Виды отпусков и их оформление в 1С 8.3 ЗУП
Отпуск — это не один документ. Их в 1С 8.3 ЗУП больше десяти видов, и каждый со своими правилами расчёта, налогообложения и оформления приказа. От ошибки в выборе вида страдают не только средний заработок и НДФЛ, но и табель: из-за неверно выбранной кнопки часть дней может не учесться в стаже.
Содержание
Какие виды отпусков предусмотрены ТК РФ
Глава 19 ТК РФ делит отпуска на оплачиваемые и без сохранения заработка. Внутри оплачиваемых есть ежегодный основной, дополнительный, учебный и ряд других. Краткая карта:
| Вид отпуска | Норма ТК РФ | Длительность | Оплата |
|---|---|---|---|
| Основной ежегодный | ст. 115 | 28 дней | Средний заработок |
| Удлинённый основной | ст. 115, 334 | 30–56 дней | Средний заработок |
| Дополнительный за вредность | ст. 117 | от 7 дней | Средний заработок |
| Дополнительный за ненормированный день | ст. 119 | от 3 дней | Средний заработок |
| Учебный | ст. 173–177 | от 9 до 50 дней в год | Средний заработок (в части случаев) |
| По беременности и родам | ст. 255 | 140–194 дней | Пособие СФР |
| По уходу за ребёнком до 3 лет | ст. 256 | до 3 лет | Пособие СФР до 1,5 лет |
| Без сохранения заработной платы | ст. 128 | По соглашению | Не оплачивается |
Подготовка инфобазы
Прежде чем оформлять отпуск, проверьте две настройки:
- Должность. В карточке должности должна быть указана продолжительность ежегодного отпуска и доп. отпусков. Без этого в графике и при расчёте программа возьмёт стандартные 28 дней.
- График работы сотрудника. Если сотрудник работает по сменам, программа считает дни отпуска по календарным дням, а сменный график влияет на табель и средний заработок.
Виды дополнительных отпусков (за ненормированный день, за вредность) создаются в разделе Настройка — Виды отпусков. Каждому привязывается длительность и условия предоставления.
Ежегодный оплачиваемый отпуск: документ Отпуск
Открываем Зарплата — Отпуска — Отпуск. Заполняем:
- сотрудник;
- организация;
- дата начала и окончания;
- вид отпуска: Ежегодный основной;
- выплата: с зарплатой, в межрасчёт или с авансом.
Программа сама подтянет средний заработок и рассчитает отпускные. На вкладке Начислено (подробно) можно посмотреть детализацию: какие месяцы вошли в расчёт, какие суммы попали в базу.
По ст. 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Проверьте дату выплаты в документе.
Дополнительный отпуск
Чаще всего его оформляют отдельным документом Отпуск с видом Ежегодный дополнительный. Если основной и дополнительный отпуск идут подряд, можно оформить общий документ — система разделит начисления по видам внутри.
За вредные условия дополнительные дни рассчитываются пропорционально фактически отработанному времени во вредных условиях (ст. 121 ТК РФ). В программу нужно вносить отработанные дни, чтобы расчёт прошёл корректно.
Отпуск по беременности и родам
Используется отдельный документ Отпуск по уходу за ребёнком или, в более ранних релизах, Больничный лист с видом Беременность и роды. Размер пособия с 2026 года считается из среднего заработка за два предыдущих года, на основании листка нетрудоспособности.
Что важно учесть:
- пособие оплачивается полностью за счёт СФР;
- работодатель проводит документ для отражения в кадрах и табеле, на сумму выплат не влияет;
- выплачивает пособие СФР напрямую сотруднице на основании сведений, переданных через ЭЛН.
Отпуск по уходу за ребёнком
Документ Отпуск по уходу за ребёнком. В шапке указываем дату начала и плановую дату окончания (до 1,5 или до 3 лет).
До 1,5 лет за работником сохраняется ежемесячное пособие, которое с 2024 года выплачивает СФР. Период идёт в страховой стаж и в стаж для отпусков.
От 1,5 до 3 лет место работы и должность сохраняются, но выплат от государства нет. Если в этот период сотрудник выходит на работу на неполный день, надо создать документ Возврат из отпуска по уходу, чтобы пособие пересчиталось.
Отпуск без сохранения заработной платы
Оформляется документом Отпуск без сохранения зарплаты. Применяется по соглашению с работодателем либо в обязательных случаях по ст. 128 ТК РФ: рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника. Тогда отказать работодатель не вправе.
Что учесть в табеле:
- дни отпуска отмечаются кодом ДО (за свой счёт);
- в стаж для ежегодного отпуска засчитываются не более 14 календарных дней в году (ст. 121 ТК РФ);
- если сотрудник пробыл в отпуске за свой счёт более 14 дней, рабочий год для расчёта основного отпуска сдвигается.
График отпусков
Раздел Кадры — Все кадровые документы — График отпусков. Документ создаётся ежегодно до 17 декабря года, предшествующего году отпусков (ст. 123 ТК РФ).
В программе можно:
- сформировать график автоматически по остаткам отпусков;
- распечатать унифицированную форму Т-7;
- отслеживать соответствие фактических отпусков плановым;
- уведомлять сотрудников за 14 дней до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ).
Налогообложение и страховые взносы
Отпускные облагаются НДФЛ по прогрессивной шкале как обычный доход и попадают в базу страховых взносов. Налог удерживается при фактической выплате. С 2024 года НДФЛ перечисляется в составе ЕНП по новым срокам.
Пособия по беременности и родам, по уходу за ребёнком до 1,5 лет НДФЛ не облагаются. Пособие по временной нетрудоспособности — облагается со всей суммы.
Резюме
- В ЗУП реализован отдельный документ под каждый вид отпуска. Главное — правильно выбрать вид, иначе налоги и табель пойдут с ошибкой.
- Минимальная длительность ежегодного отпуска — 28 дней, отдельные категории получают удлинённый или дополнительный отпуск.
- Отпуск без сохранения зарплаты сверх 14 дней в году сдвигает рабочий год для основного отпуска.
- Пособия СФР по беременности, родам и уходу за ребёнком до 1,5 лет освобождены от НДФЛ; обычные отпускные облагаются как зарплата.
Загрузка...