Учёт аренды ПО и лицензий в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 по ФСБУ 14

Аренда облачного сервиса, подписка на программу, лицензия 1С — все эти ситуации с 2024 года учитываются по новым правилам. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 с релиза 3.0.155 появился отдельный документ «Поступление прав» и счёт 76.18. Разберу три варианта учёта и покажу, как заполнить документы.

Что изменилось с 2024 года

С отчётности за 2024 год обязательно применяется ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы». Стандарт утверждён Приказом Минфина России от 30.05.2022 № 86н.

Признаки актива, который относится к НМА (п. 4 ФСБУ 14):

1. не имеет материально-вещественной формы;
2. предназначен для использования в обычной деятельности более 12 месяцев;
3. способен приносить экономические выгоды;
4. может быть идентифицирован.

Если актив отвечает критериям и его стоимость выше лимита существенности — это НМА. Если нет — расходы текущего периода или РБП.

Когда лицензия на ПО — это НМА

Решение зависит от двух факторов: соответствие критериям ФСБУ 14 и величина стоимости.

Лимит существенности компания устанавливает сама в учётной политике. По умолчанию в 1С — 100 000 ₽.

Налоговый учёт: важная разница

В НУ неисключительные права на ПО и базы данных учитываются как косвенные расходы в течение срока лицензии. Если срок не определён — 5 лет (по умолчанию).

Основание — пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 1 ст. 256 НК РФ. Минфин подтверждает позицию письмом от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167.

Для целей налога на прибыль лицензии не признаются НМА. Это создаёт расхождение между БУ и НУ.

Новые возможности БП 3.0 с релиза 3.0.155

В программе появились:

• новый счёт 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной собственности»;
• документ «Поступление прав (акт, УПД)» в разделе Покупки;
• в карточке НМА — поле «Порядок учёта» с тремя вариантами;
• в учётной политике — лимит существенности для лицензий.

Все права и лицензии теперь учитываются через справочник НМА — даже если по сути это РБП.

Вариант 1. Лицензия = расходы текущего периода

Подходит для несущественных по сумме лицензий. В карточке НМА выберите Порядок учёта → Расходы текущего периода.

В БУ затраты списываются полностью при покупке. В НУ — на счёте 76.18 с равномерным распределением через закрытие месяца.

В этом варианте БУ и НУ расходятся. Возникают разницы по ПБУ 18/02.

Вариант 2. Лицензия = дебиторская задолженность

Если выбрать Порядок учёта → Дебиторская задолженность, БУ и НУ совпадут. Все движения идут через счёт 76.18.

Проводка по документу «Поступление прав»: Дт 76.18 Кт 60.01.

При закрытии месяца в регламентной операции «Списание расходов будущих периодов» движения формируются и в БУ, и в НУ.

Вариант 3. Лицензия = НМА

Применяется, если лицензия удовлетворяет критериям НМА и её стоимость выше лимита.

В карточке выберите Порядок учёта → Нематериальный актив.

Если этого варианта нет — включите функциональность в разделе Администрирование → Функциональность → Нематериальные активы.

Установка лимита существенности

В Главное → Учётная политика укажите лимит. Изменения вносите через «История изменений», чтобы не редактировать закрытые периоды.

Способ А — через «Поступление прав»

Подходит, когда лицензия готова к использованию и доп. расходов не будет.

Документ сразу формирует проводки принятия к учёту НМА и регистры для амортизации.

Способ Б — через «Поступление НМА» + «Принятие к учёту НМА»

Используется, если будут дополнительные расходы (внедрение, доработка, обучение).

Шаг 1. Документ «Поступление НМА»: дата, контрагент, договор. В табличной части — НМА (например, лицензия 1С).

Шаг 2. Документ «Принятие к учёту НМА» в разделе ОС и НМА. Дата — позже, чем у поступления.

На вкладке «Внеоборотный актив» укажите:

• Вид объекта — Нематериальный актив;
• Способ поступления — Приобретено за плату;
• Нематериальный актив — тот же элемент справочника;
• Счёт — 08.05.

Кнопка «Рассчитать суммы» заполнит стоимость БУ и НУ.

На вкладке «Бухгалтерский учёт»:

• Счёт учёта — 04.01;
• Счёт амортизации — 05;
• галка «Начислять амортизацию»;
• Способ отражения расходов и СПИ.

На вкладке «Налоговый учёт»: Порядок включения стоимости — «Включение в расходы при принятии к учёту».

Способ отражения настройте через счёт затрат 97.21 — для механизма расходов будущих периодов. В карточке РБП:

• Вид расходов — Прочие;
• Вид для НУ — Прочие;
• Признание расходов — по месяцам;
• Период списания — срок действия лицензии.

Проводки по документу:

Закрытие месяца и контроль

В НУ расходы списываются через регламентную операцию «Списание расходов будущих периодов». Контроль — отчёт «Справка-расчёт списания РБП (НУ)».

В БУ амортизация начисляется со следующего месяца после принятия к учёту. Проверьте по «Справке-расчёту амортизации (БУ)».

Какой вариант выбрать

Короткое правило для практики:

• лицензия дешёвая, разовая → Расходы текущего периода;
• лицензия средняя, срок 1–3 года → Дебиторская задолженность (счёт 76.18);
• лицензия дорогая, существенная → НМА с амортизацией.

Резюме

• С 2024 года учёт лицензий и аренды ПО регулируется ФСБУ 14/2022.
• В 1С 8.3 БП с релиза 3.0.155 доступны три варианта учёта через карточку НМА.
• В НУ лицензии всегда учитываются как косвенные расходы по сроку договора (или 5 лет по умолчанию).
• Лимит существенности устанавливается в учётной политике; стандартное значение — 100 000 ₽.

Читайте также

• ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы» в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Перевод ОС в малоценное оборудование в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0