Прослеживаемый товар в 1С 8.3: как оприходовать и учитывать

С 8 июля 2021 года в России работает национальная система прослеживаемости товаров. Её цель — контроль движения определённых импортных товаров от ввоза до конечного покупателя. Учёт в 1С 8.3 строится вокруг одного ключевого понятия — РНПТ (регистрационный номер партии товара).

Система охватывает всех участников оборота: и импортёров, и внутренних покупателей/продавцов. Исключений по системе налогообложения нет — работать с прослеживаемостью обязаны компании и ИП на любом режиме.

Нормативная база

• ФЗ от 09.11.2020 № 371-ФЗ — ввёл систему прослеживаемости, внёс изменения в НК РФ.
• Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 — положение о национальной системе прослеживаемости.
• Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 — перечень прослеживаемых товаров.
• Приказ ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@ — формы и форматы документов с реквизитами прослеживаемости.

Перечень прослеживаемых товаров в 2026 году

Список утверждён Постановлением Правительства № 1110. В 2026 году он включает пять основных групп:

Важно! Ноутбуки, моноблоки и планшеты — не прослеживаемые товары. Но монитор в составе компьютерного комплекта является прослеживаемым. Проверить конкретный товар можно через сервис ФНС по кодам ТН ВЭД или ОКПД2.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки

Настройка прослеживаемости в 1С 8.3

Шаг 1: включить функционал

Путь: Главное → Функциональность → вкладка «Торговля» → установить флажок «Приобретение и реализация прослеживаемых товаров».

После этого в документах появится возможность указывать РНПТ.

Шаг 2: настроить номенклатуру

Для каждого прослеживаемого товара в справочнике «Номенклатура» заполните:

• В поле «Маркировка и контроль»: выбрать «Прослеживаемый товар».
• Страна происхождения — из справочника стран.
• Код ТН ВЭД ЕАЭС — десятизначный код по классификатору.

После заполнения прослеживаемые товары помечаются в документах специальным значком (лупа).

Шаг 3: отключить отрицательные остатки по РНПТ

Путь: Администрирование → Проведение документов → снять флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта».

Это исключает ситуацию, когда программа проведёт документ с несуществующим РНПТ.

Как получить РНПТ

Вариант 1: ввоз из третьих стран (не ЕАЭС)

РНПТ формируется на основании грузовой таможенной декларации (ГТД) по формуле:

РНПТ = Номер ГТД / Номер товара из графы 32 ГТД
Пример: 10012020/180423/3024135/003

Таможня передаёт данные в ФНС автоматически. Импортёр формирует РНПТ самостоятельно по этой формуле — дополнительных уведомлений подавать не нужно.

Вариант 2: ввоз из стран ЕАЭС

Здесь порядок иной: РНПТ присваивает сама ФНС. Импортёр обязан подать в налоговую уведомление о ввозе в течение 5 рабочих дней с даты принятия товаров на учёт. Уведомление подаётся только в электронном виде через ЭДО.

Не позднее следующего рабочего дня ФНС присваивает РНПТ и передаёт его импортёру.

Вариант 3: получение РНПТ на остатки через «Помощник»

Если товары числились в остатках до введения системы прослеживаемости или выявлены при инвентаризации:

1. Путь: Отчёты → Прослеживаемость → Помощник получения РНПТ.
2. Нажмите «Провести инвентаризацию» и укажите товары.
3. Создайте «Уведомление об остатках прослеживаемых товаров».
4. Отправьте в ФНС через ЭДО.
5. Получите квитанцию с присвоенными РНПТ — не позднее следующего дня.

Уведомление об остатках подают только на товары, предназначенные для реализации, безвозмездной передачи или утилизации. Если товар куплен для личного потребления внутри организации (не для перепродажи) — уведомление не нужно.

Оприходование прослеживаемого товара в 1С 8.3

Сценарий 1: покупка у российского поставщика

Путь: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Товары.

1. Создайте документ поступления. Выберите поставщика, договор.
2. В табличной части добавьте прослеживаемый товар — он будет отмечен значком лупы.
3. В поле РНПТ нажмите на ссылку — откроется форма ввода РНПТ.
4. Введите РНПТ из входящего счёта-фактуры или УПД поставщика.
5. Укажите количество по данному РНПТ (если несколько РНПТ — добавьте несколько строк).
6. Зарегистрируйте входящий счёт-фактуру или УПД.
7. Проведите документ.

Ключевое правило: счёт-фактура и УПД при операциях с прослеживаемыми товарами передаются только в электронном виде через ЭДО. Бумажные документы не допускаются при оптовых сделках. РНПТ отражается в графе 11 счёта-фактуры.

Сценарий 2: прямой импорт из третьих стран

1. Оформите документ поступления аналогично сценарию 1.
2. В поле РНПТ введите номер, сформированный по ГТД (номер ГТД / номер строки).
3. Проведите документ.

