Табель учёта рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Чтобы понять, как в 1С 8.3 ЗУП 3.1 ведётся учёт рабочего времени, важно различать два объекта с одним именем — отчёт и документ. Отчёт показывает уже сложившуюся картину по данным базы. Документ собирает её сам — это нужно при сплошной регистрации времени.

Отчёт vs документ Табель

Отчёт собирает информацию из этих источников по приоритету:

• график работы сотрудника;
• индивидуальный график на месяц;
• документы отсутствий — Отпуск, Больничный, Отсутствие, Командировка;
• документы переработок — Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно;
• документ Табель.

Документ Табель имеет приоритет над всеми документами учёта фактически отработанного времени. Это значит, что если потом сотруднику завели больничный, нужно отразить его и в табеле, иначе зарплата начислится по неверным данным.

Общая схема учёта времени

1. Описывается плановое время — графики, индивидуальный график на месяц.
2. Регистрируется фактическое время через документы отклонений и переработок.
3. Формируется печатная форма Т-13 для проверки и подписи.
4. По введённым данным начисляется зарплата.

Метод отклонений

Когда подразделение работает по графику, а отклонения — это исключения. Документ Табель не нужен. Отчёт строится так: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13).

Алгоритм:

1. Откройте отчёт.
2. Укажите период.
3. Выберите организацию.
4. Укажите сотрудников.
5. При необходимости откройте Настройки и допишите параметры.
6. Нажмите Сформировать.

Каждому сотруднику ставится в соответствие график работы. Отработанные дни помечаются кодом Я с количеством часов. Выходные — кодом В. Если сотрудник был в отпуске или болел — стоит код причины и продолжительность отклонения.

Коды отклонений берутся из карточки начисления — закладка Учёт времени (Настройка → Начисления), поле в разделе Обозначения в учёте времени и стажах. Конкретный вид времени можно уточнить и в каждом документе отклонения.

Метод сплошной регистрации

Это история про подмены, нерегулярные графики, выездные смены. Графики работы могут не соблюдаться, поэтому время учитывают вручную через документ Табель.

В этом режиме нужно снять флаг Проверять соответствие фактического времени плановому в Настройка → Расчёт зарплаты, иначе документ не проведётся при отклонениях от графика.

Сам документ создаётся через Зарплата → Табели. Заполнение:

1. Выберите месяц (по умолчанию текущий).
2. Укажите организацию и дату.
3. В поле Данные за укажите период. Если выбрали Произвольный период, заполните даты С… По… вручную.
4. Поле Подразделение появляется, когда расчёт идёт не по организации в целом.
5. Табличная часть заполнится буквенными кодами видов времени и количеством часов.
6. Корректировки — через ссылку в ячейке дня, открывается форма Редактирование данных учёта времени за день.
7. По кнопке Т-13 распечатайте табель.

При расчёте зарплаты программа возьмёт данные из Табеля и из зарегистрированных отклонений. Дальше используется обычный документ Начисление зарплаты и взносов.

Когда исправляете прошлый период

Если ссылка Исправить создаёт корректировочный документ, не нужно удалять из таблицы сотрудников, у которых нет изменений. При проведении они просто не попадут в регистры.

Нормативная база

Учёт рабочего времени регулируется статьёй 91 ТК РФ. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 — формы используются как образец, но обязательного применения уже нет с 2013 года.

Резюме

• Отчёт показывает картину, документ — формирует её при сплошной регистрации.
• Документ Табель имеет приоритет над всеми отклонениями за период.
• Для сплошной регистрации снимите флаг проверки соответствия плановому времени.
• Печатная форма Т-13 формируется и из отчёта, и из документа.

Читайте также

• Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия