Реестр документов в 1С 8.3 БП 3.0: как сформировать
Реестр документов из 1С 8.3 нужен для предоставления контролирующим органам, аудиторам или руководителю. Программа Бухгалтерия предприятия 3.0 формирует его двумя способами: через типовой отчёт и через вывод списка документов. Разберём оба метода и тонкости настройки.
Реестр документов — это сводный список первичных документов с реквизитами. По ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом. Реестр упорядочивает их для проверок.
Содержание
Способ 1: типовой отчёт «Реестр документов»
Первый способ — встроенный отчёт. Подходит для общего списка по всем видам документов.
Где находится
Раздел Операции → Журнал операций. Здесь хранятся все документы базы. На верхней панели нажмите кнопку «Реестр документов».
Базовые настройки
В шапке отчёта задайте:
- период формирования (с… по…);
- организацию (если ведётся учёт нескольких юрлиц);
- виды документов, если нужен срез.
Дополнительные отборы
Кнопка «Показать настройки» → Отбор → Добавить. Можно отфильтровать по контрагенту, договору, складу, сумме.
Состав колонок
Через «Показать настройки» → Оформление снимите галки с лишних полей. Колонки можно менять местами стрелками.
Способ 2: реестр конкретного вида документов
Когда нужен реестр одного типа — например, договоров или счетов на оплату.
Шаги
- Откройте журнал нужного вида документов.
- Сделайте отборы (по контрагенту, виду договора, организации).
- Нажмите Ещё → Вывести список.
- В диалоге выберите поля для вывода.
Добавление нестандартных колонок
Если нужного поля нет в списке — добавьте его в форму журнала.
- В журнале документов нажмите Ещё → Изменить форму.
- Поставьте курсор на строку «Ссылка».
- Нажмите «Добавить поля» и выберите нужный реквизит.
Сравнение двух способов
| Параметр | Реестр документов | Вывести список |
|---|---|---|
| Охват | Все типы документов | Один вид |
| Гибкость колонок | Настраивается в отчёте | Любой реквизит формы |
| Группировка | По видам, организации, периоду | Только сортировка |
| Использование | Сводный реестр для ИФНС | Узкий перечень для договорной работы |
Сохранение и печать реестра
Готовый реестр выводится на экран как табличный документ. Доступно:
- печать через Файл → Печать или Ctrl+P;
- сохранение как Excel, PDF, ODF, MXL, HTML;
- отправка по e-mail прямо из формы отчёта.
Частые вопросы
Реестр пустой — почему?
Проверьте период формирования и фильтр по организации. По умолчанию отчёт строится за текущий месяц.
Можно ли вывести только проведённые документы?
Да. В настройках отбора добавьте условие: «Проведён = Да». Непроведённые документы исчезнут из реестра.
Как сделать реестр для налоговой проверки?
Используйте отчёт «Реестр документов» с отбором по периоду проверки. Сохраните в Excel и распечатайте с подписью директора. По ст. 93 НК РФ, документы предоставляются в виде заверенных копий или в электронной форме.
Резюме
- В БП 3.0 два способа сформировать реестр — отчёт «Реестр документов» и кнопка «Вывести список».
- Отчёт подходит для сводных реестров. Вывод списка — для одного вида документов.
- Колонки настраиваются вручную; нестандартные поля добавляются через «Изменить форму».
- Реестр сохраняется в Excel, PDF и других форматах для отправки в ИФНС или контрагентам.
Загрузка...