Персонифицированные сведения о физических лицах в 1С 8.3: форма, сроки, порядок

Персонифицированные сведения о физических лицах в 1С 8.3 — это та форма, что пришла на смену СЗВ-М. С января 2023 года работодатели больше не отправляют СЗВ-М в ПФР. Вместо неё ежемесячно сдают новую форму в налоговую. В этой инструкции собрано всё, что нужно знать бухгалтеру: кому, когда и как.

Содержание

1 Что изменилось и почему
2 Как отчёт устроен
3 Кто сдаёт, а кто нет
4 Когда подаются сведения
5 Сроки сдачи
6 Подавать ли за третий месяц квартала
7 Где находится отчёт в 1С 8.3
8 Резюме
- 8.1 Читайте также

Что изменилось и почему

СЗВ-М сдавалась последний раз за декабрь 2022 года (срок — не позднее 16 января 2023 с учётом переноса). Дальше обязанность сохранилась, но получатель и форма поменялись.

Новая форма утверждена приложением № 2 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Сдаётся в налоговый орган согласно п. 7 ст. 431 НК РФ.

Ключевое отличие от СЗВ-М: в новой форме указывается сумма выплат, начисленных физлицу за месяц. Это и есть тот блок данных, ради которого ФНС хотела единый источник.

Как отчёт устроен

Состав документа в 1С 8.3:

Титульный лист.
Раздел «Сведения» — данные по каждому сотруднику отдельно.

Во втором разделе кроме персональных строк 010-060 появилась строка 070 с доходами сотрудника за месяц. Дополнительно в форме внутри программы есть служебное поле «Справочно» с суммарными доходами всех сотрудников. В печатной форме его нет.

Кто сдаёт, а кто нет

Плательщики страховых взносов согласно главе 34 НК РФ — то есть все, кто платит физлицам:

организации;
ИП с сотрудниками;
адвокаты, нотариусы, иные лица частной практики с сотрудниками;
главы КФХ;
физлица без статуса ИП, нанимающие работников.

Не сдают:

ИП, адвокаты, нотариусы без сотрудников;
главы КФХ без работников;
плательщики АУСН.

Если численность физлиц с выплатами больше 10 человек, отчёт идёт только в электронном виде по ТКС с УКЭП (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Когда подаются сведения

По заключённым договорам:

трудовые;
ГПХ на выполнение работ и услуг;
авторского заказа;
об отчуждении исключительного права;
издательские, лицензионные;
лицензионные о праве пользования (пп. 1-12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ).

Застрахованные лица: граждане РФ, временно пребывающие, временно и постоянно проживающие иностранные граждане (включая ВКС).

Важный нюанс: если договор заключён, но выплат по нему нет, сведения всё равно подаются. Буквальное толкование п. 3.1 Порядка не делает исключений.

Сроки сдачи

Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным (п. 7 ст. 431 НК РФ). Если 25-е приходится на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Подавать ли за третий месяц квартала

ФНС в письме от 06.03.2023 № БС-4-11/2593@ пояснила: сведения за третий месяц квартала входят в раздел 3 РСВ, поэтому отдельно их можно не подавать.

Прогноз: следовать этой позиции рискованно. НК РФ требует ежемесячной подачи без исключений. Когда (и если) ответственность за непредставление будет прописана в кодексе, инспекции могут начать штрафовать по букве закона. Безопаснее сдавать каждый месяц.

Где находится отчёт в 1С 8.3

В 1С Бухгалтерия 8.3: Отчёты — Регламентированные отчёты — Создать — Персонифицированные сведения о физических лицах.

В 1С ЗУП 8.3: тот же путь, плюс отдельная карточка отчёта по каждой организации в групповом учёте.

Резюме

СЗВ-М с 2023 года не сдаётся. Её заменили персонифицированные сведения о физических лицах, утверждённые Приказом ФНС № ЕД-7-11/878@.
Сдают ежемесячно до 25-го числа в налоговый орган. С 11 и более сотрудниками — только электронно по ТКС.
Главное отличие от СЗВ-М: указывается сумма выплат за месяц, а не только факт трудовых отношений.
Подача за третий месяц квартала формально остаётся обязательной, несмотря на разъяснения ФНС.