Авансовый отчёт в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам: инструкция и проводки

Сотрудник вернулся из командировки или принёс чеки за хозяйственные нужды — нужно оформить авансовый отчёт. В 1С 8.3 Бухгалтерия документ многослойный: четыре вкладки покрывают разные ситуации. Разберём каждую и покажем, какие проводки сформирует программа.

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — первичный документ, которым подотчётное лицо подтверждает использование выданных денег. Регулируется указанием Банка России и общим порядком кассовых операций.

Унифицированная форма АО-1 утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. С 2013 года применять её необязательно, но большинство компаний используют именно эту форму — она реализована и в 1С 8.3.

Срок предоставления отчёта — не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки или истечения срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Где создавать авансовый отчёт

Путь в 1С 8.3 редакции 3.0:

«Банк и касса» → блок «Касса» → «Авансовые отчёты».

Альтернативный путь — раздел «Покупки» → «Авансовые отчёты». В обоих случаях открывается журнал документов с кнопкой «Создать».

Шапка документа

В верхней части указывают:

• Дату составления (обычно — дата возврата сотрудника);
• Подотчётное лицо (выбирают из справочника физлиц);
• Назначение — командировочные расходы, хозяйственные нужды и т. п.;
• Склад — если по отчёту приходуют ТМЦ.

Поле «Назначение» влияет на печатную форму. Информация будет отражена в АО-1.

Шаг 1. Вкладка «Авансы»

Здесь указывают, какими документами выдавались деньги подотчётнику. В табличной части выбирают:

• «Выдача наличных» — когда деньги выданы из кассы;
• «Списание с расчётного счёта» — при перечислении на банковскую карту;
• «Денежный документ» — для билетов и путёвок.

Если сотрудник тратил собственные деньги (без аванса), вкладку оставляют пустой.

Шаг 2. Вкладка «Товары»

Используют, когда подотчётник купил материалы, товары или оборудование. Заполняют:

• номенклатуру (товар, материал);
• количество и цену;
• счёт учёта (10, 41, 08);
• счёт НДС (19);
• реквизиты счёта-фактуры от продавца, если есть.

На основании этой вкладки 1С приходует ТМЦ на склад. Документ работает как замена приходной накладной.

Шаг 3. Вкладка «Оплата»

Используют, когда подотчётник погасил задолженность перед поставщиком. Здесь указывают:

• контрагента;
• договор;
• документ-основание (счёт, акт);
• сумму оплаты;
• счёт расчётов (60.01 или 60.02).

Программа сформирует проводку Дт 60 Кт 71 — погашение задолженности перед поставщиком за счёт подотчётной суммы.

Шаг 4. Вкладка «Прочее»

Самая объёмная вкладка. Сюда попадает большинство командировочных и представительских расходов:

• проживание в гостинице;
• проезд (билеты);
• такси, парковка;
• услуги связи;
• почтовые расходы;
• хозяйственные затраты.

В табличной части указывают вид расхода, сумму, ставку НДС и счёт учёта (26, 44, 91 и т. д.). Подразделение и аналитику тоже заполняют здесь.

Заполнение реквизитов первичных документов

На каждой строке вкладок «Товары», «Оплата» и «Прочее» обязательно указывают подтверждающий документ:

• номер и дату кассового чека;
• номер и дату товарного чека или накладной;
• номер и дату счёта-фактуры (если есть).

Без этих сведений ФНС может не принять расход в налоговом учёте. В 1С 8.3 поля проверяются автоматически.

Учёт НДС в авансовом отчёте

Если в чеке выделен НДС и продавец — плательщик налога, бухгалтер вправе принять налог к вычету. Условия:

1. В чеке указан НДС отдельной строкой;
2. К чеку приложен счёт-фактура;
3. Товары используются в облагаемых НДС операциях.

Без счёта-фактуры вычет невозможен — даже если НДС выделен в чеке. Это позиция Минфина, не оспариваемая в судебной практике.

Типичные проводки

Перерасход и возврат остатка

В нижней части документа программа автоматически сравнивает:

• сумму выданного аванса (вкладка «Авансы»);
• сумму подтверждённых расходов (остальные вкладки).

Если выданная сумма больше — образуется остаток. Сотрудник возвращает его в кассу или на расчётный счёт. Это оформляется отдельным документом «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчётного лица».

При перерасходе сотрудник получает разницу. Документ — «Выдача наличных» или «Списание с расчётного счёта» с видом «Возмещение перерасхода подотчётному лицу».

Печать формы АО-1

После проведения документа доступна печать. По кнопке «Печать» выберите «Авансовый отчёт (АО-1)». Документ распечатывается на стандартном бланке с полем для подписи руководителя и сотрудника.

На обратной стороне формы — реестр приложенных документов. Сюда попадают все строки из вкладок с указанием подтверждающих чеков.

Контроль остатков по 71 счёту

Регулярно проверяйте сальдо по счёту 71 в разрезе сотрудников:

«Отчёты» → «Стандартные отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» → выбираем счёт 71.01.

Висящие остатки — повод для напоминания подотчётнику или проверки правильности документов. По истечении сроков невозвращённые суммы могут быть удержаны из зарплаты или признаны доходом сотрудника.

Загранкомандировки и валюта

При загранкомандировке расходы могут быть в иностранной валюте. В 1С 8.3 на каждой строке доступна валюта документа.

Программа сама пересчитывает сумму в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта. Курсовые разницы автоматически уходят на счёт 91.

Авансовый отчёт по корпоративной карте

Если сотрудник тратит деньги с корпоративной карты, авансовый отчёт оформляется так же. Только во вкладке «Авансы» выбирают документ «Списание с расчётного счёта», а сама карта числится за сотрудником через документ «Заявка на расходование средств» или аналогичный.

Сотрудник прикладывает чеки и квитанции, как и при обычных расходах. Срок отчёта — те же 3 рабочих дня, но отсчёт идёт от даты транзакции.

Резюме

• Авансовый отчёт в 1С 8.3 находится в разделе «Банк и касса» → «Касса» → «Авансовые отчёты»; форма повторяет унифицированный бланк АО-1.
• Расходы делятся по четырём вкладкам: «Авансы», «Товары», «Оплата», «Прочее»; на каждой указывают подтверждающие документы.
• НДС с покупки подотчётника принимается к вычету только при наличии счёта-фактуры; одного чека с выделенным налогом недостаточно.
• Срок предоставления — 3 рабочих дня после возвращения; остаток возвращают в кассу, перерасход — возмещают сотруднику.

Читайте также

• Оформление денежных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0