Расчёт зарплаты в 1С 8.3 ЗУП: документ Начисление, проверки, ведомости
Конец месяца. Кадровик закрыл табели, бухгалтер открывает 1С 8.3 ЗУП и нажимает кнопку Заполнить. Через минуту видит непонятные суммы, перерасчёты прошлых периодов и красные пометки. Разбираем, как пройти расчётный месяц без сюрпризов: метод отклонений, документ Начисление зарплаты и взносов, проверки и ведомости.
Содержание
Метод отклонений: основа учёта времени
В 1С 8.3 ЗУП учёт времени ведётся по принципу отклонений. Это значит, что работник по умолчанию считается отработавшим всё время по графику. Документы-отклонения вытесняют явки и подменяют их на свои виды времени.
Что является отклонением:
- Больничный.
- Отпуск любого вида.
- Командировка.
- Неявка по невыясненной причине.
- Работа в праздники и выходные.
- Прогул.
Печатную форму табеля Т-13 можно вывести в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Заполняется она автоматически на основе графика и отклонений.
Когда документ Табель необходим, а когда вреден
Это спорная тема среди бухгалтеров. Лишний Табель часто становится источником ошибок: внесли отклонение, забыли изменить Табель, получили перерасчёт в следующем месяце.
Документ Табель необходим только в трёх случаях:
- Фактическое время явок отличается от графика, при этом в нормальном режиме работы.
- Сотрудники с посменным графиком внепланово меняются сменами.
- Используется несколько видов рабочего времени. Например, водителю одна ставка за поездки, другая за ремонт — нужно разнести часы по видам.
Чтобы программа разрешила вносить в Табель отклонения от графика, в Настройка → Расчёт зарплаты снимается флаг Проверять соответствие фактического времени плановому.
Чем опасен лишний Табель
Открыли Табель прошлого периода, нажали Провести и закрыть. Программа в Начислении зарплаты и взносов того же месяца попросит перерасчёт. А во вкладке Доначисления, перерасчёты следующего месяца появятся одинаковые суммы с плюсом и минусом. Лишняя работа без результата.
Документ Начисление зарплаты и взносов
Главный расчётный документ месяца. Раздел Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. По кнопке Заполнить или Подбор подтянутся сотрудники, которые не попали в другие документы Начисления зарплаты этого же месяца.
Если выбрать подразделение, заполнятся только его работники.
Сортировка списка
Сотрудники в документе сортируются не по алфавиту. Программа учитывает иерархию подразделений и должностей: сначала администрация (директор, главбух), потом остальные.
Поменять сортировку:
- В одном документе — кнопка Ещё → Сортировать по возрастанию.
- Во всех документах сразу — Администрирование → Дополнительные настройки → оставить только По сотруднику.
Расчётный листок прямо из документа
Кнопка Расчётный листок открывает листок одного сотрудника, причём со всеми начислениями за месяц: больничный, отпускные, премия. Листок по нескольким сотрудникам — раздел Зарплата → Отчёты по зарплате.
Полезная функция Показать подробности расчёта выводит в табличную часть показатели вида начисления. Можно прямо в документе проверить корректность формул.
Ручные правки: что важно знать
Документ позволяет менять руками всё: суммы, дни, НДФЛ, взносы. Изменённые поля отмечаются жирным шрифтом.
Подвох тут такой. НДФЛ и взносы, скорректированные вручную, программа всё равно пересчитает в следующем месяце. А начисления с правкой показателей попадут во вкладку Доначисления, перерасчёты следующего документа.
Снимать эти доначисления вручную из месяца в месяц можно. Раз и навсегда — тоже. Но правильнее действовать через документы, назначающие показатели.
| Что хочется изменить | Через какой документ |
|---|---|
| Размер премии или вид премии | Изменение оплаты сотрудника, Назначение планового начисления |
| Изменение оклада | Кадровый перевод или Изменение оплаты труда |
| Дни отсутствия | Документы-отклонения: больничный, отпуск, неявка |
| Часы явок | Документ Табель |
Проверка расчётов
Чаще всего ошибки делает не программа, а человек. Например, в двух разных документах Начисления зарплаты и взносов за один месяц у одного сотрудника считаются взносы. Видим расхождение в одном из документов и пытаемся его править.
Полезные отчёты для проверки:
- Проверка расчёта взносов — раздел Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам.
- Анализ НДФЛ по месяцам — там же.
- Регистр налогового учёта по НДФЛ — там же.
Кнопки Пересчитать НДФЛ и Пересчитать взносы во вкладках НДФЛ и Взносы пересчитают только налоги, не трогая начисления. Удобно при ручной правке сумм НДФЛ.
Выплата зарплаты ведомостями
Раздел Выплаты → Ведомости. Выбираем нужный вид: в банк, в кассу, перечислением на счета — по тому, как назначено каждому сотруднику. Операция — Зарплата за месяц.
Если выбрать подразделение, в Ведомость по кнопке Заполнить попадут только его сотрудники.
Разделение трудовых и ГПХ
Программа умеет разделять списки.
- Только трудовые договоры — операция Зарплата работников и служащих.
- Только ГПХ — операция Начисления по договорам, с возможностью выбрать конкретные документы.
Учёт начального сальдо
Сумма в ведомости подбирается с учётом сальдо на начало месяца. Если на начало была задолженность за организацией, сумма больше рассчитанной за месяц. Если за сотрудником — меньше.
В ведомости по ссылке Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ есть флаг Налог перечислен вместе с зарплатой. Для окончательного расчёта оставляйте его установленным. Можно внести только реквизиты платёжного поручения для отражения в Регистре налогового учёта по НДФЛ. Норма по перечислению — ст. 226 НК РФ.
Анализ задолженности
Отчёт показывает сальдо с привязкой к месяцу начисления. Если ведомости закрыли всю сумму, сальдо нулевое — даты ведомостей при этом могут быть в следующем месяце.
Полезный приём: установить курсор в поле с суммой, двойной щелчок мыши, выбрать Регистратор. Откроется список документов, через которые сумма попала в учёт. Двойной клик — переход в сам документ.
Резюме
- В 1С 8.3 ЗУП работает метод отклонений: время по графику считается отработанным, пока документы-отклонения не докажут обратное.
- Документ Табель в большинстве случаев не нужен — он чаще создаёт лишние перерасчёты, чем приносит пользу.
- Главный расчётный документ месяца — Начисление зарплаты и взносов. Ручные правки лучше делать не в нём, а через документы, назначающие показатели.
- Перед сдачей зарплаты проверяйте суммы отчётами Проверка расчёта взносов и Анализ НДФЛ по месяцам.
Загрузка...