Командировка в 1С 8.3 ЗУП: оформление, расчёт и проводки
Командировка — типовой кейс, по которому путаница возникает почти всегда. Один документ влияет на табель, средний заработок, расчёт суточных, удержание НДФЛ и проводки в нескольких базах. Ниже разбор того, как корректно оформить служебную поездку в 1С 8.3 ЗУП, и где на практике возникают узкие места.
Содержание
Что есть командировка по закону
Определение даёт ст. 166 ТК РФ: служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
За работником сохраняется:
- место работы и должность;
- средний заработок за рабочие дни командировки;
- возмещение расходов: проезд, наём жилья, суточные, иные согласованные расходы (ст. 167, 168 ТК РФ).
Разъездная работа и работа вахтовым методом командировкой не считаются. Это отдельные режимы со своими правилами.
Документы для оформления
С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание необязательны. Достаточно приказа о направлении в командировку и подтверждающих документов о расходах.
Минимальный комплект:
- Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 или собственный шаблон).
- Авансовый отчёт по возвращении.
- Подтверждающие документы: билеты, чеки гостиницы, кассовые чеки.
- Локальный нормативный акт компании о порядке командировок (если ещё не утверждён — стоит сделать).
В отдельных случаях остаются востребованными служебные задания и отчёты — например, в бюджетных учреждениях.
Включение функционала в ЗУП
В Настройка — Расчёт зарплаты — Расчёт состава начислений и удержаний на вкладке Прочие начисления ставим флаг Командировки. После этого:
- в начислениях появляется вид Командировка;
- в разделе зарплаты доступен документ Командировка;
- в кадрах включается соответствующий вид кадрового приказа.
Если пользуетесь автоматическим расчётом суточных, на той же вкладке включите Суточные сверх нормы и Суточные в пределах норм. Иначе при превышении 700 руб. программа не покажет облагаемую часть.
Документ Командировка
Открываем Зарплата — Командировки — Командировка. Заполняем шапку:
- сотрудник;
- организация и подразделение;
- место назначения и цель;
- дата начала и окончания.
На вкладке Главное программа автоматически рассчитает средний заработок за рабочие дни командировки. На вкладке Начислено (подробно) можно посмотреть детализацию.
Если в табеле должны появляться выходные дни командировки, отметьте флаг Освобождать ставку на период отсутствия и проверьте настройки графика. Программа использует код К для рабочих дней и РВ для рабочих выходных, если такие есть.
Расчёт среднего заработка
Средний заработок считается по ст. 139 ТК РФ и Постановлению Правительства от 24.12.2007 № 922. Базовый принцип: берётся доход за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки, и делится на отработанные дни.
Что в расчёт не входит:
- отпускные;
- пособия по нетрудоспособности и беременности;
- компенсации (за личный авто, мобильную связь и т. п.);
- матпомощь;
- единовременные премии, не привязанные к результатам труда.
Если за расчётный период не было ни одного отработанного дня, средний считают по фактической зарплате на момент командировки или по тарифной ставке.
Суточные: где их прописать
Суточные начисляются в том же документе Командировка, если включён соответствующий вид начисления. Лимит для НДФЛ и страховых взносов:
- 700 руб. в день по России;
- 2 500 руб. в день за рубежом.
Если в локальном акте установлены суммы выше, программа сама разделит начисление на облагаемую и необлагаемую часть. Главное — корректно настроить виды начислений в плане.
Однодневная командировка по России — особый случай. Минфин считает, что суточные за однодневную поездку в РФ не положены, но компания может выплатить компенсацию за разъездной характер. Эта выплата облагается НДФЛ.
Возмещение расходов и аванс
Перед поездкой сотруднику выдаётся аванс. Сумма зависит от ожидаемых расходов. Аванс проводится в Бухгалтерии через Касса — Выдача наличных или Банк — Платёжное поручение с указанием подотчётного лица. Счёт 71.
По возвращении в течение 3 рабочих дней работник сдаёт авансовый отчёт. Документ Авансовый отчёт в БП заполняется по чекам и подтверждающим документам. Расходы признаются:
- проезд — Дт 26 (44, 20) Кт 71;
- наём жилья — Дт 26 (44, 20) Кт 71;
- суточные — обычно автоматически списываются ЗУПом, по проводкам Дт 26 Кт 73;
- прочие расходы — по согласованной номенклатуре.
НДС в счетах за гостиницу и ж/д билет можно принять к вычету при наличии счёта-фактуры или БСО с выделенным налогом (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Командировка во время отпуска
По общему правилу сотрудник в отпуске не направляется в командировку. Но если он сам согласен прервать отдых, оформляется отзыв из отпуска. В ЗУП это документ Отзыв из отпуска. Дни отзыва добавляются к остатку отпуска для последующего использования.
Без отзыва командировка во время отпуска юридически невозможна, и любые выплаты будут выглядеть как зарплата за отпускные дни — со всеми вытекающими ошибками в расчёте.
Передача данных в Бухгалтерию
В конце месяца Отражение зарплаты в бухучёте переносит начисления в БП. Средний заработок за командировку и суточные пройдут стандартными проводками. Авансы и расходы по авансовому отчёту проводятся в Бухгалтерии независимо.
Перед закрытием месяца стоит сверить:
- счёт 71 (нет ли подотчётных средств без отчёта);
- счёт 70 (вся ли командировочная плата выплачена);
- оборотку по 26 (или 44, 20) на корректность распределения расходов.
Резюме
- Командировка оформляется в ЗУП единым документом, который автоматически считает средний заработок и суточные.
- Лимиты суточных без НДФЛ и взносов: 700 руб. по России, 2 500 руб. за рубеж. Сверхлимит облагается.
- Аванс и фактические расходы проводятся в Бухгалтерии через подотчёт по счёту 71 и закрываются авансовым отчётом.
- На дни командировки сохраняется средний заработок, а не оклад. Это важно учитывать при сверке с табелем.
Загрузка...