Расчётный листок в 1С 8.3 ЗУП: формирование, печать и рассылка
Расчётный листок — это не формальность. Работодатель обязан выдавать его при каждой выплате зарплаты. В 1С 8.3 ЗУП формирование занимает пару секунд. В статье — где найти листок, как сделать массово и легально перейти на электронный формат.
Содержание
Что говорит закон
Обязанность работодателя закреплена в статье 136 ТК РФ. При выплате зарплаты работнику в письменной форме сообщают:
- Составные части зарплаты, причитающейся за период.
- Размеры иных сумм (премии, отпускные, больничные).
- Удержания и их размер.
- Общую сумму к выплате.
Форма листка утверждается работодателем самостоятельно с учётом мнения профсоюза. Унифицированной формы нет.
Где найти расчётный листок в 1С 8.3 ЗУП
Доступ к листку из двух мест:
- Документ «Начисление зарплаты и взносов» — кнопка «Расчётный листок».
- Раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок».
Из документа «Начисление зарплаты»
Алгоритм:
- Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов».
- Найдите документ нужного месяца.
- В табличной части выделите сотрудника.
- Нажмите «Расчётный листок».
Расчётный листок откроется в отдельной форме. Структура:
| Раздел | Что отражает |
|---|---|
| Долг на начало | Сумма долга работодателя или работника на начало месяца |
| Начислено | Все начисления: оклад, премии, надбавки, больничные, отпускные |
| Льготы | Стандартные вычеты, профессиональные вычеты |
| Удержано | НДФЛ, алименты, иные удержания |
| Выплачено | Авансы, перечисления на карту, наличными |
| Долг на конец | Остаток долга на конец месяца |
| Облагаемый доход | Совокупный доход для расчёта НДФЛ |
Массовое формирование листков
Часто нужны листки сразу по группе сотрудников или всему отделу. В 1С 8.3 ЗУП работают стандартные комбинации выделения:
- Shift + клик — выделить диапазон от первого до указанного.
- Ctrl + клик — выборочное выделение по одному.
- Shift + ↓/↑ — добавление по одному ниже или выше.
- Shift + PgDn/PgUp — выделение целыми экранами.
После выделения нажмите «Расчётный листок». Программа сформирует пакет на всех выделенных сотрудников. Листки откроются на отдельных страницах одного отчёта.
Через раздел «Отчёты по зарплате»
Этот вариант удобнее для регулярной выгрузки. Путь: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок».
На форме отчёта задайте параметры:
- Период (месяц или диапазон).
- Организация.
- Подразделение или конкретные сотрудники.
Кнопка «Сформировать» построит отчёт.
Печать и сохранение в файл
Из открытого расчётного листка:
- Кнопка «Печать» отправляет листок на принтер.
- «Файл» → «Сохранить как» — выгрузка в PDF, Excel или MXL.
- «Отправить по электронной почте» — отправка файла прямо из 1С.
Для пакетной печати используйте предварительный просмотр — там можно настроить расположение листков на странице.
Электронный расчётный листок и КЭДО
С введением кадрового электронного документооборота расчётные листки можно отправлять в электронном виде. Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 подтвердил, что электронный листок при соблюдении условий равноценен бумажному.
Условия для электронной выдачи:
- Локальный нормативный акт о КЭДО, согласованный с профсоюзом.
- Информационная система с фиксацией факта получения работником.
- Согласие работника на электронный формат.
В 1С 8.3 ЗУП есть встроенная рассылка листков на email. Путь: «Зарплата» → «Сервис» → «Рассылка расчётных листков».
Перед массовой рассылкой настройте:
- Учётную запись email отправителя.
- Шаблон письма с темой и текстом.
- Пароль для PDF (рекомендуется установить).
- Список получателей и их email-адресов.
Защита персональных данных
Расчётный листок содержит персональные данные. По Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ работодатель обязан обеспечить их защиту.
Рекомендации:
- Не пересылайте листки по обычной электронной почте без шифрования.
- Используйте PDF с паролем при отправке.
- Сами файлы не должны храниться на общедоступных дисках.
- Доступ к функции рассылки в 1С — только у определённых пользователей через права доступа.
Что делать, если в листке ошибка
Сценарий: уже выдали листок, а потом обнаружили неправильные суммы.
- Внесите корректирующий документ (исправление, доначисление, перерасчёт).
- Перепроведите «Начисление зарплаты и взносов».
- Сформируйте новый расчётный листок.
- Передайте сотруднику с пометкой «Исправлено».
Старый листок не отзывайте — храните оба варианта в архиве для аудит-следа.
Резюме
- Расчётный листок — обязательный документ при выплате зарплаты (статья 136 ТК РФ). Форма утверждается работодателем.
- В 1С 8.3 ЗУП листок формируется из «Начисления зарплаты» или раздела отчётов. Массовая печать — через групповое выделение Shift/Ctrl.
- Электронная выдача допустима при наличии ЛНА о КЭДО и согласия работника. В 1С есть встроенная рассылка по email.
- При защите ПД используйте PDF с паролем, ограничьте доступ к функции рассылки и не храните листки на общих дисках.
Загрузка...