График отпусков в 1С ЗУП 8.3: составление формы Т-7 и переносы

График отпусков в 1С ЗУП 8.3 — обязательный кадровый документ. По статье 123 ТК РФ график утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления нового года. То есть к 17 декабря 2025 года все организации обязаны иметь утверждённый график на 2026 год. Без него — штраф по статье 5.27 КоАП РФ до 50 000 ₽ для юрлица. С графиком работодатель планирует загрузку, а сотрудники знают, когда у них отпуск.

В материале — как создать график за 5 шагов, импортировать данные из Excel и оформить переносы.

Кто обязан составлять график отпусков

График обязателен для всех работодателей, у которых есть штатные сотрудники по трудовому договору.

Кому график не нужен

• Микропредприятиям, если в трудовом договоре прописана дата отпуска (статья 309.2 ТК РФ).
• ИП без наёмных работников.

Микропредприятия — компании со штатом до 15 человек и выручкой до 120 млн ₽ в год.

Сроки утверждения

Виды отпусков в графике

В графике отражаются ежегодные отпуска. Внеплановые (по болезни, по семейным обстоятельствам) в график не попадают.

Подготовка: справочник видов отпусков

Перед составлением графика проверьте справочник видов отпусков.

Где находится

Через раздел Настройка → Виды отпусков.

Что проверить

• Есть ли «Ежегодный оплачиваемый отпуск» — это базовая запись.
• Заведены ли дополнительные виды отпусков, актуальные для компании (за ненормированный день, северный, за вредность).
• Корректны ли количество дней и порядок предоставления.

Создание нового вида

Нажмите «Создать», заполните наименование и параметры. Можно настроить зависимость от стажа через кнопку «Настроить» — например, для увеличения дней отпуска у работников со стажем более 5 лет.

Шаг 1. Создание графика отпусков

Где находится

Через раздел Кадры → Графики, переносы отпусков.

Алгоритм

1. Откройте журнал.
2. Нажмите «Создать → График отпусков».
3. В шапке выберите организацию.
4. Укажите год, на который составляется график (2026).
5. Нажмите «ОК».

Шаг 2. Заполнение списка сотрудников

Программа предлагает два способа.

Через кнопку «Подбор»

Выбираете сотрудников из списка вручную. Удобно, когда штат небольшой.

Через кнопку «Добавить»

Добавляет одного сотрудника по поиску.

Через «Заполнить»

Программа автоматически добавит всех сотрудников организации с действующими трудовыми договорами.

Шаг 3. Внесение дат отпуска

Для каждого сотрудника указывается:

• Начальная дата отпуска.
• Количество дней.
• Конечная дата (рассчитается автоматически с учётом праздничных дней).

Если отпуск дробится на части

Закон допускает разделение отпуска на части по соглашению сторон. Хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

В графике дробление оформляется так:

1. Добавьте сотрудника в график.
2. Создайте первую строку с первой частью отпуска.
3. Добавьте вторую строку с тем же сотрудником и второй частью.
4. При необходимости — третью.

Шаг 4. Загрузка из Excel

Удобно для крупных компаний с заранее подготовленным графиком.

Алгоритм

1. В документе «График отпусков» нажмите «Заполнить из файла».
2. Подготовьте Excel с колонками: ФИО, дата начала, количество дней.
3. Загрузите файл.
4. Программа сопоставит ФИО со справочником сотрудников.
5. Подтвердите загрузку.

При загрузке возможны несоответствия — программа предложит сопоставить вручную или пропустить строки.

Шаг 5. Утверждение и печать формы Т-7

После заполнения график утверждается руководителем.

Печатные формы

• Т-7 — типовая форма «График отпусков», утверждённая Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.
• Уведомление о начале отпуска — отдельный документ для каждого сотрудника.

Через кнопку «Печать» в открытом графике выберите нужную форму. Распечатайте, дайте подписать руководителю и ознакомьте сотрудников под роспись.

Перенос отпуска

В течение года часто возникает необходимость перенести отпуск.

Основания для переноса

• Болезнь сотрудника во время отпуска.
• Производственная необходимость.
• Заявление сотрудника по семейным обстоятельствам.
• Несвоевременная выплата отпускных.

Алгоритм переноса

1. Откройте действующий график отпусков.
2. Найдите строку с сотрудником.
3. Нажмите «Оформить перенос» в графе «Фактический отпуск».
4. В новом окне укажите новые даты и причину переноса.
5. Проведите.

