Воинский учёт в 1С ЗУП: настройка, документы и отчётность в военкомат

Воинский учёт обязателен для каждой организации, где работают военнообязанные граждане. Конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 КОРП автоматизирует большинство операций — от настройки до подачи отчётов в военкомат.

В материале — пошаговая инструкция: как организовать процесс с нуля, какие документы оформлять и какие штрафы грозят за нарушения в 2026 году. Версия редакции ПРОФ функционал воинского учёта не содержит — нужна именно КОРП.

Кто обязан вести воинский учёт

Обязанность ведения воинского учёта закреплена за всеми работодателями. Это не зависит от формы собственности и численности штата. Норма установлена Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.2006.

Передать ведение учёта на аутсорсинг полностью нельзя. Документы внутри компании подписывает её сотрудник — внешний специалист на это право не имеет. Можно привлечь консультанта для настройки и обучения, но штатный ответственный обязателен.

Категории граждан, подлежащих учёту

На воинском учёте состоят:

• Мужчины призывного возраста — от 18 до 30 лет.
• Граждане в запасе после военной службы.
• Окончившие военные кафедры и учебные центры.
• Освобождённые от службы по здоровью или иным основаниям.
• Прошедшие альтернативную гражданскую службу.
• Женщины с военно-учётными специальностями (медики, связисты, картографы, оптики и др.).

Кого не ставят на воинский учёт

Из числа военнообязанных исключены:

• Граждане, отбывающие наказание в местах лишения свободы.
• Женщины без военно-учётных специальностей.
• Постоянно проживающие за пределами России.
• Имеющие воинские звания офицеров запаса СВР и ФСБ.
• Достигшие предельного возраста пребывания в запасе.

Возрастные границы снятия с учёта в 2026 году

Предельный возраст пребывания в запасе зависит от звания и пола.

Назначение ответственного: нормы по численности штата

Количество специалистов по воинскому учёту зависит от числа военнообязанных в компании. Расчёт делается по состоянию на 31 декабря предыдущего года.

Ответственный назначается приказом руководителя. Кандидатура предварительно согласовывается с военкоматом по адресу регистрации организации.

Постановка компании на воинский учёт: 5 шагов

Подготовительный этап делается один раз — при создании компании или при первичной организации воинского учёта.

Шаг 1. Уточнить требования военкомата

Свяжитесь с военкоматом по адресу регистрации. Уточните перечень документов и формат подачи. Часть военкоматов принимает только бумажные оригиналы, часть — электронные копии.

Шаг 2. Издать приказ об организации воинского учёта

Приказ оформляется в произвольной форме. В нём указывается ответственный, его права и обязанности. Приказ направляется в военкомат вместе с планом работ.

Шаг 3. Утвердить план работ на год

План включает все обязательные мероприятия: сверки, отчёты, ведение картотеки. Документ согласуется с военкоматом ежегодно.

Шаг 4. Завести журнал проверок

Журнал учёта проверок ведётся по форме приложения 28 к Методическим рекомендациям Генштаба от 11.07.2017. В него вносятся все плановые и внеплановые проверки.

Шаг 5. Организовать хранение картотеки

Карточки граждан хранятся в металлическом шкафу с замком. Доступ к шкафу — только у ответственного за воинский учёт. Информационный стенд для сотрудников размещается в общедоступном месте.

Регулярные обязанности работодателя: таблица сроков

Сроки подачи сведений в военкомат строго регламентированы. Превышение срока влечёт штраф по статье 21.4 КоАП РФ.

Настройка воинского учёта в 1С:ЗУП КОРП

Перед началом работы программу нужно подготовить. Настройка занимает 30–60 минут — в зависимости от объёма данных.

Включение функционала

Откройте раздел Настройки → Кадровый учёт. Установите флаг «Используется воинский учёт». Без этой настройки разделы и отчёты по воинскому учёту в интерфейсе не появятся.

Заполнение справочника «Военкоматы»

Перейдите в раздел Кадры → См. также → Военкоматы. Создайте элементы для каждого военного комиссариата, в котором состоят сотрудники. Заполните наименование и адрес.

Категория воинского учёта в справочнике «Должности»

Каждой должности нужно проставить категорию воинского учёта: общий или специальный. От этого зависит формирование отчёта по бронированию.

Откройте справочник Кадры → Должности. По каждой должности укажите категорию из ОКПДТР или ЕКС.

Назначение ответственного в учётной политике

В разделе Настройки → Реквизиты организации → Учётная политика укажите ответственного за воинский учёт. Из этого же раздела печатаются приказ об организации учёта и план работ на год.

Ввод первичных данных по сотрудникам

После настроек заносится информация по каждому военнообязанному. Источник — военный билет, паспорт и справки сотрудника.

Личные данные

Откройте карточку сотрудника. Проверьте заполнение блоков:

• ФИО, дата и место рождения.
• Адрес регистрации и фактический адрес.
• Образование и квалификация.
• Семейное положение и состав семьи.
• Состояние здоровья (категория годности).

Документы воинского учёта

В блоке «Все документы» добавьте военный билет с серией, номером, датой выдачи и наименованием выдавшего органа. Если военного билета нет — добавьте справку из реестра воинского учёта (с 2025 года она заменяет военный билет при приёме на работу).

Блок «Воинский учёт» в карточке

В карточке сотрудника откройте раздел воинского учёта. Заполните:

• Отношение к воинской обязанности — военнообязанный или невоеннообязанный.
• Отношение к воинскому учёту — состоит, не состоит (но должен), снят по возрасту или по здоровью.
• Воинское звание и состав военнослужащих.
• ВУС (военно-учётная специальность) и категория годности.
• Военкомат, в котором сотрудник состоит на учёте.

Если сотрудник принёс паспорт без штампа на 13-й странице и без военного билета — установите статус «Не состоит на воинском учёте, но должен». Это запустит правило подачи уведомления в военкомат в течение 3 рабочих дней.

Самопроверка после ввода данных

После заполнения сделайте две проверки:

1. В справочнике «Должности» отфильтруйте по полю «Категория воинского учёта = не заполнено». Список должен быть пустым.
2. Сформируйте отчёт «Личные данные сотрудников» с фильтром по военнообязанным. Проверьте полноту заполнения военного билета и адресов.

Текущие операции в 1С:ЗУП по воинскому учёту

После первичного ввода данных работа сводится к ежедневным и еженедельным операциям при кадровых событиях.

Сведения о приёме и увольнении

На дату приёма или увольнения военнообязанного создаётся документ «Сведения о приёме, переводе и увольнении для военкомата». Из него формируется «Извещение о приёме или увольнении» — печатная форма для отправки в военкомат.

Срок отправки — 5 рабочих дней. Документ оформляется отдельно по каждому сотруднику.

В отчёт «Извещение» по умолчанию не попадают совместители. Уберите фильтр «Вид занятости» в параметрах отчёта, иначе сведения о части сотрудников не попадут в военкомат.

Листок сообщения об изменениях

При любом изменении личных данных военнообязанного создаётся документ «Листок сообщения об изменениях».

Изменения, которые регистрируют в военкомате:

• Образование и квалификация.
• Семейное положение.
• Состояние здоровья.
• Адрес проживания.
• Должность и подразделение.

Из документа печатается приложение № 1 к Порядку информирования. Один экземпляр выдаётся сотруднику под подпись.

Карточка оповещения по повестке

При получении повестки на сотрудника оформляется «Карточка оповещения». Документ вручается работнику минимум за 3 дня до даты явки. На время посещения военкомата за сотрудником сохраняется средний заработок (вид времени «Г» — выполнение государственных обязанностей).

Уведомление о сотрудниках без воинского учёта

Если выявлен сотрудник, который должен состоять на учёте, но не состоит — формируется отчёт «Анализ карточек воинского учёта» с фильтром «Не состоит на воинском учёте». В военкомат уведомление направляется в течение 3 рабочих дней с момента выявления.

Ежегодная сверка с военкоматом

Раз в год компания сверяет свои данные с военкоматом. Это обязательная процедура для всех работодателей.

Этапы сверки

1. Сверка карточек с документами сотрудника. По результатам заполняется документ «Сверка с документами воинского учёта».
2. Передача списка военнообязанных в военкомат. Используется отчёт «Список состоящих на учёте граждан».
3. Получение от военкомата отметок о расхождениях.
4. Внесение корректировок и оформление документа «Сверка с военным комиссариатом» в 1С:ЗУП.

Список 17-летних

До 1 ноября каждого года в военкомат отправляется список граждан, которым в следующем году исполнится 17 лет. Они подлежат первичной постановке на воинский учёт.

Список формируется через отчёт «Личные данные сотрудников» с фильтром по году рождения. Для отправки в 2026 году — год рождения 2010 (исполнится 17 лет в 2027). Дополнительно прикладывается анкета по приложению № 7 к Положению о воинском учёте.

Штрафы за нарушения воинского учёта в 2026 году

Размеры штрафов установлены главой 21 КоАП РФ. С 1 октября 2023 года санкции существенно выросли — Федеральный закон № 404-ФЗ от 31.07.2023. С 1 января 2026 года добавились новые правила — Федеральный закон № 488-ФЗ от 15.12.2025.

Штрафы могут быть наложены в течение 3 лет с даты нарушения. Срок установлен ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ. Право выписывать постановления — у военных комиссаров.

С 1 января 2026 года штраф за несообщение работника о смене места жительства более чем на 3 месяца применяется круглогодично. Раньше норма действовала только в период призыва.

