Настройка статей затрат в 1С 8.3: справочник, виды НУ и счета

Статьи затрат в 1С 8.3 — это аналитический разрез всех расходов организации. Без правильно настроенного справочника невозможно сформировать декларацию по налогу на прибыль, корректно посчитать себестоимость и провести управленческий анализ. Один неверно созданный элемент справочника, и десятки документов уходят в неправильную аналитику. В декларации появляются красные строки.

В материале — как структурировать справочник, привязать статьи к счетам и видам налогового учёта.

Что такое статьи затрат

Статьи затрат — это субконто (аналитический разрез) для затратных счетов бухгалтерского учёта. Используются для группировки расходов по экономическому смыслу.

На каких счетах применяются

91 счёт — отдельный справочник

Прочие доходы и расходы (счёт 91) ведутся через отдельный справочник «Прочие доходы и расходы». Не путать со «Статьями затрат».

Аналитика на затратных счетах

На каждом счёте — свой набор субконто.

Без заполнения всех трёх субконто на счёте 20 регламентная операция «Закрытие месяца» выдаст ошибку.

Где находится справочник

Через раздел Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат.

В типовой 1С Бухгалтерии 8.3 справочник предзаполнен 30+ типовыми статьями. Их можно использовать как есть или создавать свои.

Структура справочника

Справочник иерархический — можно создавать группы и вкладывать в них статьи.

Типовая иерархия

• Группа «Материальные затраты»
  • Сырьё и материалы.
  • Топливо.
  • Электроэнергия.
• Группа «Оплата труда»
  • Оплата по окладу.
  • Премии.
  • Отпускные.
• Группа «Амортизация»
  • Амортизация ОС.
  • Амортизация НМА.
• Группа «Прочие затраты»
  • Аренда.
  • Услуги связи.
  • Командировочные.

Реквизиты статьи затрат

При создании новой статьи заполняются обязательные поля.

Наименование

Понятное название для анализа, например «Аренда офиса» или «Зарплата производственных рабочих».

Группа

Родительская группа в иерархии. Помогает структурировать справочник.

Вид расхода в НУ

Самый важный реквизит — определяет, как затрата попадёт в декларацию по налогу на прибыль.

Виды расхода в налоговом учёте

Перечень закрытый. Соответствует структуре расходов в декларации по налогу на прибыль.

Что выбрать «Не учитываемые»

Расходы, которые не уменьшают налогооблагаемую базу:

• Премии за счёт чистой прибыли.
• Материальная помощь работникам.
• Сверхнормативные представительские расходы.
• Платежи за вред окружающей среде сверх норм.

Полный перечень — статья 270 НК РФ.

Создание новой статьи затрат

Алгоритм

1. Откройте Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат.
2. Выберите подходящую группу (или создайте новую).
3. Нажмите «Создать».
4. Заполните наименование.
5. Выберите вид расхода в НУ.
6. При необходимости укажите группу для отчётности.
7. Запишите.

Группировка по экономическим элементам

Стандартная экономическая классификация по статье 252 НК РФ.

Эта классификация обязательна для отчётности. Используется в форме 5-3 «Отчёт о затратах на производство и реализацию» Росстата.

Группировка по калькуляционным статьям

Внутрифирменная аналитика для расчёта себестоимости.

Типовой набор калькуляционных статей

• Сырьё и материалы.
• Возвратные отходы (вычитаются).
• Покупные изделия и полуфабрикаты.
• Топливо и энергия на технологические цели.
• Заработная плата основных производственных рабочих.
• Отчисления на социальные нужды.
• Расходы на подготовку и освоение производства.
• Общепроизводственные расходы.
• Общехозяйственные расходы.
• Потери от брака.
• Расходы на продажу.

Сумма первых 9 статей — производственная себестоимость. Со всеми 11 — полная себестоимость.

Привязка статей затрат к счетам

В программе нет жёсткой привязки. Любую статью можно использовать с любым из затратных счетов. Но логика такова:

Прямые и косвенные расходы

В налоговом учёте важно деление по статье 318 НК РФ.

Прямые расходы

Связаны напрямую с производством продукции. По умолчанию:

• Сырьё и материалы.
• Зарплата производственных рабочих и взносы.
• Амортизация оборудования.

Списываются в момент реализации продукции, в которой использованы.

