Прогулы и неявки в 1С 8.3 ЗУП: как корректно оформить отсутствия
Учёт отсутствий — обязательная часть работы кадровика. Без него зарплата считается с ошибкой, дисциплина не контролируется. В 1С 8.3 ЗУП есть отдельные документы для подтверждённых неявок, прогулов и отсутствий по невыясненным причинам. В статье — как корректно оформить каждый случай и не нарушить ТК РФ.
Содержание
Уважительные и неуважительные причины
Закон не даёт чёткого перечня уважительных причин. Сложилась практика, согласно которой к ним относят:
- Чрезвычайные ситуации (аварии, ЧС, стихийные бедствия).
- Транспортные сбои (отмена рейса, ДТП по дороге на работу).
- Болезнь самого работника или его ребёнка.
- Прохождение планового медосмотра.
- Исполнение государственных обязанностей (повестка в суд, призыв).
- Задержка зарплаты более 15 дней (с письменным уведомлением работодателя).
Неуважительные — всё остальное. По подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ прогулом считается отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины.
Как считается прогул
Важный нюанс: 4 часа считаются непрерывно, без учёта обеденного перерыва.
Примеры:
- Смена с 8:00. Сотрудник пришёл в 11:55 — это опоздание (3 ч 55 мин).
- Смена с 9:00, обед с 13:00 до 14:00. Пришёл в 13:45 — опоздание (отсутствие 4 ч 45 мин, но 45 минут — это обед).
- Смена с 9:00, обед с 13:00 до 14:00. Пришёл в 14:05 — прогул (4 ч 5 мин чистого отсутствия).
Прогул — основание для увольнения (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Достаточно одного зафиксированного факта. Но требуется соблюдение процедуры: акт об отсутствии, объяснительная, приказ.
Виды отсутствий в 1С 8.3 ЗУП
В программе три ключевых документа:
| Документ | Когда применять | Оплата |
|---|---|---|
| Отсутствие с сохранением заработной платы | Уважительная причина (исполнение гособязанностей, медосмотр) | По среднему заработку |
| Неявка по невыясненным причинам | Сотрудник не вышел, причина пока неизвестна | Не оплачивается до выяснения |
| Прогул | Подтверждённый факт отсутствия без уважительной причины | Не оплачивается |
Документы расположены в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия».
Оформление неявки по невыясненным причинам
Сценарий: сотрудник не пришёл, на звонки не отвечает, причина пока не известна.
- Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников».
- Создайте «Неявка по невыясненным причинам».
- Укажите сотрудника и дату.
- Проведите.
В табеле эти дни отметятся кодом «НН». Зарплата за них не начисляется. Если потом сотрудник принесёт больничный или объяснительную — документ можно отменить и заменить нужным.
Оформление прогула
Прогул оформляется только после полной процедуры. Алгоритм:
- Составьте акт об отсутствии в свободной форме. В нём укажите время, ФИО отсутствовавшего, свидетелей.
- Запросите у сотрудника объяснительную (письменно). Срок предоставления — 2 рабочих дня.
- Если причина не уважительная — оформите документ «Прогул» в 1С.
- Решите, увольнять или ограничиться дисциплинарным взысканием.
В 1С 8.3 ЗУП:
- Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников».
- Создайте «Прогул».
- Укажите сотрудника и период.
- Проведите.
В табеле эти дни отметятся кодом «ПР». В оплате — не учитываются.
Отсутствие с сохранением заработной платы
Этот документ нужен, когда работник по уважительной причине не вышел, но дни должны оплатиться по среднему заработку.
Типовые случаи:
- Прохождение медосмотра (ст. 185.1 ТК РФ — диспансеризация).
- Сдача крови донором.
- Исполнение государственных обязанностей (повестка, выборы).
- Учебный отпуск.
- Дополнительные дни отдыха для родителей детей-инвалидов.
Оформление в 1С:
- «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Отсутствие с сохранением заработной платы».
- Сотрудник, период, вид времени.
- Расчёт по среднему заработку — программа считает автоматически.
- Проведите.
Замена документа отсутствия
Часто документ нужно заменить — например, неявка превратилась в больничный после звонка от сотрудника.
- Откройте проведённый документ «Неявка по невыясненным причинам».
- Отмените проведение или удалите документ.
- Создайте новый — «Больничный лист» или другой подходящий.
Если документ уже попал в закрытый расчётный период — заменять его нужно через документ-исправление, чтобы программа корректно отразила перерасчёт.
Дисциплинарное взыскание за прогул
За прогул работодатель вправе применить (статья 192 ТК РФ):
- Замечание.
- Выговор.
- Увольнение по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Тяжесть взыскания должна быть соразмерна проступку. Уволить за один прогул можно, но решение должно быть мотивированным с учётом обстоятельств.
В 1С 8.3 ЗУП в карточке сотрудника есть раздел «Дисциплинарные взыскания». Там фиксируется факт, дата, основание и срок действия.
Контроль и отчётность
Перед закрытием месяца проверьте:
- Все отсутствия зафиксированы документами.
- В табеле нет «пустых» рабочих дней без проставленного кода.
- «Неявки по невыясненным причинам» либо превращены в больничные/прогулы, либо удалены, если сотрудник вышел и работал.
- В отчёте «Анализ неявок» нет лишних пересечений документов.
Резюме
- В 1С 8.3 ЗУП три документа для отсутствий: «Отсутствие с сохранением заработной платы», «Неявка по невыясненным причинам», «Прогул».
- Прогул оформляется по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — отсутствие более 4 часов подряд без уважительной причины. Считаются часы без учёта обеда.
- Перед оформлением прогула обязательны: акт об отсутствии, запрос объяснительной (2 рабочих дня), мотивированное решение.
- «Неявка по невыясненным причинам» — временный документ. После выяснения обстоятельств заменяется на больничный, прогул или удаляется.
Загрузка...