, за квалификацию).
• Постоянные премии (если регулярные).
• Районный коэффициент.

Сумма всех плановых начислений формирует плановый ФОТ сотрудника.

Изменение планового ФОТ

При изменении оклада, добавлении надбавки или совмещения — оформляются документы:

• «Кадровый перевод» — смена должности или подразделения.
• «Изменение оплаты сотрудников» — новый оклад.
• «Совмещение должностей» — дополнительная нагрузка.
• «Назначение надбавок» — добавление постоянных надбавок.

Каждый документ обновляет плановый ФОТ автоматически.

Фактический ФОТ

Фактический ФОТ — то, что реально начислено за месяц.

Где формируется

Документы начислений:

• «Начисление зарплаты» — основное начисление.
• «Премия» — разовые премии.
• «Отпуск» — отпускные.
• «Больничный лист» — пособия.
• «Доначисление, перерасчёт» — корректировки.

Все эти документы попадают в фактический ФОТ за месяц.

Использование ФОТ в программе

Аванс процентом

Плановый ФОТ — основа для расчёта аванса процентом. В настройках организации указывается процент (обычно 40 % от оклада). Программа за первую половину месяца начисляет авансом этот процент от ФОТ.

Бюджетирование

Финансовый отдел использует плановый ФОТ для составления бюджета на следующий месяц или год. Отклонения фактического от планового — повод для управленческого внимания.

Расчёт страховых взносов планово

Зная ФОТ, можно заранее рассчитать ожидаемую сумму страховых взносов: 30 % до предельной базы, 15,1 % сверх (тарифы 2026 года).

Отчёт «Сравнение плановых и фактических начислений»

Главный инструмент анализа ФОТ.

Где находится

Через раздел Зарплата → Отчёты по зарплате → Сравнение плановых и фактических начислений.

Что показывает

По каждому сотруднику:

• Плановый ФОТ — расчётный.
• Фактический ФОТ — реально начисленный.
• Отклонение в рублях и процентах.
• Расшифровка по видам начислений.

Причины отклонений

Другие отчёты по ФОТ

Анализ зарплаты по сотрудникам

Сводная информация: оклад, начислено, удержано, к выплате. Группировка по подразделениям и должностям.

Свод по зарплате

Общая сумма начислений и удержаний по организации с детализацией по видам выплат.

Структура задолженности по зарплате

Покажет, кому и сколько компания должна по 70 счёту на конкретную дату.

Расчётно-платёжная ведомость Т-49

Утверждённая Госкомстатом форма с расчётом и подписью получения. Используется при расчёте наличными.

Перерасчёт ФОТ

Иногда нужно пересчитать суммы за прошлый период.

Когда нужен перерасчёт

• Поступил больничный задним числом.
• Обнаружена ошибка в табеле.
• Изменился оклад с обратной силой.
• Доначисляется премия за прошлый период.
• Корректируется надбавка.

Алгоритм

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Включите флаг «Выполнять доначисление и перерасчёт зарплаты отдельным документом».
3. Создайте документ Зарплата → Доначисление, перерасчёт.
4. Выберите тип операции (доначисление, перерасчёт, сторно).
5. Укажите период и сотрудника.
6. Программа покажет старые и новые суммы.
7. Проверьте автоматический перерасчёт НДФЛ и взносов.
8. Проведите.

Связь ФОТ с бухгалтерским учётом

В 1С Бухгалтерия данные о ФОТ загружаются из 1С ЗУП через синхронизацию.

Что синхронизируется

• Документы начислений с проводками по 70 счёту.
• Документы удержаний (НДФЛ, алименты, займы).
• Страховые взносы.
• Ведомости на выплату.

Где настроить синхронизацию

Через раздел Администрирование → Синхронизация данных. Подробнее о настройке — в нашей статье про обмен данными.

Аналитика ФОТ для управленческих решений

В крупных компаниях ФОТ анализируется по нескольким разрезам.

Разрезы анализа

• По подразделениям — где растёт ФОТ.
• По должностям — какие позиции дороже.
• По видам выплат — окладная или премиальная часть.
• По месяцам — сезонные колебания.
• По выручке — соотношение ФОТ/выручка как индикатор эффективности.

KPI-показатели на базе ФОТ

Типичные ошибки и решения

Ошибка 1. Плановый ФОТ не совпадает со штатным расписанием

В кадровых документах не учтены текущие изменения. Сверьте с актуальным штатным расписанием и при необходимости оформите изменения через документы кадрового учёта.

Ошибка 2. Резкое отклонение факта от плана

Часто причина — неправильный табель. Проверьте отработанные дни через раздел учёта времени и сопоставьте с реальными выходами.

Ошибка 3. Премия не попала в ФОТ

Документ «Премия» не проведён или проведён в другой месяц. Проверьте журнал премий и месяц проведения.

Ошибка 4. ФОТ удвоился из-за дублирования

Случается при некорректной синхронизации с 1С Бухгалтерией. Проверьте журнал передачи и при необходимости отмените лишние документы.

Ошибка 5. Не отображаются совместители в плановом ФОТ

В настройках организации не включён учёт совместителей. Включите через Настройка → Организации → Учётная политика.

Часто задаваемые вопросы

Что первично — плановый или фактический ФОТ?

Для бухучёта первичен фактический. Для бюджетирования — плановый. Они связаны: чем точнее планирование, тем меньше отклонения от факта.

Включаются ли страховые взносы в ФОТ?

Нет. Взносы — это обязательные платежи работодателя в бюджет. Они идут в фонд оплаты труда работодателя в широком смысле, но не в фонд начислений сотрудникам.

Как учитывать ФОТ совместителей?

Программа считает их отдельно — у каждого совместителя свой плановый ФОТ. В сводных отчётах они входят в общий ФОТ организации.

Влияет ли отпуск на плановый ФОТ?

Отпуск не уменьшает плановый ФОТ — он остаётся постоянным. Но фактический в месяце отпуска может быть выше за счёт отпускных или ниже, если отпуск без сохранения.

Как сравнить ФОТ с конкурентами?

В программе нет такого функционала. Сравнение идёт через отраслевые исследования (Росстат, специализированные агентства). В программе доступна только внутренняя аналитика.

Можно ли спрогнозировать ФОТ на год вперёд?

Да, через плановый ФОТ всех сотрудников × 12 месяцев + плановые премии и индексация. Это базовый расчёт для бюджета.

Резюме

• ФОТ в 1С ЗУП 8.3 формируется автоматически из плановых начислений сотрудников. В него входят все выплаты за труд: оклад, премии, надбавки, компенсации.
• Плановый ФОТ задаётся при приёме на работу и обновляется через кадровые документы. Фактический формируется по результатам начислений за месяц.
• Главный инструмент анализа — отчёт «Сравнение плановых и фактических начислений» в разделе отчётов по зарплате. Показывает отклонения с расшифровкой.
• Для перерасчёта ФОТ за прошлый период используется документ «Доначисление, перерасчёт». Программа автоматически пересчитывает НДФЛ и страховые взносы.