Косвенные расходы

Все остальные. Списываются полностью в текущем периоде, не привязываясь к реализации.

Где задать в программе

В справочнике Учётная политика → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов. Каждая компания формирует свой список с учётом специфики деятельности.

Использование статьи затрат в документах

Реквизит «Статья затрат» появляется в большинстве документов.

Где встречается

• «Поступление (акты, накладные)» — на услуги.
• «Требование-накладная» — при списании материалов.
• «Авансовый отчёт» — на расходы по командировке.
• «Начисление зарплаты» — при списании на затраты.
• «Амортизация ОС» — на амортизационные отчисления.

Что бывает при незаполненной статье

Документ может провестись с предупреждением. При закрытии месяца появятся ошибки распределения. Рекомендация — настройте обязательность через настройки администратора.

Анализ затрат через отчёты

В программе доступно несколько отчётов для контроля затрат.

Полезные отчёты

Типичные ошибки и решения

Ошибка 1. В декларации некорректно отображаются расходы

В справочнике статей затрат у части записей не указан вид расхода в НУ. Откройте справочник и заполните вид для всех статей.

Ошибка 2. Дублирование статей

Со временем накапливаются похожие статьи: «Аренда», «Аренда офиса», «Арендная плата». Объедините дубли через специальную обработку «Поиск и замена дублей».

Ошибка 3. Регламентная операция «Закрытие месяца» выдаёт ошибку

На счёте 20 не заполнено субконто «Номенклатурная группа». Через ОСВ счёта 20 найдите проблемные документы и заполните.

Ошибка 4. Прямые расходы не списываются по реализации

В перечне прямых расходов учётной политики НУ нет нужных статей. Откройте политику и добавьте.

Ошибка 5. Расходы попали в декларацию дважды

Та же статья указана и в перечне прямых, и в обычных. Проверьте список прямых расходов.

Часто задаваемые вопросы

Сколько статей затрат должно быть в справочнике?

От 20 до 100 — оптимально. Меньше — слишком грубая аналитика. Больше — теряется управляемость.

Можно ли добавлять статьи затрат в течение года?

Да. Новые статьи создаются по мере необходимости. На уже проведённые документы это не влияет.

Как удалить ненужную статью?

Если статья не использовалась — удалить можно через специальную обработку «Удаление помеченных объектов». Если использовалась хотя бы раз — пометьте на удаление и оставьте, удаление невозможно без потери данных.

Влияют ли статьи затрат на УСН?

Нет, на УСН расходы признаются по факту оплаты по статье 346.16 НК РФ. Группировка по статьям нужна только для управленческого учёта.

Чем отличается «Не учитываемые в НУ» от обычных статей?

«Не учитываемые» — суммы попадают в БУ (БУ-расходы есть), но не попадают в декларацию по налогу на прибыль. Возникает разница между БУ и НУ, отражаемая через ПБУ 18/02.

Как обеспечить корректную аналитику от всех сотрудников?

Создайте справочник с понятными названиями групп и статей. Проведите обучение бухгалтеров. Регулярно (раз в квартал) проверяйте оборотно-сальдовую ведомость по 20 счёту на наличие пустых субконто.

Можно ли скопировать справочник из одной базы в другую?

Да, через выгрузку и загрузку XML или Excel. Удобно при создании новой базы по образу действующей.

Резюме

• Статьи затрат в 1С 8.3 — субконто на счетах 20, 23, 25, 26, 29, 44 для аналитического учёта расходов. Справочник иерархический, поставляется с типовыми элементами.
• Главный реквизит — вид расхода в НУ. От него зависит, как затрата попадёт в декларацию по налогу на прибыль (материальные, оплата труда, амортизация, прочие, не учитываемые).
• Деление на прямые и косвенные расходы по статье 318 НК РФ задаётся в учётной политике через перечень прямых расходов. Прямые списываются по реализации, косвенные — в текущем периоде.
• Анализ через отчёты «Анализ субконто», «Карточка субконто» и «Справка-расчёт калькуляции» позволяет контролировать структуру затрат и точность ведения учёта.

Читайте также

• Использование статей затрат в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Учёт готовой продукции в 1С 8.3: выпуск, себестоимость и проводки
• Закрытие 25 счёта в 1С 8.3 БП 3.0: база распределения и регламент