Рассылка отчета «Остатки отпусков» в 1С 8.3

Раз в квартал HR рассылает сотрудникам справку об их остатках отпусков. Делать это вручную трудозатратно, особенно при штате в сотни человек. В программе 1С 8.3 ЗУП есть встроенный механизм рассылок, который умеет отправлять каждому свою копию отчёта. Покажу, как настроить.

Зачем нужна такая рассылка

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск закреплено в ст. 115 ТК РФ. Минимальная продолжительность – 28 календарных дней. Если сотрудник не использует отпуск, дни накапливаются. По ст. 127 ТК РФ при увольнении выплачивается компенсация за все неотгулянные дни.

Регулярная рассылка остатков:

• дисциплинирует график отпусков;
• помогает заранее планировать резерв;
• снижает риск претензий со стороны сотрудников;
• упрощает работу при увольнении.

Шаг 1. Настройка отчёта

Откройте «Кадры» – «Отчёты по кадрам» – «Справка об остатках отпусков». Кнопка «Настройки» – режим «Расширенный».

Перейдите на вкладку «Отборы». По кнопке «Добавить» раскройте группу «Сотрудник» и выберите поле «Физическое лицо».

Важно: рядом с группой «Сотрудник» есть отдельное поле «Физическое лицо» (вне группы). Его выбирать не нужно.

Настройка должна выглядеть так:

Сотрудник − Физическое лицо − Равно − Пустое поле

Закройте окно настроек.

Шаг 2. Сохранение варианта

Кнопка «Сохранить вариант отчёта». Дайте понятное название, например «Остатки отпусков для рассылки».

Теперь у вас есть отчёт с отбором по физическому лицу.

Шаг 3. Создание рассылки

В настройках сделайте отбор по любому одному физлицу. Кнопка «Создать рассылку».

В форме рассылки заполните:

• Наименование – например «Остатки отпусков, ежеквартально»;
• Отправлять – Свой отчёт для каждого получателя;
• Получатели – Физические лица.

Шаг 4. Привязка получателя к отбору

В строке «Сотрудник, Физическое лицо, Равно» нажмите кнопку «Свой отчёт для каждого получателя». В колонке «Значение» появится метка [Получатель].

Это и есть ключ к персонализации: каждому сотруднику программа сформирует отчёт, в котором отбор подставит именно его данные.

Шаг 5. Список рассылки

Дальше выбираем получателей. Если у физлиц заполнены email в карточках, программа их подставит сама. Можно добавить группу подразделений или отдельных сотрудников.

Перейдите на вкладку «Доставка». Заполните:

• тему письма – например «Ваш остаток отпусков»;
• текст письма – с обращением и пояснением;
• периодичность – ежемесячно, ежеквартально или вручную;
• вложение – рекомендую формат PDF или XLSX.

Сохраните рассылку. Дальше она работает по расписанию или по кнопке «Выполнить сейчас».

Что проверить перед запуском

• В карточках сотрудников заполнен email.
• Настроена учётная запись отправителя в «Администрирование» – «Органайзер» – «Электронная почта«.
• Регламентное задание включено – иначе автоматическая отправка не пойдёт.
• Вариант отчёта сохранён под понятным именем – чтобы потом было легко найти.

Альтернатива: единый файл руководителю

Если задача – дать руководителю отдела общую сводку, а не каждому сотруднику его данные, схема проще. Создаёте отчёт без отбора, в рассылке выбираете «Один отчёт всем получателям». Тогда HR-менеджер получит общую таблицу.

Когда лучше делать персональную рассылку

• Конец календарного года – чтобы сотрудники успели запланировать отпуск.
• Перед утверждением графика отпусков – обычно за две недели до 17 декабря.
• Раз в квартал – профилактика накопления отпускных дней.

Резюме

• В программе 1С 8.3 ЗУП персональная рассылка остатков отпусков делается через сохранённый вариант отчёта с отбором по физлицу.
• Ключ к персонализации – значение [Получатель] в условии отбора.
• Каждому сотруднику отправляется свой файл с его остатками. Никаких ручных манипуляций.
• Перед запуском проверьте email в карточках, настройку почты и регламентное задание.

Читайте также

• Автоматическая рассылка расчётных листков в 1С 8.3 ЗУП 3.1