Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия

Табель учета рабочего времени — обязательный документ, фиксирующий фактически отработанное время сотрудников. В 1С 8.3 Бухгалтерии табель — это отчет, а не регистратор: на расчет зарплаты сам по себе он не влияет, в отличие от ЗУП. Обязанность вести учет рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ.

«Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». — ст. 91 ТК РФ.

Кто составляет табель

Конкретного исполнителя ТК РФ не называет. Обычно это:

Назначение оформляется приказом, обязанности фиксируются в трудовом договоре или должностной инструкции.

Назначение ответственных в программе

Подписи для регламентированной отчетности задаются в Главное → Организации → Подписи.

Для произвольных отчетов (включая табель) ответственное лицо указывается прямо в отчете через кнопку Настройки.

Формы табеля

С 2013 года унифицированные формы для коммерческих организаций не обязательны — разрешена самостоятельно разработанная форма с обязательными реквизитами.

Где найти табель в 1С 8.3

В Бухгалтерии табель доступен только как отчет: Зарплата и кадры → Отчеты по кадрам → Табель.

Программа заполняет его автоматически на основе:

• Производственного календаря.
• Документов «Отпуск» и «Больничный лист».
• Неполной ставки сотрудников (если задана).

Ограничения функционала

Бухгалтерия 3.0 — это бухгалтерская программа с минимальным зарплатным блоком. В отличие от ЗУП, в ней нет:

• Учета остатков отпусков.
• Отпусков по уходу за ребенком до 1,5 лет.
• Расчета компенсации при увольнении за неотработанные дни отпуска.
• Командировок как отдельных документов.
• Неявок и других видов учета времени.

Программа в табеле эти периоды не показывает. Их фиксируют документами или вручную правят итоговый табель.

Как обходить ограничения

Сохраните отчет в формат электронной таблицы. Откройте в Excel или аналогичном редакторе. Внесите недостающие отметки по виду времени.

Условные обозначения в табеле

Расшифровка кодов из формы Т-12/Т-13:

Полный перечень — в Постановлении Госкомстата № 1.

Подписи и хранение

Табель подписывают:

• Ответственный за ведение.
• Руководитель подразделения.
• Сотрудник кадровой службы (если предусмотрено формой).

Срок хранения — 5 лет по общим правилам. При работе во вредных и опасных условиях — 50 лет (для документов, созданных до 2003 года — 75 лет). Источник: Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.

Совет методиста

Если ведете полный кадровый учет — переходите на ЗУП 3.1 или комплексное решение. Бухгалтерия для этого не подходит, и доработка на регулярной основе обходится дороже лицензии ЗУП.

Альтернатива: автоматизация

Для крупных компаний целесообразны системы СКУД (контроля доступа). Они автоматически передают данные о входе/выходе. Бухгалтер получает готовый табель.

В 1С 8.3 интеграцию с СКУД дорабатывают через расширение или внешнюю обработку.

Частые ошибки

• Используют табель как первичку для расчета. В Бухгалтерии 3.0 он на расчет не влияет — это контрольный отчет.
• Не правят командировки и неявки. Программа эти виды времени не заполняет — нужно дописывать в Excel.
• Нет приказа об ответственном. При проверке инспектор спросит, кто ведет табель и почему.
• Хранение менее 5 лет. Нарушение архивных правил влечет штраф по ст. 13.20 КоАП РФ.

Резюме

• Учет рабочего времени обязателен по ст. 91 ТК РФ; формы Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата № 1, для бюджетников — форма 0504421.
• В 1С 8.3 Бухгалтерии табель — это отчет, а не регистратор; расчет зарплаты на нем не строится в отличие от ЗУП.
• Программа не отражает командировки, отпуска по уходу за ребенком, неявки — эти данные правят вручную в Excel.
• Срок хранения табелей — 5 лет, для вредных условий — 50 лет (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).

Читайте также

• Табель учёта рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП 3.1