Настройка оборотно-сальдовой ведомости в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — главный отчёт бухгалтера, который проверяется ежедневно, особенно при закрытии месяца. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 у ОСВ есть множество настроек, которые делают отчёт удобнее и информативнее. Ниже — подробный разбор всех вкладок настроек, рекомендации по их использованию и нестандартные сценарии для разных задач бухгалтера.

Где найти отчёт

Раздел: «Отчёты» → «Стандартные отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Альтернативный путь — через «Все функции» (если включён режим разработчика).

Сразу видны два основных параметра — период и организация. Все остальные настройки скрыты до нажатия кнопки «Показать настройки».

Вкладка «Группировка»

Параметр «По субсчетам»

Один флажок, но с большим эффектом:

• флажок снят → отчёт сводный, показаны только основные счета (например, 60 целиком, без 60.01 и 60.02);
• флажок установлен → отчёт детализирован по субсчетам (60.01 «Расчёты с поставщиками», 60.02 «Авансы выданные» отдельно).

Для повседневной работы рекомендуется детализированный режим.

Индивидуальная группировка по конкретному счёту

В нижней части вкладки кнопка «Добавить» позволяет указать конкретный счёт (или несколько) для дополнительной детализации. По остальным счетам детализация останется обычной.

Дополнительно можно активировать «По субконто» — отчёт разложится в разрезе субконто только по выбранным счетам.

Это удобно для расширенного анализа конкретного счёта без перегрузки всего отчёта.

Вкладка «Отбор»

Забалансовые счета

Флажок «Выводить забалансовые счета». По умолчанию забалансовые счета (001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011, МЦ) скрыты.

Когда нужно включать:

• учёт ОС стоимостью до 100 000 руб. на МЦ.04;
• контроль арендованных ОС на 001;
• учёт ТМЦ на ответственном хранении на 002;
• сданное в аренду имущество на 011.

Дополнительные отборы

В нижней части можно добавить отбор по любому полю:

• по контрагенту;
• по подразделению;
• по номенклатуре;
• по статье затрат и т.д.

Используется кнопка «Добавить» с указанием поля и значения.

Вкладка «Показатели»

Вкладка управляет тем, какие данные показывать в ОСВ:

• БУ — бухгалтерский учёт;
• НУ — налоговый учёт (для налога на прибыль);
• Валютная сумма — для счетов в валюте;
• Количество — для счетов с количественным учётом (10, 41, 43);
• Контроль — отклонения между БУ и НУ.

Для организаций на ОСНО рекомендуется отметить и БУ, и НУ — так быстрее находятся ошибки в виде отклонений между учётами.

Для УСН и налогоплательщиков ПСН достаточно одного БУ.

Вкладка «Развёрнутое сальдо»

Самая важная настройка для счетов расчётов с контрагентами (60, 62, 76).

Что такое развёрнутое сальдо

На счёте 62 одновременно могут быть и дебиторская задолженность от одних покупателей (Дт), и авансы от других (Кт). Без развёрнутого сальдо они зачтутся, и баланс покажет итоговую сумму. Это искажает реальное финансовое положение.

С развёрнутым сальдо ОСВ покажет:

• дебиторскую задолженность отдельно;
• кредиторскую (авансы) — отдельно.

Это требование ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации» — в балансе развёрнутое сальдо обязательно.

«Бухгалтерская отчётность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации» — п. 6 ПБУ 4/99.

Какие счета развёртывать обязательно

• 60 «Расчёты с поставщиками»;
• 62 «Расчёты с покупателями»;
• 71 «Расчёты с подотчётными лицами»;
• 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 69 «Расчёты по социальному страхованию» (по разным субсчетам).

Вкладка «Дополнительно»

Наименование счёта

Флажок «Выводить наименование счёта». Если установлен — рядом с номером счёта появится его название по плану счетов («41.01 — Товары на складах»).

Размещение наименования:

• «После номера счёта» (по умолчанию);
• «В отдельной колонке».

Удобно для бухгалтеров, которые не помнят все номера счетов наизусть.

Подпись и шапка

Здесь же можно настроить вывод шапки документа с реквизитами организации, фамилией бухгалтера, датой формирования.

Вкладка «Оформление»

Косметическая настройка — выбор цветовой схемы из выпадающего списка. На функционал не влияет.

Можно менять в любое время.

Сохранение настроек

Кнопка «Сохранить настройки» в верхней панели. Настройки сохраняются в шаблон с произвольным названием, чтобы не настраивать заново при следующем формировании.

Полезные шаблоны:

• «ОСВ для закрытия месяца» — все счета, развёрнутое сальдо, БУ + НУ;
• «ОСВ по контрагенту» — отбор по конкретному контрагенту;
• «ОСВ для проверки» — с забалансовыми счетами;
• «Краткая ОСВ» — без субсчетов, только основные счета.

Сравнение с другими стандартными отчётами

Применение для закрытия месяца

Алгоритм проверки на конец месяца:

1. Сформируйте ОСВ за месяц с детализацией по субсчетам и развёрнутым сальдо.
2. Проверьте 19 — НДС должен быть закрыт (после регламентного «Формирование записей книги покупок»).
3. Проверьте 25 и 26 — должны быть нулевые остатки на конец месяца.
4. Сверьте 60.01 и 60.02 — авансы должны быть закрыты «Корректировкой долга».
5. Проверьте 90 и 91 — после «Закрытия месяца» субсчета закрываются на 90.09 и 91.09.

Юридические нормы

ОСВ — внутренний рабочий документ. Это регистр бухгалтерского учёта по ст. 10 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Срок хранения регистров — 5 лет (ст. 29 № 402-ФЗ).

При выездной проверке ИФНС часто запрашивает ОСВ за периоды проверки в Excel. Рекомендуется сохранять ОСВ ежемесячно (см. инструкцию по сохранению документа в Excel).

Типовые ошибки настройки

• Не включено развёрнутое сальдо для 60, 62, 76. ОСВ показывает заниженную задолженность.
• Включена детализация по субконто для всех счетов сразу. Отчёт становится огромным и неудобным.
• Отбор оставлен от предыдущей сессии и не очищен. Часть данных пропущена.
• Период установлен по конкретной дате, а не на конец месяца. Остатки не закрылись регламентными операциями.
• Использование только БУ при ОСНО. Скрытые отклонения с НУ остаются незамеченными до квартальной отчётности.

Резюме

• Все настройки ОСВ в 1С 8.3 открываются кнопкой «Показать настройки» и распределены по 6 вкладкам: Группировка, Отбор, Показатели, Развёрнутое сальдо, Дополнительно, Оформление.
• Главные настройки — детализация по субсчетам, развёрнутое сальдо для счетов 60, 62, 71, 76 и одновременный показ БУ и НУ для ОСНО.
• Забалансовые счета (001, 002, МЦ.04 и др.) включаются отдельным флажком на вкладке «Отбор».
• Сохраняйте свои шаблоны настроек для разных задач — закрытие месяца, проверка контрагента, отчёт для ИФНС. ОСВ — регистр учёта по ст. 10 № 402-ФЗ со сроком хранения 5 лет.

Читайте также

• Списание дебиторской задолженности в 1С 8.3: проводки и пошаговая инструкция