Рассылка расчётных листков по электронной почте из 1С ЗУП: пошаговая настройка

Каждый работодатель обязан выдавать расчётный листок при каждой выплате зарплаты. Об этом говорит ст. 136 ТК РФ. При этом способ выдачи закон не регламентирует.

По разъяснению Роструда (письмо от 18.03.2010 № 739-6-1), порядок выдачи расчётных листков работодатель утверждает самостоятельно в локальном нормативном акте. Отправка по электронной почте правомерна при наличии такого порядка.

В «1С:ЗУП 3.1» автоматическая рассылка уже встроена. Нужно только один раз настроить её — и программа будет рассылать листки без вашего участия.

Что нужно сделать перед настройкой

• Убедиться, что у сотрудников в программе указаны адреса электронной почты.
• Закрепить электронный способ выдачи расчётных листков в локальном нормативном акте (например, в Положении об оплате труда или отдельном приказе).
• Проверить, что версия ЗУП поддерживает рассылку (релиз 3.1 и выше).

Шаг 1: заполнить email-адреса сотрудников

Путь: Кадры → Сотрудники → откройте карточку → гиперссылка «Личные данные».

В разделе «Контактная информация» заполните поле «Email».

Для проверки заполненности адресов по всем сотрудникам сразу используйте стандартный отчёт: Кадры → Отчёты → Контактная информация сотрудников.

Шаг 2: настроить системную учётную запись почты

Путь: Администрирование → Органайзер → Почта → Настройка системной учётной записи.

1. Введите адрес почты организации (с которой будут отправляться письма).
2. Введите пароль. Важно: это должен быть пароль для внешних приложений, а не от самого почтового ящика.
3. Установите флажок «Для отправки писем». Флажок «Для получения» можно не ставить — для рассылки он не нужен.
4. Укажите имя владельца учётной записи (название организации или отдела).
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Особенность Mail.ru: для почты на домене mail.ru, bk.ru, inbox.ru и list.ru нужен специальный «пароль для внешних приложений». Обычный пароль не подойдёт. Создайте его в настройках почтового ящика: Пароль и безопасность → Пароли для внешних приложений.

Шаг 3: создать рассылку расчётных листков

Путь: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов → кнопка «Создать».

1. В поле «Отчёт» выберите из списка отчёт «Расчётный листок».
2. В поле «Настройки отправки» выберите: «Свой отчёт для каждого получателя». Это критически важно — иначе все получат одинаковый листок.
3. Укажите период — месяц начисления.
4. Установите флажок «Подготовлена» — без него рассылка не запустится.

Шаг 4: настроить получателей

1. На вкладке «Получатели» нажмите «Подобрать».
2. Выберите нужных сотрудников или организацию целиком.
3. На вкладке «Доставка (эл. почта)» укажите отправителя — выберите созданную системную учётную запись.
4. При необходимости заполните тему письма и текст сообщения.

Шаг 5: настроить расписание (опционально)

Для автоматической рассылки после каждого расчёта зарплаты перейдите на вкладку «Расписание» и задайте:

• Периодичность — например, ежемесячно.
• Дату и время первого запуска.

Если расписание не нужно — рассылку можно запустить вручную кнопкой «Выполнить сейчас».

Шаг 6: выполнить рассылку и проверить результат

1. Убедитесь, что флажок «Подготовлена» установлен.
2. Нажмите «Выполнить сейчас».
3. Программа выдаст сообщение о завершении рассылки.
4. Проверьте входящие на адресе одного из сотрудников. Письмо придёт с прикреплённым архивом — расчётный листок внутри в формате PDF или Excel.

Альтернатива: сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Если в компании много сотрудников или нужно обеспечить мобильный доступ, рассмотрите сервис «1С:Кабинет сотрудника». Он позволяет:

• Рассылать расчётные листки прямо на смартфон.
• Вести кадровый электронный документооборот.
• Сотруднику просматривать листок в личном кабинете без необходимости загружать архив.

Резюме

• Рассылка расчётных листков по email правомерна при закреплении такого порядка в локальном акте. Основание: ст. 136 ТК РФ.
• Настройка в «1С:ЗУП 3.1» занимает 20–30 минут: системная учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Почта) → email сотрудников → создание рассылки с параметром «Свой отчёт для каждого получателя».
• Для Mail.ru и аналогичных сервисов используйте специальный пароль для внешних приложений, а не стандартный пароль от ящика.
• Для запуска обязателен флажок «Подготовлена». Автоматизация достигается через настройку расписания.

Читайте также

• Автоматическая рассылка расчётных листков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
• Рассылка отчета «Остатки отпусков» в 1С 8.3