Сценарий 3: ввоз из ЕАЭС

1. Оприходуйте товар документом «Поступление». В поле РНПТ оставьте пустым.
2. Сформируйте и отправьте в ФНС «Уведомление о ввозе» через ЭДО (в течение 5 рабочих дней).
3. Получите РНПТ от ФНС.
4. Внесите РНПТ в документ поступления — через «Помощник получения РНПТ».

Прослеживаемый товар для собственных нужд (не для перепродажи)

Если компания покупает прослеживаемый товар для использования внутри (например, монитор для сотрудника):

• Используйте документ «Передача материалов в эксплуатацию».
• Вид операции: «Передача сотруднику».
• Параметр «Учитывать по сотруднику»: установите «Расход и остатки».

Критически важно! При значении «Расход» программа трактует операцию как прекращение прослеживаемости. Тогда потребуется указать РНПТ и причину выбытия, а в 1С сформируются регистры прослеживаемости. При значении «Расход и остатки» — монитор остаётся на забалансовом счёте МЦ.04 и прослеживаемость сохраняется до фактического выбытия.

Прослеживаемый товар в составе ОС

Если прослеживаемый объект принимается как основное средство (например, холодильник на кухню компании):

• Используйте документ «Поступление ОС».
• В форме ввода РНПТ укажите данные: название товара, страну происхождения, РНПТ, количество, стоимость без НДС.
• РНПТ закрепляется за данным основным средством в регистрах прослеживаемости.

Для составного ОС (например, рабочее место = системный блок + мониторы) — установите флажок «Несколько РНПТ» и заполните отдельную строку для каждого прослеживаемого компонента.

Реализация прослеживаемых товаров

1. Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. Программа автоматически подберёт подходящий РНПТ из остатков.
3. Проверьте: РНПТ отражается в графе 11 счёта-фактуры.
4. Передайте УПД или счёт-фактуру покупателю только через ЭДО.

Прослеживаемость прекращается, когда товар продаётся физическому лицу без статуса ИП. После этого в системе больше не фиксируются операции с данной единицей.

Отчётность по прослеживаемым товарам

Если за квартал не было ни одной операции с прослеживаемыми товарами — отчёт КНД 1169010 подавать не нужно (п. 32 Постановления Правительства РФ № 1108).

Как сформировать отчёт в 1С

Путь: Отчёты → Прослеживаемость → Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами.

1. Укажите период.
2. Нажмите «Заполнить» — программа соберёт данные из документов автоматически.
3. Проверьте: каждая операция — отдельная строка с датой, кодом вида операции, РНПТ, количеством и суммой.
4. Отправьте в ИФНС через ЭДО.

Штрафы за нарушения прослеживаемости

Законодательная база для штрафов (проект поправок в КоАП) по состоянию на 2026 год предполагает введение санкций с 1 сентября 2026 года.

Чек-лист: что сделать в 1С перед началом работы

• Включить функционал: Главное → Функциональность → «Приобретение и реализация прослеживаемых товаров».
• Заполнить карточки номенклатуры: тип «Прослеживаемый товар», страна происхождения, код ТН ВЭД.
• Подключить ЭДО — без него работа с прослеживаемыми товарами невозможна.
• Запретить отрицательные остатки по РНПТ (Администрирование → Проведение документов).
• Получить РНПТ на существующие остатки через «Помощник получения РНПТ».
• Настроить обмен с ФНС через «1С-Отчётность» для подачи уведомлений и отчётов.

Резюме

• Прослеживаемые товары — это импортные товары из перечня по Постановлению Правительства № 1110. Учёт ведётся в разрезе РНПТ — регистрационного номера партии. В 2026 году перечень включает 5 основных товарных групп (мониторы, холодильное оборудование, стиральные машины и др.). Участники системы — все компании и ИП на любой системе налогообложения.
• При оприходовании от российского поставщика РНПТ берётся из входящего УПД/счёта-фактуры. При ввозе из третьих стран — формируется по номеру ГТД. При ввозе из ЕАЭС — направляется уведомление в ФНС, которая присваивает РНПТ в течение 1 рабочего дня.
• При покупке для собственных нужд (не для перепродажи) используйте вид операции «Расход и остатки» — тогда прослеживаемость сохраняется до фактического выбытия объекта. При значении «Расход» прослеживаемость прекращается, потребуется указать причину выбытия.
• Отчётность: плательщики НДС — в декларации по НДС; неплательщики — отчёт КНД 1169010 ежеквартально до 25-го числа (только при наличии операций). Все документы передаются исключительно в электронном виде через ЭДО. Штрафы ожидаются с 1 сентября 2026 года.

Читайте также

• Поступление прослеживаемых основных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Заявление о ввозе товаров в 1С 8.3 Бухгалтерия: ЕАЭС и НДС 22%