Возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С 8.3 БП 3.0
Иногда из дохода работника удерживается больше НДФЛ, чем полагается. Излишек нужно вернуть — это прямая обязанность работодателя (п. 1 ст. 231 НК РФ). В 1С 8.3 БП 3.0 для этого есть отдельный документ. Разбираем процедуру по шагам.
Содержание
Когда возникает излишне удержанный НДФЛ
Самые частые причины:
- работник принес уведомление на имущественный или социальный вычет с начала года;
- изменился статус — нерезидент стал резидентом, ставка снизилась с 30% до 13%;
- ошибочно применена повышенная ставка;
- пересчет начислений в сторону уменьшения (отмена премии, исправление ошибки);
- не учли стандартный вычет на ребенка вовремя.
Что говорит закон
Согласно ст. 231 НК РФ:
- работодатель обязан сообщить работнику об излишнем удержании в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения;
- возврат проводится по письменному заявлению работника;
- срок возврата — 3 месяца со дня заявления;
- при просрочке — проценты по ставке рефинансирования ЦБ за каждый день.
Возврат идет из НДФЛ, удержанного с других работников, или за счет предстоящих платежей в бюджет. В наличной форме из кассы возвращать нельзя — только на счет работника.
Документ «Возврат НДФЛ» в 1С 8.3
Путь: Зарплата и кадры → НДФЛ → Все документы по НДФЛ → Создать → Возврат НДФЛ.
В документе указываем:
- организация;
- дата возврата (= дата заявления работника или позже);
- сотрудник;
- месяц налогового периода — когда был излишек;
- ставка налога;
- сумма возврата.
Алгоритм возврата шаг за шагом
Шаг 1. Получите заявление от работника
Без письменного заявления возврат проводить нельзя. Свободная форма с реквизитами счета.
Шаг 2. Подтвердите факт излишка
Сформируйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам в разделе зарплаты. По работнику должно быть отрицательное значение по строке «Удержано».
Или: Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Регистр налогового учета по НДФЛ по сотруднику.
Шаг 3. Создайте документ «Возврат НДФЛ»
Заполните поля. Программа предложит сумму излишне удержанного — проверьте.
Проводки документа:
- Дт 70 Кт 68.01 — сторно на сумму удержанного, идет в зачет;
- либо Дт 68.01 Кт 51 — если возврат через банк.
Шаг 4. Выплатите работнику
Создайте платежное поручение или ведомость на выплату. В назначении платежа укажите «Возврат излишне удержанного НДФЛ за [период]».
Шаг 5. Отразите в 6-НДФЛ
Возврат попадает в Раздел 2, строка 190 — «Возвращенный налог». В Разделе 1 — отдельной строкой по сроку возврата.
Особые ситуации
Возврат после изменения статуса нерезидента
Когда сотрудник стал резидентом РФ в течение года, налог за весь год пересчитывается по ставке 13% (с 2025 — по прогрессивной шкале). Излишек подлежит возврату.
В 1С: проверьте статус в карточке физлица, перепроведите начисления, а затем создайте документ возврата.
Имущественный вычет в течение года
Работник принес уведомление на имущественный вычет в апреле, а удерживали как обычно с января. С момента уведомления — вычет применяется, накопленный излишек подлежит возврату.
В 1С: Зарплата и кадры → Карточка сотрудника → НДФЛ → Заявление на вычеты. Укажите дату начала действия. После этого перепроведение пересчитает базу.
Если возврат больше НДФЛ к удержанию
Когда сумма возврата превышает текущие удержания всех работников, работодатель обращается в ИФНС за возвратом сумм из бюджета (форма заявления — приказ ФНС от 30.11.2022 № ЕД-7-8/1133@).
Что отражается в учете
| Операция | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Сторно удержанного НДФЛ | 70 | 68.01 |
| Возврат работнику на счет | 70 | 51 |
| Зачет в будущие удержания | 68.01 | (уменьшение задолженности перед бюджетом) |
Что сдается дополнительно
- Уведомление по ЕНП с уменьшенной суммой НДФЛ за период.
- Уточненный 6-НДФЛ, если возврат относится к прошлому периоду.
- Справка о доходах для сотрудника с корректной суммой (по запросу).
Типичные ошибки
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Вернули наличными из кассы | Нарушение ст. 231 НК РФ, налоговая может оспорить |
| Не подали уточненку по 6-НДФЛ | Расхождение с уведомлениями ЕНП |
| Возврат без заявления | Нарушение порядка, спор с ФНС |
| Просрочка возврата более 3 месяцев | Проценты за каждый день просрочки |
Сроки и санкции
Если работодатель просрочил возврат на день — за каждый день просрочки начисляются проценты по ставке рефинансирования ЦБ. Работник вправе требовать их выплаты через суд.
Поэтому не откладывайте: 3 месяца со дня заявления — жесткий срок.
Резюме
- Возврат излишне удержанного НДФЛ обязателен; основания и порядок — в ст. 231 НК РФ.
- В 1С 8.3 БП 3.0 для этого есть документ «Возврат НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры → НДФЛ».
- Срок возврата — 3 месяца со дня заявления работника; деньги идут только безналом на счет.
- После возврата подайте уточненку по 6-НДФЛ за период излишка и скорректируйте уведомления по ЕНП.
Загрузка...