Денежные документы в 1С 8.3 Бухгалтерия: учёт на счёте 50.03

Талоны на ГСМ, оплаченные авиабилеты, проездные, путёвки, конверты с марками — всё это денежные документы. Они уже оплачены, но услуги по ним пока не получены. В 1С 8.3 Бухгалтерия для них отдельный счёт 50.03 и набор специальных документов. Разбираем алгоритм поступления, выдачи и инвентаризации.

Что такое денежные документы

Это оплаченные приобретения, которые хранятся в кассе организации до момента использования:

• Конверты с марками и почтовые марки.
• Марки государственной пошлины.
• Талоны на бензин и питание.
• Авиабилеты, ж/д билеты.
• Проездные, единые билеты.
• Путёвки на лечение и отдых.
• Подарочные сертификаты.
• Талоны на стоянку, прачечную и т. д.

Признак денежного документа — между оплатой и использованием есть временной интервал.

Правовое основание

Учёт денежных документов регулируется Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учёта, утверждённой приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Учёт ведётся на счёте 50.03 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учёт — по видам документов.

Где найти документы в 1С 8.3

В программе предусмотрен отдельный раздел. Путь: «Банк и касса» → «Денежные документы».

Доступные документы:

• «Поступление денежных документов» — оприходование.
• «Выдача денежных документов» — выдача под отчёт или контрагенту.
• «Возврат денежных документов от подотчётного лица».

В базовой версии 1С 8.3 Бухгалтерия учёт денежных документов ведётся только по одной организации. В ПРОФ и КОРП версиях — по нескольким.

Шаг 1. Поступление денежных документов

Сценарий: организация купила у поставщика 100 талонов на ГСМ по 1 220 ₽ (с НДС 22%) на общую сумму 122 000 ₽.

Виды операций при поступлении:

Поступление от поставщика

Алгоритм:

1. «Банк и касса» → «Денежные документы» → «Поступление денежных документов».
2. «Создать» → вид операции «От поставщика».
3. Контрагент-поставщик и договор.
4. В табличной части номенклатура (например, «Талон на ГСМ»), количество, цена.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру.
6. Проведите.

Проводки:

• Дт 50.03 — Кт 60.01 на 100 000 ₽ (стоимость без НДС).
• Дт 19.04 — Кт 60.01 на 22 000 ₽ (НДС с услуг).

На счёте 50.03 у каждого вида денежного документа ведётся отдельная аналитика — это позволяет отдельно отслеживать остатки талонов, билетов, путёвок.

Шаг 2. Выдача денежных документов

Когда документ выдаётся сотруднику или контрагенту, оформляется «Выдача денежных документов»:

1. «Банк и касса» → «Денежные документы» → «Выдача денежных документов».
2. «Создать».
3. Вид операции:
   • «Подотчётному лицу» — выдача водителю талонов на ГСМ.
   • «Поставщику» — оплата талонами вместо денег.
   • «Прочее».
4. Заполните получателя.
5. В табличной части — номенклатура и количество выдаваемых документов.
6. Проведите.

Проводки при выдаче подотчётному лицу:

• Дт 71.01 — Кт 50.03 на стоимость выданных документов.

Сотрудник становится подотчётным лицом по этим документам. Он должен отчитаться об их использовании авансовым отчётом.

Шаг 3. Авансовый отчёт

После использования сотрудник предоставляет авансовый отчёт. Например, водитель привёз корешки талонов на использованный бензин.

В 1С 8.3 Бухгалтерия:

1. «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» → «Создать».
2. Подотчётное лицо.
3. На вкладке «Денежные документы» введите использованные позиции.
4. На вкладке «Товары» — приход ГСМ на счёт 10.03.1.
5. Проведите.

Программа спишет талоны со счёта 71 на счёт 10.03.1 «Топливо». Счёт 71 закроется по этой операции.

Поступление через подотчётного сотрудника

Иногда сотрудник сначала покупает билеты или талоны за свои деньги, потом приносит документы организации.

1. «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» → «Создать».
2. На вкладке «Денежные документы» нажмите «Добавить».
3. Введите купленные документы (например, авиабилеты).
4. Программа оприходует их на счёт 50.03 и спишет аванс с 71 счёта.

Альтернативно через документ «Поступление денежных документов» с видом «От подотчётного лица».

Возврат денежных документов

Если сотрудник не использовал часть талонов или билетов:

1. «Банк и касса» → «Денежные документы» → «Возврат денежных документов от подотчётного лица».
2. Подотчётное лицо.
3. Введите возвращаемые позиции.
4. Проведите.

Проводка: Дт 50.03 — Кт 71.01 на стоимость возвращённых документов. Аванс соответственно уменьшится.

Инвентаризация

Денежные документы подлежат периодической инвентаризации (по правилам ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»). Минимум — раз в год перед составлением отчётности.

В 1С 8.3 Бухгалтерия инвентаризация оформляется через документ «Инвентаризация денежных документов»:

1. «Банк и касса» → «Денежные документы» → «Инвентаризация денежных документов».
2. «Создать».
3. Программа автоматически выгрузит остатки по счёту 50.03.
4. В табличной части введите фактически найденные количества.
5. Программа покажет излишки и недостачи.
6. Оформите акты в зависимости от результатов.

Отчёты по движению

Для контроля используйте отчёты:

• «Анализ счёта 50.03» — общее состояние денежных документов.
• «Карточка счёта 50.03» — все движения за период.
• «Универсальный отчёт» — детализация по видам.

Удобно делать сверки с фактическими остатками в кассе раз в месяц.

Резюме

• В 1С 8.3 Бухгалтерия денежные документы (талоны, билеты, путёвки, БСО) учитываются на счёте 50.03 в специальном разделе «Банк и касса» → «Денежные документы».
• Доступны три типовых документа: поступление, выдача и возврат от подотчётного лица. Каждый формирует проводки по 50.03 с соответствующим аналитическим учётом.
• При выдаче подотчётному лицу денежные документы списываются на счёт 71. Использованные позиции закрываются авансовым отчётом с переводом на нужный счёт затрат (например, 10.03 для ГСМ).
• Инвентаризация денежных документов обязательна по ФСБУ 28/2023 — минимум раз в год. В программе для этого есть отдельный документ «Инвентаризация денежных документов».

Читайте также

• Оформление денежных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Учёт ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция