Возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если из дохода работника удержан НДФЛ больше положенного, у работодателя появляется обязанность вернуть переплату. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 для этого есть специальный документ «Возврат НДФЛ». Разбираю порядок регистрации возврата, требования к заявлению работника и сроки выплаты по ст. 231 НК РФ.

Когда возникает излишне удержанный НДФЛ

Переплата по НДФЛ у конкретного работника появляется, если:

• Сотрудник представил уведомление на имущественный или социальный вычет с начала года.
• Работник стал налоговым резидентом РФ — нужен пересчёт по ставке 13% вместо 30%.
• Внесены корректировки в стандартные вычеты на детей задним числом.
• Сторнированы излишне начисленные доходы прошлых месяцев.
• Ошибочно применена повышенная ставка прогрессивной шкалы.

Признак переплаты: в текущем периоде по сотруднику исчисляется отрицательная сумма НДФЛ.

Правовая база возврата

Регулирует ст. 231 НК РФ:

• Излишне удержанный налог возвращает налоговый агент.
• Возврат осуществляется на основании письменного заявления работника.
• Срок возврата — 3 месяца со дня получения заявления.
• Возврат производится только в безналичной форме.
• За нарушение срока начисляются проценты по ставке рефинансирования ЦБ.

По абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ и письму Минфина от 17.02.2011 № 03-04-06/9-31, возврат производится перечислением на банковский счёт работника, указанный в заявлении.

Способы возврата излишне удержанного НДФЛ

У работодателя есть два пути:

В 1С 8.3 первый вариант реализуется автоматически — переплата уменьшает удержание из последующих доходов.

Где находится документ «Возврат НДФЛ»

В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 откройте: Зарплата и кадры → НДФЛ → Все документы по НДФЛ. Нажмите Создать → Возврат НДФЛ.

Заполнение документа

Документ требует минимум данных:

1. Организация — выбирается из справочника (если в базе несколько юрлиц).
2. Дата — день регистрации возврата.
3. Сотрудник — физлицо, которому возвращается налог.
4. Месяц — налоговый период, в котором производится возврат.

В табличной части программа автоматически подбирает суммы излишне удержанного налога по сотруднику.

Что делает документ при проведении

При проведении документа:

• В регистре накопления НДФЛ фиксируется возврат.
• Снижается сумма удержанного НДФЛ за месяц на размер возврата.
• В 6-НДФЛ сумма попадает в строку 030 раздела 1.
• В справку о доходах попадает корректная итоговая сумма налога.

Документы для оформления возврата

Обязательные документы для подтверждения операции:

Содержание заявления работника

В заявлении работник указывает:

• ФИО и должность.
• Период, за который возвращается НДФЛ.
• Сумму к возврату.
• Реквизиты банковского счёта (БИК, номер счёта).
• Подпись и дату.

Заявление должно быть подано в течение 3 лет с момента излишнего удержания (п. 7 ст. 78 НК РФ). За пределами этого срока возврат через работодателя невозможен.

Возврат при уведомлении на имущественный вычет

Распространённая ситуация в 1С 8.3: работник получил уведомление от ФНС на имущественный вычет в середине года и принёс его работодателю.

Порядок действий:

1. Зарегистрируйте уведомление в карточке физлица: Налог на доходы → Уведомления о вычетах.
2. Перепроведите начисления текущего месяца.
3. Программа пересчитает НДФЛ с начала года и покажет переплату.
4. Получите заявление работника на возврат.
5. Создайте документ Возврат НДФЛ.
6. Сделайте платёжное поручение на счёт работника.

Особенность для 2026 года

С 2025 года уведомления на имущественный и социальный вычеты передаются напрямую от ФНС работодателю в электронном виде (п. 8 ст. 220 НК РФ). Работнику достаточно обратиться в свой личный кабинет ФНС. В 1С 8.3 такие уведомления загружаются через сервис 1С-Отчётность.

Источники для возврата НДФЛ

По абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ возврат осуществляется за счёт сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет:

• Из удержаний по тому же работнику в текущем периоде.
• Из удержаний по другим работникам той же организации.
• Если этих сумм недостаточно — за счёт собственных средств с последующим возмещением из бюджета.

Заявление на возврат из бюджета

Если у работодателя нет НДФЛ к перечислению (например, в период простоя), он подаёт заявление в ФНС по форме из приложения 8 к приказу ФНС от 30.11.2022 № ЕД-7-8/1133@.

Отражение в 6-НДФЛ

Возврат НДФЛ отражается в форме 6-НДФЛ в текущем отчётном периоде:

Бухгалтерские проводки

При проведении документа Возврат НДФЛ формируется проводка:

Дт 70 Кт 68.01 (сторно) — на сумму возврата

При выплате денежных средств работнику:

Дт 70 Кт 51 — на сумму возврата на счёт сотрудника

Сроки возврата по ст. 231 НК РФ

Работодатель обязан вернуть налог в течение 3 месяцев со дня получения заявления. За нарушение срока начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ за каждый день просрочки.

Порядок начисления процентов:

• База — сумма невозвращённого налога.
• Период — со дня окончания трёхмесячного срока до дня фактического возврата.
• Ставка — текущая ключевая ставка ЦБ РФ.
• Формула — Сумма × Ставка / 365 × Количество дней.

Проценты выплачиваются работнику отдельно. На них также распространяется НДФЛ (письмо Минфина от 30.11.2017 № 03-04-06/79390).

Типовые ошибки

• Возврат наличными — нарушение ст. 231 НК РФ.
• Без заявления работника — отсутствие правового основания.
• Зачёт без согласия работника — допустим только в счёт будущих удержаний по этому же работнику.
• Не учтены проценты — при просрочке возврата.
• Нет уведомления работнику — нарушение 10-дневного срока сообщения.

Когда возврат идёт через ФНС

Если работник уже уволился и переплата обнаружилась после увольнения, возврат через работодателя возможен. Альтернатива — работник подаёт декларацию 3-НДФЛ и возвращает переплату из бюджета напрямую.

Срок подачи 3-НДФЛ для возврата — 3 года с момента уплаты налога (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Резюме

• В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 возврат оформляется документом «Возврат НДФЛ» в разделе НДФЛ.
• Основание возврата — письменное заявление работника по ст. 231 НК РФ.
• Возврат — только в безналичной форме на счёт работника.
• Срок возврата — 3 месяца, при просрочке начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ.

Читайте также

• Возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С 8.3 БП 3.0
• Имущественные налоговые вычеты НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП 3.1
• Как сформировать уведомление об исчисленных суммах НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0