Поступление оплаты от покупателя в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Корректно оформленная оплата от покупателя — основа точных расчётов и закрытия задолженности по договору. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 для этого используют документ «Поступление на расчётный счёт». От правильного выбора счёта и способа погашения зависит, попадёт ли сумма в выручку, в аванс или останется висеть на 62 счёте. Ниже — схема работы с проводками, НДС, возвратами и типовыми ошибками.

Какие счета участвуют в оплате

В типовой конфигурации расчёты с покупателями ведут на счёте 62. Он делится на два субсчёта.

Раздельный учёт авансов и задолженности — требование Инструкции по применению Плана счетов.

«Аналитический учёт по счёту 62 ведётся по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счёту, а при расчётах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику…» — Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Источник: План счетов бухгалтерского учёта (Минфин № 94н).

Как найти расхождения по оплате

Перед заведением оплаты полезно проверить остатки. Откройте «Отчёты» → «Стандартные отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».

В настройках:

• выберите счёт 62;
• задайте период;
• включите группировку по контрагентам и договорам;
• отметьте флажок «Документы расчётов с контрагентами».

Дебетовое сальдо по 62.01 — задолженность покупателя. Кредитовое сальдо по 62.02 — незакрытый аванс.

Документ «Поступление на расчётный счёт»

Расположен в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки» → кнопка «Поступление».

Загрузка из клиент-банка

Самый быстрый способ — выгрузить выписку из банка и загрузить файл в 1С. Программа сама определит контрагента по ИНН и подставит счета. Бухгалтеру остаётся только сверить и провести.

Ручное заполнение

Если выписки нет, документ создают вручную. Поля:

Три способа погашения задолженности

Это ключевой реквизит документа. От него зависит, какие проводки сформирует программа.

Автоматически

Программа сама закроет задолженность по правилу ФИФО. Берёт самый ранний неоплаченный документ и накрывает оплатой.

Проводка: Дт 51 Кт 62.01.

Если оплата больше, чем задолженность по одному документу, сформируются две проводки. Излишек уйдёт на следующий документ или на аванс (62.02).

По документу

Бухгалтер сам выбирает реализацию или счёт, к которому относится оплата. Активируется поле «Документ», в нём подбирают конкретный первичный документ.

Способ удобен, если есть спорная задолженность или нужно зачесть оплату не по правилу ФИФО.

Не погашать

Вся сумма уходит в аванс. Проводка: Дт 51 Кт 62.02.

Этот вариант применяют, когда покупатель платит до отгрузки и реализации в системе ещё нет.

Создание оплаты на основании других документов

На основании счёта покупателю

В журнале «Счета покупателям» откройте нужный счёт. Кнопка «Создать на основании» → «Поступление на расчётный счёт». Поля заполнятся автоматически.

На основании реализации

Откройте журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)». Через «Создать на основании» → «Поступление на расчётный счёт». Способ погашения встанет «По документу», в качестве документа подставится сама реализация.

НДС с полученных авансов

Аванс рождает обязанность исчислить НДС. Это требование пп. 2 п. 1 ст. 167 НК РФ: налоговая база определяется на наиболее раннюю из двух дат — отгрузка или оплата.

Счёт-фактура на аванс

Срок выставления — 5 календарных дней с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). В 1С счёт-фактуру можно выписать прямо из документа поступления — кнопкой «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный».

Проводка: Дт 76.АВ Кт 68.02 — начислен НДС с аванса.

Авансовый счёт-фактура автоматически попадает в книгу продаж с кодом операции 02.

Автоматическая регистрация

Удобный механизм — обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс». Раздел «Банк и касса» или «Операции» → одноимённая команда. Программа сама найдёт все авансы за период и выпишет нужные счета-фактуры.

Период регистрации задают в учётной политике. Варианты: всегда, не регистрировать зачтённые в течение 5 дней, до конца месяца, до конца квартала.

Зачёт аванса при отгрузке

Когда покупателю отгружают товар, в проводках отражается зачёт:

• Дт 62.02 Кт 62.01 — зачёт ранее полученного аванса;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с реализации;
• Дт 68.02 Кт 76.АВ — принят к вычету НДС, ранее начисленный с аванса (п. 8 ст. 171 НК РФ, п. 6 ст. 172 НК РФ).

Возврат аванса покупателю

Если сделка не состоялась, аванс возвращают. Оформляют документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю».

Проводки:

• Дт 62.02 Кт 51 — деньги возвращены;
• Дт 68.02 Кт 76.АВ — принят к вычету НДС, начисленный ранее с аванса (п. 5 ст. 171 НК РФ).

Вычет применяют только при наличии письменного соглашения о расторжении или изменении договора.

Особенности УСН

На УСН действует кассовый метод. Аванс становится доходом сразу при поступлении на счёт. Это правило п. 1 ст. 346.17 НК РФ.

В 1С при виде операции «Оплата от покупателя» программа сама подтянет сумму в Книгу учёта доходов и расходов. Проверить можно в КУДиР: раздел «Отчёты» → «УСН» → «Книга доходов и расходов».

Если аванс возвращён покупателю, доход уменьшают на дату возврата. Это отражают тем же документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Возврат покупателю».

Контроль корректности проводок

После проведения оплаты проверьте ОСВ по счёту 62 в разрезе документов расчётов:

• задолженности должны висеть только на 62.01;
• авансы — только на 62.02;
• не должно быть «зеркальных» остатков по одному контрагенту на двух субсчетах одновременно.

Если такие остатки есть — это сигнал, что зачёт прошёл некорректно. Исправляют документом «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи»).

Типовые ошибки

• Указан счёт 62 без субсчёта. Программа выдаст ошибку или поставит сумму не туда.
• Выбран способ «Не погашать», хотя реализация уже проведена. Сумма уйдёт в аванс, появится дублирование задолженности.
• Не выписан счёт-фактура на аванс. На квартал может «зависнуть» задолженность по НДС.
• При возврате аванса не сделан вычет НДС. Налог уплачен в бюджет, но не возвращён.
• На УСН доход не попал в КУДиР. Проверьте поле «Доходы УСН» в строке табличной части документа.
• Не указано «Назначение платежа». При выгрузке отчётности и сверках с контрагентами это создаёт лишние вопросы.

Резюме

• Оплату от покупателя оформляют документом «Поступление на расчётный счёт» в разделе «Банк и касса». Загрузка из клиент-банка ускоряет работу.
• Реквизит «Погашение задолженности» определяет проводки: Дт 51 Кт 62.01 (закрытие долга), Дт 51 Кт 62.02 (аванс), либо привязка к конкретному документу.
• На полученный аванс в течение 5 дней нужно выставить счёт-фактуру: Дт 76.АВ Кт 68.02. При отгрузке НДС принимают к вычету: Дт 68.02 Кт 76.АВ.
• На УСН аванс сразу попадает в доходы по кассовому методу. Возврат аванса уменьшает доход на дату списания со счёта.

Читайте также

• Как закрыть счёт 76.АВ в 1С 8.3: зачёт аванса и вычет НДС
• Варианты зачёта аванса в 1С 8.3 (БП 3.0): автоматически и по документу
• Услуги и комиссия банка в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0: проводки и налоговый учёт
• Комиссионная торговля через маркетплейсы в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0: настройка, проводки и отчёты
• Корректировка реализации в 1С 8.3 проводки: пошагово в сторону уменьшения и увеличения