Аванс в 1С 8.3 ЗУП: расчёт за первую половину месяца, выплата, НДФЛ

Половина месяца прошла, пора выплачивать аванс. До 2023 года всё было проще: фиксированная сумма или процент. Теперь схема одна — расчёт за первую половину месяца. И НДФЛ удерживается прямо в ведомости на аванс. Разбираем, как это работает в 1С 8.3 ЗУП и почему важна хронологическая последовательность документов.

Три способа аванса в программе

Программа предлагает три варианта в карточке сотрудника. Но фактически рабочий остался один.

Первые два способа подбирали в ведомость одну и ту же сумму без учёта неявок. Сотрудник на больничный, а аванс ему всё равно идёт. Приходилось вручную править суммы. Расчёт за первую половину месяца это решает.

Почему фиксированная сумма больше не подходит

С 2023 года аванс стал самостоятельной выплатой. Налог удерживается в ведомости на аванс. Норма — ст. 223 НК РФ: датой получения дохода теперь считается день выплаты.

Если выплачивать фиксированную сумму, не учитывая фактический заработок, получается неточный расчёт НДФЛ. Налоговая в 6-НДФЛ сразу это увидит.

Документ Начисление за первую половину месяца

Главный документ для расчёта аванса. Раздел Зарплата → Начисления за первую половину месяца. Также доступен в журнале Все начисления.

Что делает документ:

• Считает оклад за отработанные дни первой половины месяца.
• Учитывает неявки и больничные.
• Подтягивает доплаты, начисленные за этот период.
• Готовит данные для удержания НДФЛ при выплате.

Хронологическая последовательность: критично

Это самая частая ошибка. Документы должны идти строго в хронологическом порядке.

Правильная схема:

1. Документ Начисление за первую половину месяца.
2. Ведомость на выплату аванса с операцией Аванс. НДФЛ удерживается тут.
3. В конце месяца — Начисление зарплаты и взносов за весь месяц.
4. Ведомость на выплату зарплаты с операцией Зарплата за месяц.

Чего делать нельзя:

• Сначала ввести оба документа начислений (аванс и зарплата), а потом обе ведомости.
• Делать ведомость на аванс задним числом после уже проведённой зарплаты.
• Менять даты документов после проведения.

Любое нарушение последовательности приводит к ошибкам исчисления НДФЛ. Программа считает налог по документу-основанию, и если основание появилось позже, расчёт ломается.

Выплата аванса

Раздел Выплаты → создаём один из видов ведомости.

• Ведомость в банк.
• Ведомость в кассу.
• Ведомость перечислений на счета.

Операция в ведомости — Аванс. По кнопке Заполнить подтянутся сотрудники с рассчитанным авансом из документа Начисление за первую половину месяца.

Проверка суммы аванса

Перед выплатой полезно убедиться, что суммы корректны. Раздел Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно).

Отчёт показывает суммы аванса и итоговой зарплаты по каждому сотруднику. Расхождения видны сразу.

Изменение суммы аванса до 2023 года

Раньше для группового изменения процента или фиксированной суммы аванса использовался отдельный документ. Раздел Зарплата → Изменение аванса.

Сейчас, при способе Расчётом за первую половину месяца, такой документ не нужен. Все суммы программа считает автоматически на основе фактически отработанного времени.

Сроки выплаты аванса

По ст. 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты устанавливаются в локальных актах работодателя.

Минтруд России в письме от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718 разъясняет: между выплатами должно быть около 15 дней. Стандарт — выплата зарплаты до 15 числа следующего месяца, аванс — после 25 числа текущего.

Частые ошибки и решения

Ведомость на аванс не заполняется

Возможные причины:

• Не создан документ Начисление за первую половину месяца.
• В карточке сотрудника не выбран способ Расчётом за первую половину месяца.
• Сотрудник принят после 15 числа.
• За период первой половины месяца не было ни одной явки.

В ведомости неправильная сумма аванса

Чаще всего после ручных правок документа Начисление за первую половину месяца. Откройте документ заново, нажмите Заполнить, проверьте отметки времени.

НДФЛ не удерживается с аванса

Это значит, что нарушена последовательность документов. Распроведите ведомость, проверьте даты и документы-основания, проведите по очереди.

Резюме

• В 1С 8.3 ЗУП единственный рабочий способ аванса — Расчётом за первую половину месяца.
• С 2023 года аванс — самостоятельная выплата, НДФЛ удерживается в ведомости на аванс по ст. 223 НК РФ.
• Документы оформляются строго по очереди: Начисление за первую половину месяца → Ведомость на аванс → Начисление зарплаты и взносов → Ведомость на зарплату.
• Любое нарушение хронологии ведёт к ошибкам исчисления НДФЛ — это самая частая причина расхождений в 6-НДФЛ.

Читайте также

• Начисление зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 — пошагово
• Расчёт зарплаты за первую половину месяца (аванса) в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0