Автоматическая рассылка расчётных листков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
Раздавать бумажные расчётные листки в день зарплаты — занятие из прошлого. В 1С 8.3 ЗУП 3.1 встроена рассылка по почте: после расчёта программа сама отправит каждому сотруднику его листок на личный email.
Содержание
Что нужно настроить
Чтобы рассылка работала, нужны три вещи:
- системная учётная запись e-mail организации;
- email-адреса в карточках сотрудников;
- регламентное задание для автоматической отправки.
Шаг 1. Учётная запись отправителя
Раздел: Администрирование → Органайзер → Почта → Настройка системной учётной записи.
В форме заполняется:
- Адрес почты — в формате user@server.net.
- Пароль учётной записи — для отправки писем без подтверждения каждый раз.
- Использовать учётную запись — флаги Для отправки и Для получения (по умолчанию оба).
- Для кого учётная запись — переключатель Для всех, чтобы отправлять могли все пользователи.
- Имя отправителя — то, что увидит получатель в поле «От».
Параметры подключения
В большинстве случаев работает автоопределение — переключатель Определить параметры подключения автоматически. Если автоопределение не сработало, переключаемся на ручную настройку.
| Параметр | Что заполнить |
|---|---|
| Сервер исходящей почты (SMTP) | Адрес сервера, например smtp.yandex.ru |
| Порт | 465 (SSL) или 587 (STARTTLS) |
| Безопасное соединение | SSL / TLS |
| Имя пользователя | Адрес почты целиком |
| Пароль | Пароль приложения, не основной |
Для Яндекс.Почты, Mail.ru, Gmail требуется отдельный пароль приложения, а не основной пароль аккаунта. Создаётся в личном кабинете почтового сервиса в разделе безопасности.
Шаг 2. Email-адреса сотрудников
Адрес заполняется в карточке: Кадры → Сотрудники → открыть карточку → Личные данные → E-mail для расчётных листков. Без этого поля сотрудник в рассылку не попадёт.
Если адресов много и есть выгрузка из HR-системы, можно загрузить через групповое изменение.
Шаг 3. Запуск рассылки
Два способа запустить отправку:
- Вручную из отчёта. Сформировать отчёт Расчётный листок (раздел Зарплата → Отчёты → Расчётный листок), выбрать сотрудников, нажать Отправить по почте.
- По расписанию. В разделе Администрирование → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания найти задание рассылки и настроить расписание — например, каждый месяц 10-го числа в 18:00.
Защита листка паролем
Расчётный листок содержит персональные данные. По требованию 152-ФЗ их нужно защищать. В программе можно настроить отправку с PDF-вложением, защищённым паролем. Пароль обычно ставится по шаблону — например, последние 4 цифры табельного номера.
Настройка пароля: в карточке системной учётной записи или в настройке отчёта Расчётный листок — пункт Защищать паролем.
Что проверить, если не отправляется
| Проблема | Где искать причину |
|---|---|
| Письма уходят в спам | Добавить адрес отправителя в whitelist, настроить SPF/DKIM на домене |
| Ошибка авторизации SMTP | Сгенерировать новый пароль приложения |
| Часть сотрудников не получает | Проверить заполнение поля E-mail в карточках |
| Регламентное задание не запускается | Включить флаг Используется в настройках задания |
Нормативная база
Обязанность выдавать расчётный листок — статья 136 ТК РФ. Электронная форма листка допустима, если работодатель закрепил это в локальном акте — позиция Минтруда в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. Защита персональных данных — Федеральный закон № 152-ФЗ.
Резюме
- Один раз настройте системную учётную запись с паролем приложения.
- Email сотрудника обязателен в карточке — без него листок не уйдёт.
- Регламентное задание автоматизирует рассылку по расписанию.
- PDF-вложение защищайте паролем в соответствии с 152-ФЗ.
Загрузка...