Программа автоматически создаст документ «Перенос отпуска» и обновит график.

Оформление отпуска из графика

За 2 недели до начала отпуска оформляется приказ.

Алгоритм

1. В графике отпусков найдите строку с сотрудником.
2. В графе «Фактический отпуск» нажмите «Оформить отпуск».
3. Программа создаст документ «Отпуск» с предзаполненными датами.
4. Проверьте средний заработок и сумму отпускных.
5. Проведите.

Печатные формы приказа

• Т-6 — приказ на одного сотрудника.
• Т-6а — приказ на нескольких сотрудников одновременно.

Срок выплаты отпускных

Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ).

Что считается «за 3 дня»

Спорный момент. Минтруд (письмо № 14-2/В-191 от 30.07.2014) рекомендует трактовать как «не позднее, чем за 3 дня». То есть отпуск с 1-го числа — отпускные не позднее 28-го предыдущего месяца. Чтобы избежать проблем, бухгалтерия часто платит за 5–7 дней до начала отпуска.

Отчёты по отпускам

В программе доступно несколько отчётов для контроля.

Где найти

Через раздел Кадры → Кадровые отчёты или Зарплата → Отчёты по зарплате.

Типичные ошибки и решения

Ошибка 1. График не утверждён в срок

До 17 декабря — крайний срок для следующего года. Просрочка — штраф до 50 000 ₽ по статье 5.27 КоАП РФ. Решение — создать график задним числом и провести в журнале регистрации.

Ошибка 2. Сотрудник пропущен в графике

Не попал в выборку при автозаполнении. Часто причина — приём на работу после составления графика. Дополните график документом «Изменение графика отпусков».

Ошибка 3. Отпуск меньше 14 дней одной частью

Нарушение статьи 125 ТК РФ. Хотя бы одна часть отпуска должна быть от 14 дней. Перепланируйте отпуск.

Ошибка 4. Отпуск приходится на праздники

Праздники не входят в число отпускных дней (статья 120 ТК РФ). Программа автоматически не учитывает их в общий счёт. Если в карточке отпуска появилась проблема — пересчитайте даты.

Ошибка 5. Не уведомлён сотрудник о начале отпуска

Уведомление обязательно за 2 недели. Если уведомление не оформлено — сотрудник может потребовать переноса отпуска. Печатайте уведомления заранее и собирайте подписи.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить дату отпуска после утверждения графика?

Да, по согласованию между работником и работодателем. Изменение оформляется документом «Перенос отпуска» с указанием причины.

Имеет ли право работник идти в отпуск в другое время?

Только по согласованию с работодателем. Без согласования — отпуск считается прогулом.

Учитываются ли в графике отпуска без сохранения зарплаты?

Нет. График составляется только для оплачиваемых отпусков. Отпуск за свой счёт оформляется отдельным заявлением и приказом по факту.

Можно ли заменить отпуск компенсацией?

Только дни сверх 28. Сами 28 дней основного отпуска должны быть отгуляны. Подробнее — в нашей статье про компенсацию за неиспользованный отпуск.

Кто имеет право выбирать удобное время отпуска?

Льготные категории согласно ТК РФ: беременные женщины, родители детей до 3 лет, многодетные с детьми до 12 лет, почётные доноры, чернобыльцы, супруги военнослужащих.

Что делать, если работник заболел во время отпуска?

Отпуск продляется на дни больничного или переносится на другой период по заявлению работника (статья 124 ТК РФ).

Нужно ли пересоставлять график при приёме нового сотрудника?

В первый год работы право на отпуск возникает после 6 месяцев. График дополняется через документ «Изменение графика отпусков».

Резюме

• График отпусков в 1С ЗУП 8.3 на 2026 год должен быть утверждён до 17 декабря 2025 года. Просрочка — штраф до 50 000 ₽ по статье 5.27 КоАП РФ.
• Документ создаётся через Кадры → Графики, переносы отпусков. Сотрудники добавляются по «Подбору», «Заполнить» или загрузкой из Excel. Печатная форма Т-7.
• Дробление отпуска допустимо, но одна часть должна быть не менее 14 дней по статье 125 ТК РФ. Уведомление сотрудника — за 2 недели до начала.
• Перенос отпуска оформляется через специальный документ. Связь с графиком сохраняется автоматически. Отчёты помогают контролировать остатки и фактическое исполнение.