Как провести отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0: пошаговая инструкция

Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — одна из регулярных задач бухгалтера. В 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 расчёт отпускных автоматизирован для организаций с численностью до 60 человек, а при бо́льшем штате выполняется через ручное начисление. Ниже разберём оба сценария: ввод документа Отпуск, расчёт среднего заработка, удержание НДФЛ, формирование выплаты.

Правовая основа

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск гарантировано статьёй 114 Трудового кодекса РФ. Минимальная продолжительность — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Расчёт среднего заработка ведётся по правилам постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Способ 1. Автоматический расчёт через документ «Отпуск»

Этот способ доступен, если в базе нет организаций с численностью свыше 60 человек.

Исходные данные примера

Сотрудник принят 01.01 с окладом 60 000 ₽, районный коэффициент — 1,15. Январь–июнь отработаны полностью, кроме февраля (4 дня отпуска без сохранения). С 1 по 14 июля — оплачиваемый отпуск 14 календарных дней.

Создание документа

Путь: Зарплата и кадры → Все начисления → Отпуск. Заполнение полей по шагам:

1. От — дата регистрации в базе (по умолчанию текущая).
2. Отпуск с… по… — даты начала и окончания. Программа автоматически считает количество календарных дней.
3. Начислено — сумма оплаты подтянется автоматически после ввода периода. По ссылке доступна расшифровка расчёта.
4. Дата выплаты — заполняется автоматически за 3 календарных дня до начала отпуска. Эта дата определяет месяц принятия расходов в учёте.
5. НДФЛ — налог исчисляется на дату выплаты, отражается в одноимённом поле.
6. К выплате — итоговая сумма к перечислению.
7. Основание, период работы — основание (по умолчанию Заявление) и рабочий год отпуска для печатной формы Т-6.

Если поле «Дата выплаты» скрыто

В свежих релизах поле может быть свёрнуто. Раскройте раздел дополнительных полей или используйте ссылку Показать/скрыть поля.

Расчёт среднедневного заработка

Программа считает по правилам постановления № 922:

Формула

Среднедневной заработок = Заработок за расчётный период ÷ сумма учтённых дней

Расчёт по примеру

Февраль отработан не полностью: 28 — 4 = 24 календарных дня. Учтённые дни февраля: 29,3 × 24 ÷ 28 = 25,11.

• Январь: 29,3
• Февраль: 25,11
• Март–июнь: 29,3 × 4 = 117,2
• Итого учтённых дней: 171,61

Заработок за расчётный период: 399 473,68 ₽.

Среднедневной заработок: 399 473,68 ÷ 171,61 = 2 327,80 ₽

Сумма отпускных: 2 327,80 × 14 = 32 589,20 ₽

Если стаж в организации меньше 12 месяцев

Расчётный период — все полные месяцы с даты приёма до месяца, предшествующего отпуску. Коллективным или трудовым договором допустимо установить иной период, если это не ухудшает положение работника (ст. 139 ТК РФ).

Проводки и предопределённый вид начисления

В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 отпуск использует предопределённый вид начисления Отпуск основной. Дебет затратного счёта зависит от способа отражения зарплаты, заданного на трёх уровнях:

1. Для организации (общая настройка).
2. Для сотрудника (имеет приоритет).
3. Для вида начисления (высший приоритет).

Чтобы посмотреть проводки, в документе нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа.

Очерёдность ввода: отпуск до начисления зарплаты

Документ Отпуск вводится до документа Начисление зарплаты: страховые взносы рассчитываются именно в начислении зарплаты. Если порядок нарушен, в документе Начисление зарплаты воспользуйтесь меню Ещё → Пересчитать взносы.

Выплата отпускных

Из документа Отпуск по кнопке Выплатить создаётся комплект документов: ведомость и платёжные поручения. Срок выплаты — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Способ 2. Ручное начисление при численности свыше 60 человек

Для крупных организаций документ Отпуск недоступен. Расчёт ведётся вручную через документ Начисление зарплаты.

Подготовка вида начисления

В разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты → Начисления создайте новый вид начисления для отпускных, если предопределённый не подходит под учётную политику.

Регистрация суммы

1. Откройте Начисление зарплаты.
2. В табличной части кликните по сумме сотрудника, чтобы войти в расшифровку.
3. Кнопкой Добавить создайте новую строку.
4. Заполните: подразделение, вид начисления (отпуск), количество дней/часов, сумму, дату выплаты.
5. Скорректируйте оклад: уменьшите количество дней оклада на дни отпуска.

Расчёт НДФЛ — в колонке НДФЛ, страховых взносов — в колонке Взносы. Кнопка Выплатить формирует комплект платёжных документов.

НДФЛ с отпускных в 2026 году

С 2023 года день выплаты отпускных — дата получения дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). С 2025 действует пятиступенчатая шкала НДФЛ. Сроки уплаты налога:

Частые ошибки

• Дата выплаты в документе не соответствует фактической — расходы попадают в неверный месяц.
• Отпуск введён после начисления зарплаты, взносы не пересчитаны — занижена база.
• Праздничные нерабочие дни в период отпуска не исключены — переплата.
• Не учтены премии, входящие в систему оплаты труда — занижен средний заработок (ст. 139 ТК РФ).
• Использован стандартный 12-месячный период, тогда как локальным актом установлен иной — расхождение с политикой компании.

Резюме

• В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 отпуск оформляется автоматически документом Отпуск при численности до 60 человек, иначе — вручную через Начисление зарплаты.
• Расчёт среднего заработка ведётся по постановлению № 922: учитываются 29,3 дня за полный месяц и пропорциональная часть за неполный.
• Дата выплаты в документе — определяющий реквизит: от неё зависят месяц принятия расходов и дата исчисления НДФЛ.
• Срок выплаты отпускных — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Читайте также

• Расчет и начисление отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Компенсация отпуска при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Оплата простоя по вине работодателя в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Доплата до фактического заработка при отпуске в 1С 8.3
• Отпуск с последующим увольнением в 1С 8.3 ЗУП: как оформить пошагово