Бронирование сотрудников в 2026 году

Бронирование закрепляет должность за организацией на период мобилизации. Привязка идёт не к человеку, а к должности. При увольнении сотрудника бронь остаётся за должностью.

Прежние брони, утверждённые до 5 июня 2024 года, утратили силу 21 марта 2025 года. Новые правила введены секретным Постановлением Правительства № 766с от 5 июня 2024 года. Условия бронирования уточняйте в военкомате по адресу регистрации.

Типичные ошибки в 1С:ЗУП и быстрые решения

Соберу пять самых частых проблем, с которыми сталкиваются бухгалтеры и кадровики при работе с воинским учётом в программе.

Ошибка 1. В отчёте «Извещение о приёме» нет совместителей

Причина — фильтр «Вид занятости» в параметрах отчёта. Снимите фильтр, и совместители попадут в выгрузку.

Ошибка 2. Отчёт «Сведения об изменениях» пуст

Проверьте две вещи: создан ли документ «Листок сообщения об изменениях» и снят ли в нём флаг «Корешок листка получен». Включённый флаг блокирует попадание в отчёт.

Ошибка 3. Не заполнен 15 раздел карточки организации

Раздел заполняется только при отключённом флаге «Ведётся учёт бронирования». Проверьте настройки кадрового учёта — снимите флаг и сформируйте карточку заново.

Ошибка 4. Несоответствие звания и состава военнослужащих

Соответствие проверяется по статье 46 ФЗ № 53-ФЗ. Например, рядовой и матрос относятся к составу «Солдаты и матросы», но не к «Сержанты и старшины». Программа не блокирует ввод неверной комбинации — проверка лежит на пользователе.

Ошибка 5. Несвоевременное снятие с учёта по возрасту

Сотрудник достиг предельного возраста — программа автоматически статус не меняет. Запустите регулярный отчёт «Анализ карточек воинского учёта» и обновите данные вручную. Иначе на сотрудника продолжит подаваться отчётность.

Часто задаваемые вопросы

В какой версии 1С:ЗУП есть воинский учёт?

Только в редакции КОРП. В версии ПРОФ функционал отсутствует. Для работодателей с большим количеством военнообязанных переход на КОРП обязателен.

Можно ли вести воинский учёт в 1С:Бухгалтерия?

Полноценного функционала воинского учёта в 1С:Бухгалтерия 8.3 нет. Карточки, отчёты в военкомат и сверки оформляются вручную или через 1С:ЗУП КОРП.

Как принять сотрудника без военного билета в 2026 году?

Запросите справку из реестра воинского учёта и реестра повесток. С 2025 года она заменяет военный билет при приёме на работу. Если сотрудник не предоставил документ — установите статус «Не состоит на учёте, но должен» и направьте уведомление в военкомат за 3 рабочих дня.

Кто ставит штамп о воинском учёте в паспорте?

Штамп ставит военкомат при первичной постановке гражданина на учёт. Работодатель проверяет его наличие на 13-й странице паспорта при приёме сотрудника.

Как оформить отсутствие сотрудника по повестке?

Используйте вид времени «Г» — выполнение государственных обязанностей. За сотрудником сохраняется средний заработок. Расходы компании компенсирует военкомат по адресу регистрации работодателя.

Нужно ли вести воинский учёт по самозанятым и подрядчикам?

Нет. Воинский учёт ведётся только по сотрудникам в штате. Граждане на ГПХ и самозанятые в учёте не отражаются.

Что грозит за отсутствие приказа об организации воинского учёта?

Прямого штрафа за отсутствие приказа нет. Но если ответственный не назначен — руководитель может быть оштрафован по статьям 21.1–21.4 КоАП РФ за непредставление сведений.

Как часто проверять данные воинского учёта в 1С?

Раз в квартал — выборочная проверка через отчёт «Анализ карточек воинского учёта». Раз в год — полная сверка с военкоматом по всем сотрудникам.

Резюме

• Воинский учёт обязателен для всех работодателей. Полностью передать его на аутсорсинг нельзя — в штате должен быть ответственный.
• Функционал воинского учёта в 1С есть только в редакции ЗУП КОРП. Базовая настройка занимает 30–60 минут.
• Главные сроки: 5 рабочих дней на сведения о приёме и увольнении, 3 дня на уведомление о сотруднике без учёта, 14 дней на запросы военкомата.
• Штрафы в 2026 году: до 50 000 ₽ для должностного лица и до 500 000 ₽ для организации. Риск растёт — закрытое бронирование, новые сроки по ФЗ № 488-ФЗ от 15.12.2025.

Читайте также

• Электронные трудовые книжки в 1С ЗУП: ведение и отчётность по новой форме ЕФС-1