Учёт ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция

ГСМ — горюче-смазочные материалы. Любая компания с автотранспортом ежемесячно сталкивается с покупкой бензина, дизеля, моторного масла. Способы оплаты разные: наличные, талоны, топливные карты. Каждый требует своей цепочки документов в 1С 8.3 Бухгалтерия. Разбираем все варианты с проводками.

Способы приобретения ГСМ

На практике используются три основных варианта:

Самый удобный вариант для современного бизнеса — топливные карты. Безналичный расчёт, контроль лимитов, отчёты от поставщика.

Правовое основание

Учёт ГСМ регулируется:

• ФСБУ 5/2019 «Запасы» — общие принципы оценки и списания МПЗ.
• Методические рекомендации Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р — нормы расхода топлива.
• Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 — путевые листы (с изменениями приказом № 159 от 05.05.2023).
• Статья 252 НК РФ — подтверждение обоснованности расходов.

Без путевого листа расходы на ГСМ нельзя признать в налоговом учёте — это требование статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении.

Шаг 1. Учёт через топливные карты

Самый частый способ. Алгоритм:

1. Заключите договор с поставщиком ГСМ на обслуживание по топливной карте.
2. Получите карту с установленными лимитами.
3. Оприходуйте карту в учёте.
4. Передайте карту водителю.
5. В конце месяца получите отчёт об операциях и оприходуйте топливо.
6. Спишите на расходы.

Оприходование топливной карты

Если карта платная — оформите как услугу:

1. «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → создать «Услуги (акт)».
2. Контрагент — поставщик ГСМ.
3. Услуга — «Изготовление топливной карты».
4. Сумма с НДС 22%.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру.
6. Проведите.

Саму карту учитывают как бланк строгой отчётности на забалансовом счёте 006:

1. «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать».
2. Дт 006 «Бланки строгой отчётности».
3. Если карта бесплатная — по условной цене 1 рубль.

Это нужно для контроля наличия карт у водителей.

Передача карты водителю

При передаче — операция вручную:

1. «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать».
2. Кт 006 — карта снимается с одного места хранения.
3. Дт 006 — переходит в другое (на конкретного водителя).

Это формальная операция для отслеживания, у кого находится карта.

Шаг 2. Поступление ГСМ от поставщика

В конце месяца поставщик присылает отчёт об операциях по карте: сколько литров, какие виды топлива, по какой цене. На основе этого:

1. «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → «Создать» → «Товары (накладная)».
2. Контрагент — поставщик ГСМ.
3. В табличной части введите номенклатуру ГСМ (например, «Бензин АИ-95»).
4. Количество в литрах.
5. Цена.
6. Счёт учёта — 10.03.1 «Топливо».
7. Зарегистрируйте счёт-фактуру.
8. Проведите.

Проводки:

• Дт 10.03.1 — Кт 60.01 на стоимость без НДС.
• Дт 19.03 — Кт 60.01 на НДС.

Настройка субконто счёта 10.03.1

Для корректного учёта по конкретным транспортным средствам настройте субконто:

1. «Главное» → «План счетов».
2. Откройте счёт 10.03.1.
3. Проверьте субконто — должны быть «Номенклатура», «Партии», «Места хранения».

В справочнике «Места хранения» создайте записи для каждого автомобиля. Это позволит отслеживать остатки ГСМ по конкретным машинам.

Шаг 3. Поступление ГСМ через подотчёт

Альтернативный способ — водитель покупает топливо за свои деньги или за выданный аванс.

Алгоритм:

1. Перечислите аванс водителю — «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 — Кт 51.
2. Получите от водителя авансовый отчёт с чеками с АЗС.
3. «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» → «Создать».
4. На вкладке «Товары» введите ГСМ с количеством, ценой, счёт 10.03.1.
5. Зарегистрируйте чеки как первичные документы.
6. Проведите.

Программа спишет аванс с 71 счёта и оприходует ГСМ на 10.03.1.

Шаг 4. Списание ГСМ

Списание идёт на основании путевых листов. Документ — «Требование-накладная».

1. «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать».
2. Вкладка «Материалы» — ГСМ из остатков с указанием количества по путевым листам.
3. Вкладка «Счета затрат» — куда списывать:
   • 20 — для производственного транспорта.
   • 26 — для управленческого.
   • 44 — для торгового.
4. Проведите.

Проводки: Дт 20/26/44 — Кт 10.03.1 на стоимость списанного ГСМ.

Нормы расхода ГСМ

Нормы устанавливаются приказом руководителя на основании Методических рекомендаций АМ-23-р от 14.03.2008.

База включает:

• Базовая норма для конкретной марки авто (л/100 км).
• Поправочный коэффициент за зимний период (от +5% до +20%).
• Коэффициент работы в городах с населением 1+ млн (+25%).
• Коэффициент городов 0,5–1 млн (+15%).
• Обкатка нового авто на 1000 км (+10%).
• После капремонта на 1000 км (+10%).

Превышение нормы расхода — спорный момент с налоговой. Желательно укладываться в норму или иметь обоснование (плохое качество дороги, простаивание с включённым двигателем).

Путевой лист в 2026 году

С 1 марта 2023 года и до 1 марта 2029 года действует приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 (изменения приказом № 159 от 05.05.2023). Обязательные реквизиты:

• Срок действия (дата или диапазон).
• Лицо, оформившее путевой лист (юрлицо, ОГРН, адрес).
• ТС (марка, модель, госномер).
• Водитель (ФИО, СНИЛС, серия и номер водительского удостоверения).
• Показания одометра при выезде и возвращении.
• Медосмотр (подпись медработника, лицензия).
• Контроль ТС (отметка «Выпуск на линию разрешён»).

Путевой лист может быть электронным с УКЭП или УНЭП. Срок хранения — не менее 5 лет.

Контроль и проверки

Перед закрытием месяца сверьте:

• Остатки ГСМ по складам и автомобилям.
• Списание соответствует пробегу из путевых листов.
• Превышения нормы расхода обоснованы.
• Все авансовые отчёты проведены.
• Книга покупок отражает НДС с поступлений ГСМ.

Удобный отчёт — «Анализ субконто» по счёту 10.03.1 с группировкой по местам хранения. Видно, сколько у какого автомобиля топлива.

Резюме

• В 1С 8.3 Бухгалтерия учёт ГСМ ведётся на счёте 10.03.1 «Топливо». Способы поступления: топливные карты, талоны, авансовый отчёт водителя.
• Топливные карты учитываются как БСО на забалансовом счёте 006. Сам ГСМ оприходуется по факту использования по отчёту от поставщика.
• Списание ГСМ идёт через «Требование-накладную» на счета затрат (20, 26, 44) на основании путевых листов с расчётом по нормам.
• В 2026 году путевые листы оформляются по приказу Минтранса № 390 (с изменениями № 159). Обязательны СНИЛС и водительское удостоверение водителя. Без путевого листа расходы на ГСМ нельзя признать в налоговом учёте.

Читайте также

• Путевой лист легкового автомобиля в 2026 году: бланки, образцы и правила заполнения