Аванс в 1С 8.3: расчет, удержание НДФЛ и выплата

Закон обязывает выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц. Первая выплата – аванс. С 2023 года порядок удержания НДФЛ с аванса резко поменялся, и многие настройки в программе 1С 8.3 ЗУП заработали по-новому. Разберём все три способа расчёта и налоговые нюансы.

Закон и сроки

Срок выплаты зарплаты прописан в ст. 136 ТК РФ: не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Конкретные дни устанавливает локальный акт работодателя.

С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день её выплаты, а не последний день месяца (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это значит, что аванс становится самостоятельным «транзакционным» доходом. С него нужно удержать НДФЛ при выплате.

Три способа расчёта аванса

В программе доступны:

Способ задаётся в карточке сотрудника. Изначально он устанавливается при приёме на работу на вкладке «Оплата труда». Дальше можно поменять кадровыми документами или массово через «Зарплата» – «Изменения авансов».

Назначение способа расчёта

Изменить способ можно через:

• «Изменение оплаты труда» с галкой «Изменить аванс»;
• «Кадровый перевод» на вкладке «Оплата труда»;
• «Кадровый перевод списком»;
• «Перевод к другому работодателю»;
• «Восстановление в должности»;
• «Возврат из отпуска по уходу» с галкой «Изменить аванс»;
• «Изменение аванса» – массово на всех или произвольный список сотрудников.

Документ «Начисление за первую половину месяца»

Применяется только при способе «Расчётом за первую половину месяца». Перед его расчётом регистрируем все отсутствия сотрудников (больничные, отпуска, командировки).

Откройте «Зарплата» – «Все начисления» – «Начисление за первую половину месяца». Заполните:

• Месяц – за первую половину которого считаем;
• Дата – регистрация документа;
• Расчёт первой половины месяца до – по умолчанию 15 число;
• Планируемая дата выплаты – из учётной политики.

По кнопке «Заполнить» подтянутся сотрудники с подходящим способом расчёта. В табличную часть попадут только начисления с галкой «Начисляется при расчёте первой половины месяца».

Учётная политика и НДФЛ

Настройки находятся в «Настройка» – «Организации» – «Учётная политика и другие настройки» – «Учётная политика» – «НДФЛ».

Исчисление НДФЛ с аванса

Три варианта:

• Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется). При расчёте аванса в «Начислении за первую половину месяца» появится вкладка «НДФЛ» с исчисленными суммами.
• Не исчислять. НДФЛ считается только при окончательном расчёте.
• Указывается в документе. В каждом документе можно поставить галку «Отложить расчёт налога».

Удержание НДФЛ с аванса

Тоже три варианта:

• Удержать при выплате аванса. К выплате идёт аванс минус НДФЛ. Налог считается удержанным, перечислять надо в общем порядке.
• Не удерживать. К выплате идёт аванс минус исчисленный НДФЛ, но налог не считается удержанным до окончательного расчёта.
• Указывается в документе. Есть поле «Перечисление налога» – «При выплате зарплаты» или «При выплате аванса».

С 2023 года рекомендация изменилась. Если аванс – это самостоятельный доход, удерживать НДФЛ при его выплате – правильно и безопасно.

Дата выплаты – последний день месяца

Если плановая дата выплаты – 30 (31, 28, 29) число или позже, программа автоматически исчислит и удержит НДФЛ независимо от настроек учётной политики. Это связано с позицией ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804.

Если по факту аванс выплатили раньше указанной даты, скорректируйте дату в документе на реальную – тогда налог удерживать не понадобится.

Выплата аванса

Выплата идёт документом «Ведомость в банк» / «Ведомость в кассу» / «Ведомость через раздатчика» / «Ведомость на счета». В поле «Выплачивать» ставим «Аванс». В одну ведомость попадут все сотрудники, независимо от способа расчёта.

При расчёте фиксированной суммой и процентом учитываются отсутствия сотрудников в месяце выплаты. Если человек отсутствовал 15 дней до даты ведомости, в ведомость он не попадёт.

Аванс в 6-НДФЛ

Если НДФЛ при выплате аванса регистрируется как удержанный

Суммы попадают в расчёт. В разделе 1 – строка 021 (удержанный налог) и строка 022 (срок перечисления). В разделе 2 – строка 112 (зарплата за первую половину), строка 140 (исчисленный налог), строка 160 (удержанный налог).

Налог нужно перечислить не позднее дня, следующего за днём выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если НДФЛ при выплате аванса не считается удержанным

Суммы аванса и исчисленного налога в 6-НДФЛ не отражаются. Аванс пойдёт в составе зарплаты по итогам месяца.

Отчёты по авансу

Доступны:

• Расчётная ведомость Т-51 (за первую половину месяца);
• Расчётный листок (за первую половину месяца).

Оба находятся в «Зарплата» – «Отчёты по зарплате».

Резюме

• В 1С 8.3 ЗУП три способа расчёта аванса. Самый точный – «Расчётом за первую половину месяца».
• С 2023 года день выплаты аванса – дата получения дохода. Удерживать НДФЛ при выплате аванса – безопасный вариант.
• Настройки исчисления и удержания налога делаются в учётной политике организации.
• Если аванс выплачивается в последний календарный день месяца, программа исчисляет и удерживает НДФЛ автоматически.

Читайте также

• Расчёт зарплаты за первую половину месяца (аванса) в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Аванс в 1С 8.3 ЗУП: расчёт за первую половину месяца, выплата, НДФЛ
• Изменения в 6-НДФЛ в 1С 8.3: что важно знать после реформы 2023 года