Учёт топлива по путевым листам в 1С 8.3
Путевые листы и топливо — связка, которая в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 работает почти автоматически, если включить нужную галочку и заполнить пару справочников. Разберу маршрут от настройки до проводок, без воды и с акцентом на ошибки, которые ловят бухгалтеры в первые месяцы.
Напомню: бланк путевого листа сейчас не строго регламентирован. Организация вправе использовать собственную форму, при условии что в ней есть обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов установлен Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 (актуальная редакция, заменившая Приказ № 152).
Содержание
Включаем функционал путевых листов
До 1С 8.3 типовая учитывала путевые листы через конфигурацию УНФ или 1С: Транспорт. Сейчас всё внутри Бухгалтерии. Включаем галочку:
Раздел Администрирование → Функциональность → Запасы → Путевые листы.
После включения в разделе Покупки появляется журнал “Путевые листы” и кнопка “Создать”.
Что заполнить в шапке
В шапке путевого листа задают пять обязательных полей:
- Дата (день поездки или смены).
- Транспортное средство — выбирается из справочника “Транспортные средства”.
- Сотрудник-водитель — из справочника “Сотрудники”. У него обязательно должно быть водительское удостоверение в карточке.
- Норма расхода — л на 100 км. Берётся либо из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (нормы расхода топлив), либо из приказа по организации.
- Счёт затрат и статья затрат.
Если у сотрудника не заполнено водительское удостоверение, программа не даст провести документ. Откройте карточку и добавьте серию, номер, категорию, дату выдачи. Раздел Зарплата и кадры → Сотрудники → Личные данные.
Заправки и документ-основание
Вкладка Топливо содержит данные о заправках в течение смены: количество литров и документ, по которому топливо получено.
| Документ | Что попадает в проводки |
|---|---|
| Топливная карта | Только количество, без сумм |
| Кассовый чек (наличные или банковская карта) | И количество, и суммы |
Маршрут и автоматический расчёт расхода
На вкладке Маршрут через кнопку Добавить вносят:
- Точку выезда и точку прибытия.
- Дату и время.
- Показания одометра (на старт и финиш).
1С 8.3 сама рассчитает пробег и расход топлива по норме из шапки. Это сильно экономит время в сравнении с ручным заполнением Excel-таблиц, которым многие бухгалтеры пользуются годами.
Проверьте корректность нормы. Если у автомобиля стоит ГБО или зимний коэффициент, в Минтрансовских таблицах есть надбавки до 10–15%. В 1С их нужно учитывать руками — увеличить норму на нужный процент в шапке листа на тот период, когда они применяются.
Проводки
Что попадает в учёт после проведения, зависит от документа-основания заправки.
При расходе по топливной карте — только количество, без рублёвой оценки. Стоимость подтянется при оприходовании от поставщика.
Поступление топлива от поставщика
Для оприходования топлива от поставщика создают документ Поступление с видом операции Топливо. Табличную часть удобно заполнять одноимённой кнопкой — программа подтянет литры из проведённых путевых листов. Указывают цену.
После проведения формируется проводка по дебету счёта 10.03.02 на сумму. Количество в проводке отсутствует — оно уже было отражено путевым листом.
Печатные формы и нумерация
Из путевого листа доступны печатные формы:
- Путевой лист по форме №3 для легкового автомобиля.
- Упрощённая форма путевого листа.
- Авансовый отчёт — если топливо покупалось за наличные или банковской картой.
Внимание к одной ловушке: при выводе печатного авансового отчёта из путевого листа сквозная нумерация авансовых отчётов нарушается. После такой печати поправьте номер документа в печатной форме и проверьте номер у следующего создаваемого авансового отчёта, иначе журнал поедет.
Налоговый учёт расхода топлива
Расходы на топливо учитываются для целей налога на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта. Налоговый кодекс не обязывает следовать нормам Минтранса буквально, но при проверках инспекторы их используют как ориентир. Распоряжение Минтранса № АМ-23-р имеет рекомендательный характер, что подтверждено в письме Минфина от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61. Важно, чтобы у организации был внутренний приказ с собственными нормами и обоснование.
Резюме
- Путевые листы в 1С 8.3 включаются галочкой в Администрирование → Функциональность → Запасы.
- В карточке водителя обязательно должно быть водительское удостоверение, иначе документ не проведётся.
- Расход рассчитывается автоматически по норме из шапки и пробегу из вкладки Маршрут; проводки зависят от типа документа-основания: топливная карта даёт только количество, кассовый чек — и сумму.
- Печать авансового отчёта из путевого листа ломает сквозную нумерацию журнала авансовых отчётов; нумерацию надо контролировать вручную.
Загрузка...